
# KYC-dokumenttien keräämisen nopeuttaminen Formize PDF -lomakemuokkaimella

**Tuntemus asiakkaan (KYC)**-säännökset ovat välttämätön osa nykyaikaisia rahoituspalveluja. Pankit, luottoyhdistykset, fintech-yritykset ja muut säädetyt toimijat on tarkistettava jokaisen asiakkaan henkilöllisyys, kerättävä tukiasiakirjat ja säilytettävä luotettava auditointijälki. Silti monet organisaatiot luottavat edelleen paperipohjaisiin PDF‑tiedostoihin tai sähköpostiliitteisiin – prosesseihin, jotka ovat hitaita, virhealttiita ja kalliita tarkastaa.

Tässä tulee **[Formize PDF Form Editor](https://products.formize.com/create-pdf)**. Muuttamalla staattiset PDF‑tiedostot täydennettävissä oleviksi, logiikkaa ohjatuiksi digitaalisiksi lomakkeiksi, editori tarjoaa compliance‑tiimeille työkalut KYC‑tietojen keräämiseen, tarkistamiseen ja tallentamiseen nopeammin – ilman, että turvallisuudesta tai brändin eheyden uhraamisesta tarvitsee luopua.

Tässä artikkelissa tarkastelemme:

* Miksi perinteiset KYC‑keräysmenetelmät eivät riitä.  
* Miten Formize PDF Form Editor ratkaisee nämä haasteet.  
* Vaihe‑vaiheinen työnkulku KYC‑lomakkeen rakentamiseen, mallipohjan valinnasta lopulliseen integraatioon.  
* Reaalimaailman parhaat käytännöt validointiin, e‑allekirjoituksiin ja tietojen tallennukseen.  
* Mittarit, joita voit seurata ROI:n osoittamiseksi.  

Sukelletaan syvemmälle.

---

## 1. KYC‑haaste vuoden 2025 tilanteessa

| Kipupiste | Vaikutus liiketoimintaan |
|------------|--------------------|
| **Manuaalinen PDF-käsittely** | Tunteja menetettynä rekisteröinnissä; korkea virheriski. |
| **Hajautetut tietolähteet** | Vaikea yhdistää auditointeja varten. |
| **Epäyhtenäinen brändi** | Alhainen asiakasluottamus; säännösten noudattamisen aukot. |
| **Rajoitettu validointi** | Puuttuvat tai virheelliset asiakirjat aiheuttavat uudelleentyöstöä. |
| **Ei reaaliaikaista analytiikkaa** | Compliance‑virkailijat eivät näe pullonkauloja. |

Vuoden 2024 *FinTech Compliance Survey* -tutkimuksen mukaan 63 % instituutioista vastaanottaa KYC-asiakirjat edelleen skannattuna PDF:nä sähköpostiliitteinä, ja 48 % mainitsee “hitaan läpimenoajan” yhtenä merkittävimmistä operatiivisista riskeistä. Yhtenäisen digitaalisen ratkaisun tarve on aikaisempaa kiireellisempi.

---

## 2. Miksi Formize PDF Form Editor on oikea työkalu

Formize PDF Form Editor on suunniteltu erityisesti säänneltyihin ympäristöihin:

* **Vedä‑ja‑pudota -kenttien luominen** – muunna mikä tahansa PDF‑mallipohja (esim. passikuvat, laskut) täytettävissä oleviksi kentiksi ilman koodausta.  
* **Ehdollinen logiikka** – näytä tai piilota osioita käyttäjän vastauksien perusteella (esim. yritys‑ vs. yksityistili).  
* **Integroitu e‑allekirjoitus** – tallenna laillisesti sitovat allekirjoitukset suoraan selaimessa.  
* **Vaatimustenmukaisten auditointilokien** – jokainen kentän muokkaus, lähetyksen aikaleima ja IP‑osoite tallennetaan.  
* **Turvallinen pilvitallennus** – data on salattu levossa ja siirrossa, täyttäen **[SOC 2](https://secureframe.com/hub/soc-2/what-is-soc-2)**- ja **[ISO 27001](https://www.iso.org/standard/27001)**-standardit.

