
# Επιτάχυνση Συλλογής Εγγράφων KYC με τον Formize PDF Form Editor

**Know Your Customer (KYC)** regulations are a non‑negotiable part of modern financial services. Banks, credit unions, fintechs, and other regulated entities must verify the identity of every client, collect supporting documents, and retain a reliable audit trail. Yet many organizations still rely on paper‑based PDFs or email attachments—processes that are slow, error‑prone, and costly to audit.

Enter **[Formize PDF Form Editor](https://products.formize.com/create-pdf)**. By turning static PDFs into fully‑fillable, logic‑driven digital forms, the editor gives compliance teams the tools to collect, verify, and store KYC data faster—without sacrificing security or brand integrity.

In this article we’ll explore:

* Why traditional KYC collection methods fall short.  
* How Formize PDF Form Editor solves those pain points.  
* A step‑by‑step workflow for building a KYC form, from template selection to final integration.  
* Real‑world best practices for validation, e‑signature, and data storage.  
* Metrics you can track to prove ROI.  

Let’s dive in.

---

## 1. Η Πρόκληση του KYC το 2025

| Σημείο Πόνου | Επιπτώσεις στην Επιχείρηση |
|--------------|---------------------------|
| **Χειροκίνητη διαχείριση PDF** | Χώρες που χάνεται ανά onboarding· υψηλός ρυθμός σφαλμάτων. |
| **Κατακερματισμένες πηγές δεδομένων** | Δύσκολο συγχρονισμός για ελέγχους. |
| **Ασυνεπές branding** | Χαμηλή εμπιστοσύνη πελατών· κενά στη συμμόρφωση. |
| **Περιορισμένη επικύρωση** | Λείπουν ή είναι λανθασμένα έγγραφα, προκαλούν επαναδουλειές. |
| **Απουσία ανάλυσης σε πραγματικό χρόνο** | Οι υπεύθυνοι συμμόρφωσης δεν βλέπουν τα bottlenecks. |

According to a 2024 *FinTech Compliance Survey*, 63 % of institutions still receive KYC documents as scanned PDFs attached to email, and 48 % cite “slow turnaround” as a top operational risk. The need for a unified, digital solution is more urgent than ever.

---

## 2. Γιατί ο Formize PDF Form Editor είναι το Σωστό Εργαλείο

Formize PDF Form Editor is built specifically for regulated environments:

* **Drag‑and‑drop field creation** – turn any PDF template (e.g., passport scans, utility bills) into fillable fields without coding.  
* **Conditional logic** – show or hide sections based on user responses (e.g., corporate vs. individual account).  
* **Integrated e‑signature** – capture legally binding signatures directly in the browser.  
* **Compliance‑ready audit logs** – every field edit, submission timestamp, and IP address is recorded.  
* **Secure cloud storage** – data is encrypted at rest and in transit, meeting **[SOC 2](https://secureframe.com/hub/soc-2/what-is-soc-2)** and **[ISO 27001](https://www.iso.org/standard/27001)** standards.

All of these features are accessible through a single web UI, meaning compliance teams can design, test, and publish forms without involving IT.

---

## 3. Δημιουργία Φόρμας KYC σε Πέντε Απλά Βήματα

Below is a practical workflow that demonstrates how to create a complete KYC form using Formize PDF Form Editor.

### Βήμα 1 – Επιλέξτε Ένα Βασικό Πρότυπο PDF

Start with a legally vetted document, such as a **“Client Identification Checklist”** or a **“Proof‑of‑Address Request”** PDF. Upload it to the editor:

```
1. Log in to Formize.
2. Navigate to “Create PDF”.
3. Click “Upload Template” and select your PDF.
```

### Βήμα 2 – Προσθέστε Πεδία Συμπλήρωσης

Using the drag‑and‑drop toolbar, place the following field types:

| Πεδίο | Τύπος | Επικύρωση |
|-------|------|-----------|
| Πλήρες Όνομα | Text | Απαιτείται, μόνο αλφαβητικά |
| Ημερομηνία Γέννησης | Date | Απαιτείται, παρελθοντική ημερομηνία |
| Email | Email | Απαιτείται, μορφή email |
| Αριθμός Τηλεφώνου | Text | Προαιρετικό, regex `^\+?\d{10,15}$` |
| Τύπος Κυβερνητικού ID | Dropdown | Επιλογές: Διαβατήριο, Άδεια Οδήγησης, Εθνικό ID |
| Αριθμός ID | Text | Απαιτείται, αλφα‑αριθμικό |
| Μεταφόρτωση Σάρωσης ID | File Upload | PDF/JPG/PNG, μέγιστο 5 MB |
| Μεταφόρτωση Απόδειξης Διεύθυνσης | File Upload | PDF/JPG/PNG, μέγιστο 5 MB |
| Υπογραφή | E‑Signature | Απαιτείται, καμβάς κλικ‑για‑υπογραφή |
| Κουμπί Συγκατάθεσης | Checkbox | “Επιβεβαιώνω ότι οι πληροφορίες είναι ακριβείς.” |

The editor automatically generates the underlying PDF field definitions, so the final document remains a true PDF that can be archived.

