Zrychlení sběru KYC dokumentů pomocí Formize PDF Form Editoru

Know Your Customer (KYC) předpisy jsou neoddiskutovatelnou součástí moderních finančních služeb. Banky, spořitelní družstva, fintechy a další regulované subjekty musejí ověřit identitu každého klienta, shromáždit podpůrné dokumenty a zachovat spolehlivou auditní stopu. Přesto mnoho organizací stále spoléhá na papírové PDF nebo e‑mailové přílohy – procesy, které jsou pomalé, náchylné k chybám a nákladné na audit.

Přichází Formize PDF Form Editor. Přeměnou statických PDF na plně vyplnitelné, logikou řízené digitální formuláře poskytuje editor compliance týmům nástroje pro rychlejší sběr, ověření a ukládání KYC dat – bez kompromisů v bezpečnosti nebo integritě značky.

V tomto článku se podíváme na:

• Proč tradiční metody sběru KYC selhávají.
• Jak Formize PDF Form Editor řeší tyto problémy.
• Krok‑za‑krokem workflow pro vytvoření KYC formuláře, od výběru šablony po finální integraci.
• Praktické tipy pro validaci, e‑podpis a ukládání dat.
• Metriky, které můžete sledovat k prokázání ROI.

Pojďme na to.

1. KYC výzva v roce 2025

Podle FinTech Compliance Survey z roku 2024 stále 63 % institucí přijímá KYC dokumenty jako naskenovaná PDF připojená k e‑mailu a 48 % označuje „pomalý průběh“ jako hlavní provozní riziko. Potřeba jednotného, digitálního řešení je naléhavější než kdy dříve.

2. Proč je Formize PDF Form Editor správným nástrojem

Formize PDF Form Editor je vytvořen přímo pro regulované prostředí:

• Drag‑and‑drop tvorba polí – proměňte libovolnou PDF šablonu (např. skeny pasu, účty za služby) na vyplnitelná pole bez kódování.
• Podmíněná logika – zobrazte nebo skryjte sekce podle odpovědí uživatele (např. firemní vs. individuální účet).
• Integrovaný e‑podpis – zachyťte právně závazné podpisy přímo v prohlížeči.
• Auditní logy připravené pro compliance – každá úprava pole, časové razítko odeslání a IP adresa jsou zaznamenány.
• Bezpečné cloudové úložiště – data jsou šifrována v klidu i při přenosu, splňují standardy SOC 2 a ISO 27001.

Všechny tyto funkce jsou přístupné přes jediný webový UI, takže compliance týmy mohou navrhovat, testovat a publikovat formuláře bez zapojení IT.

3. Vytvoření KYC formuláře v pěti jednoduchých krocích

Níže je praktické workflow, které ukazuje, jak pomocí Formize PDF Form Editor vytvořit kompletní KYC formulář.

Krok 1 – Vyberte základní PDF šablonu

Začněte s právně ověřeným dokumentem, např. „Kontrolní seznam identifikace klienta“ nebo „Žádost o potvrzení adresy“ ve formátu PDF. Nahrajte jej do editoru:

1. Přihlaste se do Formize.
2. Přejděte na „Vytvořit PDF“.
3. Klikněte na „Nahrát šablonu“ a vyberte svůj PDF soubor.

Krok 2 – Přidejte vyplnitelná pole

Pomocí nástroje drag‑and‑drop umístěte následující typy polí:

Editor automaticky generuje podkladové PDF definice polí, takže finální dokument zůstává pravým PDF, které lze archivovat.

Krok 3 – Použijte podmíněnou logiku

Například pokud uživatel zvolí „Pas“ jako typ ID, můžete požadovat další pole „Datum expirace pasu“.

IF [Typ vládního ID] == "Pas"
   SHOW [Datum expirace pasu] (Datum, Povinné)
ELSE
   HIDE [Datum expirace pasu]

Tato logika zabraňuje zbytečným polím a zlepšuje uživatelský zážitek.

Krok 4 – Nastavte možnosti odeslání

V panelu Odeslání:

• E‑mailová oznámení – pošlete kopii compliance manažerovi i klientovi.
• Webhook URL – (volitelné) přepošlete JSON payload do downstream AML screening systému.
• Úložiště – zvolte šifrovaný bucket Formize nebo svůj vlastní S3 bucket.

Krok 5 – Publikujte a sdílejte

Po otestování:

1. Klikněte Publikovat.
2. Zkopírujte vygenerovaný sdílený odkaz (např. https://formize.com/f/kyc-2025).
3. Vložte odkaz do onboardingových e‑mailů, widgetů na webu nebo do workflow v CRM.

Váš KYC sběrný portál je nyní živý, plně v souladu a připraven zachytávat data v reálném čase.