Kaikki nämä ominaisuudet ovat saatavilla yhden verkkokäyttöliittymän kautta, mikä tarkoittaa, että compliance‑tiimit voivat suunnitella, testata ja julkaista lomakkeita ilman IT‑osaston osallistumista.

---

## 3. KYC‑lomakkeen rakentaminen viidessä helpossa vaiheessa

Alla on käytännöllinen työnkulku, joka havainnollistaa koko KYC‑lomakkeen luomista Formize PDF Form Editorilla.

### Vaihe 1 – Valitse perus‑PDF‑mallipohja

Aloita laillisesti tarkastetulla asiakirjalla, kuten **“Asiakkaan tunnistuksen tarkistuslista”** tai **“Osoitteen todistaminen”** -PDF:llä. Lataa se muokkaimeen:

```
1. Kirjaudu Formizeen.
2. Siirry “Luo PDF”.
3. Klikkaa “Lataa mallipohja” ja valitse PDF‑tiedostosi.
```

### Vaihe 2 – Lisää täytettäviä kenttiä

Käyttäen vedä‑ja‑pudota -työkalupalkkia, aseta seuraavat kenttätyypit:

| Kenttä | Tyyppi | Validointi |
|--------|--------|------------|
| Koko nimi | Teksti | Pakollinen, vain aakkoset |
| Syntymäaika | Päivämäärä | Pakollinen, mennyt päivämäärä |
| Sähköposti | Sähköposti | Pakollinen, sähköpostimuoto |
| Puhelinnumero | Teksti | Vapaaehtoinen, regex `^\+?\d{10,15}$` |
| Virallisen henkilötodistuksen tyyppi | Pudotusvalikko | Vaihtoehdot: Passi, Ajokortti, Kansallinen ID |
| Henkilötodistuksen numero | Teksti | Pakollinen, aakkos-numeerinen |
| Henkilötodistuksen skannaus | Tiedoston lataus | PDF/JPG/PNG, max 5 MB |
| Osoitteen todistuksen lataus | Tiedoston lataus | PDF/JPG/PNG, max 5 MB |
| Allekirjoitus | E‑Allekirjoitus | Pakollinen, napsauta allekirjoitusalueella |
| Suostumusvalintaruutu | Valintaruutu | Vahvistan, että tiedot ovat tarkat. |

### Vaihe 3 – Sovella ehdollista logiikkaa

Esimerkiksi, jos käyttäjä valitsee **“Passi”** henkilötodistuksen tyyppinä, voit pyytää lisäkenttää *“Passin voimassaolopäivä”*.

```
IF [Virallisen henkilötodistuksen tyyppi] == "Passi"
   SHOW [Passin voimassaolopäivä] (Date, Required)
ELSE
   HIDE [Passin voimassaolopäivä]
```

### 4.1 Määritä lähetysasetukset

**Lähetys**-paneelissa:

* **Sähköpostimuistutukset** – lähetä kopio compliance‑viranomaiselle ja asiakkaalle.  
* **Webhook‑URL** – (valinnainen) välitä JSON‑payload alavirtaavan AML‑tarkastusjärjestelmän.  
* **Tallennus** – valitse Formizen salattu säiliö tai hallitsemasi S3‑säiliö.

### 4.2 Julkaise ja jaa

Kun lomake on testattu:

1. Klikkaa **Julkaise**.  
2. Kopioi luotu **jaettavissa oleva linkki** (esim. `https://formize.com/f/kyc-2025`).  
3. Upota linkki rekisteröintisähköposteihin, verkkosivun widgetteihin tai CRM‑työnkulkuihin.