### Βήμα 3 – Εφαρμόστε Συνθήκες Λογικής

For example, if the user selects **“Passport”** as the ID type, you may want to request an additional *“Passport Expiry Date”* field.

```
IF [Government ID Type] == "Passport"
   SHOW [Passport Expiry Date] (Date, Required)
ELSE
   HIDE [Passport Expiry Date]
```

This logic prevents unnecessary fields, keeping the user experience smooth.

### Βήμα 4 – Διαμορφώστε Ρυθμίσεις Υποβολής

In the **Submission** panel:

* **Email notifications** – send a copy to the compliance officer and the client.  
* **Webhook URL** – (optional) forward the JSON payload to a downstream AML screening system.  
* **Storage** – choose Formize’s encrypted bucket or an S3 bucket you control.  

### Βήμα 5 – Δημοσιεύστε και Μοιραστείτε

Once the form is tested:

1. Click **Publish**.  
2. Copy the generated **shareable link** (e.g., `https://formize.com/f/kyc-2025`).  
3. Embed the link in onboarding emails, website widgets, or CRM workflows.

Your KYC collection portal is now live, fully compliant, and ready to capture data in real time.

---

## 4. Ενίσχυση Ασφάλειας & Συμμόρφωσης

### 4.1 Κρυπτογράφηση Δεδομένων & Έλεγχος Πρόσβασης

* **At‑rest encryption** – AES‑256.  
* **In‑transit encryption** – TLS 1.3.  
* **Role‑based permissions** – limit who can view raw submissions (e.g., compliance lead vs. sales rep).  

### 4.2 Απαραίτητα στοιχεία Αρχείου Ελέγχου

Formize automatically logs:

* **Submission timestamp** (UTC).  
* **Submitter IP address**.  
* **Field‑by‑field change history**.  

Export the log as CSV for audit purposes, or integrate with your GRC platform via the webhook.

### 4.3 Πολιτικές Διατήρησης

Set a **retention schedule** (e.g., delete after 7 years) directly in the Formize admin console to align with GDPR, CCPA, or local data‑protection laws.

---

## 5. Οπτικοποίηση της Ροής Εργασίας KYC

Below is a Mermaid diagram that illustrates the end‑to‑end process—from client receipt of the link to compliance officer review.

```mermaid
flowchart TD
    A["Ο πελάτης λαμβάνει τον σύνδεσμο KYC"] --> B["Ο πελάτης ανοίγει τη Φόρμα PDF του Formize"]
    B --> C["Συμπλήρωση προσωπικών & στοιχείων ID"]
    C --> D{"Εφαρμογή λογικής συνθήκης;"}
    D -- Ναι --> E["Εμφάνιση επιπρόσθετων πεδίων"]
    D -- Όχι --> F["Προχωρά στην υπογραφή"]
    E --> F
    F --> G["Υποβολή φόρμας"]
    G --> H["Το Formize αποθηκεύει κρυπτογραφημένο PDF & δεδομένα"]
    H --> I["Ειδοποίηση μέσω email στον υπεύθυνο συμμόρφωσης"]
    I --> J["Ο υπεύθυνος συμμόρφωσης ελέγχει & εγκρίνει"]
    J --> K["Η ένταξη του πελάτη συνεχίζεται"]
```

---

## 6. Μέτρηση Επιτυχίας: KPI που Πρέπει να Παρακολουθείτε

| KPI | Πώς Συλλέγεται στο Formize | Στόχος |
|-----|---------------------------|--------|
| **Μέσος χρόνος ολοκλήρωσης** | Χρονοσφραγίδες υποβολής | < 5 λεπτά |
| **Ποσοστό λανθασμένων εγγράφων** | Αρχεία σφαλμάτων επικύρωσης | < 2 % |
| **Ποσοστό επανυποβολής** | Καταμέτρηση διπλών υποβολών | < 1 % |
| **Ποσοστό επιτυχίας ελέγχου συμμόρφωσης** | Εξαγώγιμα αρχεία ελέγχου | 100 % |
| **Δικαίωμα ικανοποίησης πελατών (CSAT)** | Έρευνα μετά τη υποβολή (Web Form) | > 4.5/5 |

By exporting these metrics into a BI tool, you can continuously refine the form layout and validation rules.