4. Zvyšování bezpečnosti a souladu

4.1 Šifrování dat a řízení přístupu

• Šifrování v klidu – AES‑256.
• Šifrování během přenosu – TLS 1.3.
• Role‑based oprávnění – omezte, kdo může zobrazit surová odeslání (např. compliance lead vs. obchodní zástupce).

4.2 Základní auditní stopa

Formize automaticky loguje:

• Časové razítko odeslání (UTC).
• IP adresa odesílatele.
• Historii změn pole po poli.

Exportujte log jako CSV pro auditní účely nebo jej integrujte do GRC platformy pomocí webhooku.

4.3 Politiky uchovávání

V administraci Formize nastavte plán uchovávání (např. smazat po 7 letech) tak, aby byl v souladu s GDPR, CCPA nebo místními zákony o ochraně dat.

5. Vizualizace KYC workflow

Níže je Mermaid diagram, který zobrazuje celý proces – od přijetí odkazu klientem až po revizi compliance manažera.

  flowchart TD
    A["Klient obdrží KYC odkaz"] --> B["Klient otevře Formize PDF Form"]
    B --> C["Vyplní osobní a ID informace"]
    C --> D{"Podmíněná logika?"}
    D -- Ano --> E["Zobrazí se doplňující pole"]
    D -- Ne --> F["Přechod k podpisu"]
    E --> F
    F --> G["Odeslat formulář"]
    G --> H["Formize uloží šifrované PDF a data"]
    H --> I["E‑mailové oznámení compliance"]
    I --> J["Compliance manažer provede revizi a schválení"]
    J --> K["Onboarding klienta pokračuje"]

6. Měření úspěchu: KPI ke sledování

Exportem těchto metrik do BI nástroje můžete neustále optimalizovat rozložení formuláře a validační pravidla.

7. Praktický případ: Středně velký FinTech

Pozadí: FinTech platforma pro půjčky onboardovala 1 200 nových klientů měsíčně. Jejich starý proces zahrnoval posílání PDF e‑maily a manuální ověřování skenů, což vedlo k průměrné době onboardingu 12 dní.

Řešení: Adoptovali Formize PDF Form Editor, přestavěli KYC kontrolní seznam, integrovali webhook, který automaticky posílá data do AML screening API, a povolili e‑podpis.

Výsledky po 3 měsících:

FinTech ušetřil ≈ 300 hodin práce měsíčně a eliminoval auditní nedostatky – což přímo přeložilo do úspor a posílené reputace na trhu.

8. Kontrolní seznam osvědčených postupů

• Používejte oficiální šablony – začněte s PDF schválenými právním oddělením.
• Udržujte názvy polí stručné – usnadňuje analytiku a čitelnost auditů.
• Využívejte podmíněnou logiku – ptejte se jen na relevantní informace.
• Zahrňte e‑podpis – zajišťuje právní závaznost.
• Nastavte expiraci sdílených odkazů – předejdete zastaralým odesláním.
• Proveďte pilot s malou skupinou klientů před plošným nasazením.
• Definujte politiku uchovávání – automatizujte mazání v Formize.

9. Často kladené otázky

Q1: Podporuje Formize formuláře ve více jazycích?
A: Ano. Můžete přidat lokalizované popisky polí a použít widget přepínače jazyka pro přepínání mezi verzemi.

Q2: Můžu formulář vložit přímo na svůj web?
A: Primárně se používá hostovaný odkaz, ale můžete formulář vložit do iframe, pokud to vaše CSP umožňuje.

Q3: Jak e‑podpis splňuje eIDAS / ESIGN?
A: Formize používá certifikát‑založené zachycení podpisu, které vyhovuje jak evropské směrnici eIDAS, tak americkému ESIGN, pokud povolíte volbu „Advanced Signature“.

Q4: Co se stane, když klient během vyplňování ztratí připojení?
A: Formize automaticky ukládá postup lokálně a po obnovení připojení umožní pokračovat, čímž zabraňuje ztrátě dat.

10. Závěr

KYC compliance nemusí být úzký hrdlo. Převodem statických PDF na interaktivní, bezpečné a analytiku připravené formuláře umožňuje Formize PDF Form Editor finančním institucím:

• Zrychlit onboarding – snížit dobu o několik dní.
• Snížit manuální práci – eliminovat opakované zadávání dat.
• Zlepšit auditovatelnost – zachovat neporušenou detailní stopu.
• Pozvednout zážitek klienta – poskytnout čistý, značený digitální tok.

Pokud vaše organizace stále bojuje s e‑mailovými přílohami a papírovými skeny, je čas modernizovat. Nasadíte-li Formize KYC formulář ještě dnes, začnete okamžitě měřit dopad na compliance, náklady i spokojenost zákazníků.

Další zdroje

• NIST – Digitální identita (SP 800‑63)
• eIDAS nařízení – Evropská komise