---

## 4. Turvallisuuden ja vaatimustenmukaisuuden parantaminen

### 4.1 Tietojen salaus ja käyttöoikeuksien hallinta

* **Levyssä oleva salaus** – AES‑256.  
* **Siirrossa oleva salaus** – TLS 1.3.  
* **Roolipohjaiset oikeudet** – rajoita, kuka voi tarkastella raaka‑lähetyksiä (esim. compliance‑päällikkö vs. myyntiedustaja).

### 4.2 Auditointijäljen keskeiset osat

Formize tallentaa automaattisesti:

* **Lähetyksen aikaleima** (UTC).  
* **Lähettäjän IP‑osoite**.  
* **Kenttäkohtainen muutoshistoria**.

Vie loki CSV‑tiedostona auditointia varten tai integroi GRC‑alustaasi webhookin kautta.

### 4.3 Säilytyspolitiikat

Aseta **säilytysaikataulu** (esim. poista 7 vuoden jälkeen) suoraan Formizen hallintakonsolissa, jotta se on GDPR‑, CCPA‑ tai paikallisten tietosuojalakien mukainen.

---

## 5. KYC‑työnkulun visualisointi

Alla on Mermaid‑kaavio, joka havainnollistaa kokonaisprosessia – asiakassivun linkin vastaanottamisesta compliance‑viranomaisen tarkastukseen.

```mermaid
flowchart TD
    A["Asiakas vastaanottaa KYC‑linkin"] --> B["Asiakas avaa Formize PDF -lomakkeen"]
    B --> C["Täyttää henkilö- ja henkilötodistus-tiedot"]
    C --> D{"Ehdollinen logiikka?"}
    D -- Yes --> E["Näytä lisäkentät"]
    D -- No --> F["Siirry allekirjoitukseen"]
    E --> F
    F --> G["Lähetä lomake"]
    G --> H["Formize tallentaa salatun PDF:n ja tiedot"]
    H --> I["Sähköpostimuistutus compliance‑tiimille"]
    I --> J["Compliance‑virkailija tarkastelee ja hyväksyy"]
    J --> K["Asiakkaan rekisteröinti jatkuu"]
```

---

## 6. Menestyksen mittaaminen: seurattavat KPI:t

| KPI | Kuinka tallentaa Formizessa | Tavoite |
|-----|-----------------------------|----------|
| **Keskimääräinen läpimenoaika** | Lähetyksen aikaleimat | < 5 minuuttia |
| **Virheellisten asiakirjojen prosenttiosuus** | Validointivirheiden lokit | < 2 % |
| **Uudelleenkäsittelyprosentti** | Kahdenkertaiset lähetykset | < 1 % |
| **Vaatimustenmukaisuuden auditointiprosessin läpäisyaste** | Viedyt auditointilokit | 100 % |
| **Asiakastyytyväisyys (CSAT)** | Lähetyksen jälkeinen kysely (Verkkolomake) | > 4,5/5 |

---

## 7. Reaaliaikainen esimerkki: keskikokoinen FinTech

**Tausta:** Keskikokoinen fintech‑lainapalvelu rekisteröi 1 200 uutta asiakasta kuukaudessa. Heidän perinteinen prosessinsa sisälsi PDF‑tiedostojen sähköpostin liitteenä, mikä johti keskimääräiseen rekisteröintiaikaan **12 päivää**.

**Ratkaisu:** He ottivat käyttöön Formize PDF Form Editorin rakentaakseen KYC‑tarkistuslistan uudelleen, integroivat webhookin, joka automaattisesti lähetti tiedot AML‑tarkastusrajapintaan, ja ottivat käyttöön e‑allekirjoituksen.