---

## 7. Πραγματική Περίπτωση Χρήσης: Μία Μεσαίου Μεγέθους FinTech

**Background:** A fintech lending platform was onboarding 1,200 new clients per month. Their legacy process involved emailing PDFs and manually verifying scans, resulting in an average onboarding time of **12 days**.

**Solution:** They adopted Formize PDF Form Editor to rebuild their KYC checklist, integrated a webhook that automatically sent data to an AML screening API, and enabled e‑signatures.

**Results after 3 months:**

| Μέτρηση | Πριν | Μετά |
|--------|------|------|
| Μέσος χρόνος ένταξης | 12 ημέρες | 2 ημέρες |
| Ώρες χειροκίνητης εισαγωγής δεδομένων | 320 ώρες/μήνα | 20 ώρες/μήνα |
| Ευρήματα ελέγχου συμμόρφωσης | 3 κρίσιμα | 0 |
| CSAT μετά την ένταξη | 3.8/5 | 4.6/5 |

The fintech saved **≈ 300 hours** of labor per month and eliminated audit findings—directly translating into cost savings and a stronger market reputation.

---

## 8. Λίστα Ελέγχου Καλύτερων Πρακτικών

- **Χρησιμοποιήστε επίσημα πρότυπα** – ξεκινήστε με PDFs που έχουν εγκριθεί από νομική ομάδα.  
- **Κρατήστε τα ονόματα πεδίων σύντομα** – βοηθά στην αναλυτική παρακολούθηση και την ευκρίνεια των αρχείων ελέγχου.  
- **Εκμεταλλευτείτε τη λογική συνθήκης** – ζητήστε μόνο τις πληροφορίες που είναι απαραίτητες.  
- **Ενεργοποιήστε την e‑υπογραφή** – εξασφαλίζει νομική ισχύ.  
- **Ορίστε ημερομηνίες λήξης στους κοινόχρηστους συνδέσμους** – αποτρέψτε ανεπιθύμητες παλαιές υποβολές.  
- **Δοκιμάστε σε πιλοτική φάση** με μικρό τμήμα πελατών πριν την πλήρη κυκλοφορία.  
- **Καθορίστε πολιτική διατήρησης** – ρυθμίστε τη διαγραφή αυτόματα στο Formize.  

---

## 9. Συχνές Ερωτήσεις

**Ε1: Υποστηρίζει ο Formize φόρμες πολλαπλών γλωσσών;**  
Α: Ναι. Μπορείτε να προσθέσετε τοπικές ετικέτες πεδίων και να χρησιμοποιήσετε το widget επιλογής γλώσσας για εναλλαγή μεταξύ εκδόσεων.

**Ε2: Μπορώ να ενσωματώσω τη PDF φόρμα στην ιστοσελίδα μου;**  
Α: Η κύρια διανομή γίνεται μέσω συνδέσμου φιλοξενίας, αλλά μπορείτε να ενσωματώσετε τη φόρμα σε iframe εφόσον η πολιτική CSP του ιστότοπού σας το επιτρέπει.

**Ε3: Πώς η e‑υπογραφή συμμορφώνεται με eIDAS/ESIGN;**  
Α: Ο Formize χρησιμοποιεί τεχνολογία capture υπογραφής με πιστοποιητικό που πληροί τα πρότυπα eIDAS της ΕΕ και US ESIGN, εφόσον ενεργοποιήσετε την επιλογή “Advanced Signature”.

**Ε4: Τι συμβαίνει αν η σύνδεση του πελάτη διακοπεί κατά την συμπλήρωση;**  
Α: Ο Formize αποθηκεύει αυτόματα την πρόοδο τοπικά και την επαναφέρει όταν η σύνδεση επανέλθει, αποφεύγοντας την απώλεια δεδομένων.

---

## 10. Το Κύριο Μήνυμα

KYC compliance doesn’t have to be a bottleneck. By converting static PDFs into interactive, secure, and analytics‑ready forms, **Formize PDF Form Editor** empowers financial institutions to:

* **Accelerate onboarding** – cut days off the timeline.  
* **Reduce manual effort** – eliminate repetitive data entry.  
* **Improve auditability** – maintain an immutable, detailed trail.  
* **Enhance the client experience** – provide a clean, brand‑consistent digital flow.

If your organization is still wrestling with email attachments and paper scans, it’s time to modernize. Deploy a Formize KYC form today and start measuring the impact on compliance, cost, and customer satisfaction.

---

## Δείτε επίσης

- [National Institute of Standards and Technology – Digital Identity Guidelines (SP 800‑63)](https://pages.nist.gov/800-63-3/)
- [eIDAS Regulation – European Commission](https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/eidas-regulation)