**Tulokset 3 kuukauden jälkeen:**

| Mitta | Ennen | Jälkeen |
|------|-------|---------|
| Keskimääräinen rekisteröintiaika | 12 päivää | 2 päivää |
| Manuaalinen tietojen syöttö (tunnit/kk) | 320 tuntia/kk | 20 tuntia/kk |
| Vaatimustenmukaisuuden auditointihavainnot | 3 kriittistä | 0 |
| Asiakkaan CSAT (rekisteröinnin jälkeen) | 3,8/5 | 4,6/5 |

**Yhteenveto:** Yritys säästi ≈ 300 työtuntia kuukaudessa ja poisti auditointihavainnot – suora kustannussäästö ja parempi markkinareputaatio.

---

## 8. Parhaat käytännöt – tarkistuslista

- **Käytä virallisia mallipohjia** – aloita laillisesti hyväksytyillä PDF:illä.  
- **Pidä kenttien nimet ytimekkäinä** – auttaa analytiikkaa ja auditointilukemisen selkeyttä.  
- **Hyödynnä ehdollista logiikkaa** – kysy vain asiaankuuluvat tiedot.  
- **Ota käyttöön e‑allekirjoitus** – takaa laillinen sitovuus.  
- **Aseta vanhenemispäivä** jaetuille linkeille vanhentuneiden lähetysten estämiseksi.  
- **Käytä pilottivaihetta** pienellä asiakassegmentillä ennen täysimittaista käyttöönottoa.  
- **Määritä asiakirjojen säilytyspolitiikka** – konfiguroi automatisoitu poisto Formizessa.

---

## 9. Usein kysytyt kysymykset

**K1: Tukeeko Formize monikielisiä lomakkeita?**  
**V:** Kyllä. Voit lisätä paikallisia kenttäotsikoita ja käyttää kielivalitsinta versioiden välillä vaihtamiseen.

**K2: Voinko upottaa PDF‑lomakkeen verkkosivustooni?**  
**V:** Vaikka ensisijainen jakelutapa on isännöity linkki, voit upottaa lomakkeen iframeen, jos CSP‑asetuksesi sallivat sen.

**K3: Miten e‑allekirjoitus täyttää eIDAS‑/ESIGN‑vaatimukset?**  
**V:** Formize käyttää sertifikaattiin perustuvaa allekirjoituksen tallennusta, joka täyttää sekä EU:n eIDAS- että Yhdysvaltojen ESIGN‑standardit, kun “Advanced Signature” -asetus on käytössä.

**K4: Mitä tapahtuu, jos asiakkaan internetyhteys katkeaa lomakkeen täyttämisen aikana?**  
**V:** Formize tallentaa edistymisen automaattisesti paikallisesti ja jatkuu, kun yhteys on palautettu, estäen tietojen menetyksen.

---

## 10. Yhteenveto

KYC‑vaatimusten täyttäminen ei tarvitse olla pullonkorkki. Muuntamalla staattiset PDF:t interaktiivisiksi, turvallisiksi ja analytiikka‑valmiiksi lomakkeiksi, **Formize PDF Form Editor** antaa rahoituslaitoksille mahdollisuuden:

- **Nopeuttaa rekisteröintiä** – poistaa päiviä aikataulusta.  
- **Vähennä manuaalista työtä** – poista toistuva tietojen syöttö.  
- **Paranna auditointia** – säilytä muuttumaton, yksityiskohtainen jälki.  
- **Paranna asiakaskokemusta** – tarjoa selkeä, brändiin yhtenäinen digitaalinen prosessi.

Jos organisaatiosi kamppailee edelleen sähköpostiliitteiden ja paperiskannauksiin, on aika nykyaikaistaa. Ota käyttöön Formize‑KYC‑lomake jo tänään ja ala mitata vaikutusta vaatimustenmukaisuuteen, kustannuksiin ja asiakastyytyväisyyteen.

## Katso myös

- [National Institute of Standards and Technology – Digitaalisen identiteetin ohjeet (SP 800‑63)](https://pages.nist.gov/800-63-3/)  
- [eIDAS‑asetus – Euroopan komissio](https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/eidas-regulation)