Accélérer le suivi de la vaccination des employés avec Formize

Dans l’ère post‑pandémique, la preuve de vaccination est devenue une exigence standard pour de nombreuses entreprises, écoles et administrations. Les services RH se retrouvent soudainement chargés de collecter, valider et stocker de façon sécurisée des milliers de documents de vaccination—souvent sous des délais réglementaires serrés. Les solutions traditionnelles basées sur des feuilles de calcul atteignent rapidement leurs limites : elles manquent de contrôle de version, de traçabilité des audits et d’analytique en temps réel, et exposent l’organisation à des risques de confidentialité.

Formize propose une plateforme unifiée qui combine Web Forms, Online PDF Forms, PDF Form Filler et PDF Form Editor en un seul moteur de workflow. En tirant parti de ces outils, les organisations peuvent passer de processus manuels, lourds en papier, à un système de suivi de vaccination entièrement automatisé, conforme et traçable.

Nous détaillons ci‑dessous un plan d’implémentation étape par étape, présentons les composants techniques qui le rendent possible, et discutons des bénéfices métier mesurables.

Table des matières

1. Pourquoi une solution dédiée au suivi de la vaccination ?
2. Fonctionnalités clés de Formize pour ce cas d’usage
3. Concevoir le flux de travail de bout en bout
4. Créer le formulaire en libre‑service pour les employés
5. Intégrer les certificats de vaccination PDF
6. Vérification automatisée et enrichissement des données
7. Reporting, analyses et tableaux de bord
8. Sécurité, confidentialité et conformité
9. ROI et indicateurs clés de performance
10. Étendre à plusieurs juridictions
11. Conclusion
12. Voir aussi

Pourquoi une solution dédiée au suivi de la vaccination ?

Des régulateurs tels qu’OSEC, le HIPAA et le RGPD (pour les effectifs mondiaux) imposent une manipulation stricte des données de santé. Une solution numérique conçue à cet effet élimine les approximations et démontre la diligence raisonnable lors des audits.

Fonctionnalités clés de Formize pour ce cas d’usage

1. Constructeur de Web Forms – Interface glisser‑déposer pour créer des pages auto‑service réactives. Prise en charge de la logique conditionnelle, du téléchargement de fichiers et des signatures digitales.
2. Bibliothèque de formulaires PDF en ligne – Modèles PDF remplissables pré‑construits pour les cartes de vaccination CDC, les dossiers d’immunisation émis par les États, et les formulaires d’attestation spécifiques à l’employeur.
3. PDF Form Filler – Outil basé sur le navigateur qui permet aux employés de télécharger une carte de vaccination scannée et de mapper automatiquement les champs au modèle PDF standard.
4. PDF Form Editor – Permet aux administrateurs RH de personnaliser les modèles PDF (ajout de la charte graphique de l’entreprise, champs supplémentaires pour les dates de rappel, etc.) sans logiciel tiers.
5. Automatisation des workflows – Déclenchement d’e‑mails, de notifications Slack ou d’appels API selon les soumissions et les résultats de vérification.
6. Analytique intégrée – Graphiques en temps réel, filtres et export CSV pour les rapports de conformité.

Concevoir le flux de travail de bout en bout

Voici un diagramme de haut niveau visualisant le processus depuis la connexion de l’employé jusqu’au rapport final de conformité.

  flowchart TD
    A["L'employé accède au Portail Vaccination"] --> B["Remplit le formulaire Web (nom, date de naissance, type de vaccin)"]
    B --> C["Téléverse le PDF ou l'image du vaccin"]
    C --> D["PDF Form Filler extrait les données"]
    D --> E{"Service de vérification ?"}
    E -->|Valide| F["Données stockées dans la base Formize chiffrée"]
    E -->|Invalidé| G["E‑mail de rejet automatique avec étapes de remédiation"]
    F --> H["RH reçoit une alerte en temps réel (Slack/E‑mail)"]
    H --> I["Le tableau de bord de conformité se met à jour"]
    I --> J["Export périodique vers le régulateur (CSV/JSON)"]

Points clés :

• Logique conditionnelle : Si l’employé sélectionne un vaccin nécessitant un rappel, un champ de date supplémentaire apparaît automatiquement.
• Service de vérification : Peut être une API personnalisée qui contrôle les données extraites contre les codes vaccins du CDC.
• Couche de notification : L’intégration avec Slack, Teams ou l’e‑mail garantit que les RH ne manquent aucune soumission incomplète.

Créer le formulaire en libre‑service pour les employés

1. Créer un nouveau Web Form
   Aller dans Formize → Web Forms → Nouveau Formulaire.
   Choisir un modèle Responsive, puis ajouter les champs suivants :

   • Texte : Nom complet (obligatoire)
   • Date : Date de naissance (obligatoire)
   • Liste déroulante : Fabricant du vaccin (Pfizer, Moderna, J&J, etc.)
   • Boutons radio : Série principale terminée ? (Oui/Non)
   • Section conditionnelle (affichée quand « Non » est sélectionné) : Date du rappel (sélecteur de date)
   • Téléversement de fichier : Charger le document de vaccination (PDF, JPG, PNG – max 5 Mo)

2. Ajouter la signature digitale
   Activer le Champ Signature pour capturer l’attestation de l’employé que le document téléchargé est authentique.

3. Configurer la logique conditionnelle
   Dans le Constructeur de logique, définir :
   Si “Date du rappel” est vide ET “Série principale” = Non → Afficher l’avertissement “Rappel requis”.

4. Branding & localisation
   Insérer le logo de l’entreprise, personnaliser les polices, et ajouter un sélecteur de langue pour les effectifs multinationales.

5. Publication
   Générer une URL courte (ex. formize.com/vax‑track) et l’intégrer dans le portail RH interne.

Intégrer les certificats de vaccination PDF

La majorité des employés reçoivent une carte de vaccination CDC au format PDF ou en image numérisée. Le PDF Form Filler de Formize peut automatiquement mapper les champs critiques :

Création d’un modèle PDF personnalisé

1. Téléverser une carte CDC vierge dans le PDF Form Editor de Formize.
2. Utiliser l’outil Ajouter un champ pour placer les champs de formulaire sur les zones désignées de la carte.
3. Définir les propriétés du champ : lecture‑seule, obligatoire, format (date, texte).
4. Enregistrer le modèle sous le nom « CDC_Vaccination_Card_v2 » pour réutilisation au sein de l’entreprise.

Lorsque l’employé téléverse une image scannée, le moteur OCR de Formize (basé sur Tesseract) extrait le texte et remplit automatiquement le modèle. En cas d’échec de l’OCR, le système propose un mappage manuel des champs.

Vérification automatisée et enrichissement des données

Formize peut appeler des API externes pour valider les données extraites :

POST https://api.cdc.gov/vaccine/validate
{
  "name": "{{full_name}}",
  "dob": "{{dob}}",
  "vaccine": "{{vaccine_manufacturer}}",
  "date": "{{primary_series_date}}"
}

Résultats de vérification :

• Valide – Enregistrement stocké, l’employé reçoit un e‑mail de confirmation avec un badge numérique.
• Partiel – Informations de rappel manquantes ; le système sollicite une demande de suivi.
• Invalidé – Signalé pour revue RH ; un dossier sécurisé est créé dans Formize pour l’audit.

L’intégration se réalise via la fonctionnalité Webhook de Formize, qui renvoie les réponses d’API aux champs du formulaire.

Reporting, analyses et tableaux de bord

Le moteur d’analytique intégré de Formize permet de créer un tableau de bord de conformité en quelques clics :

Les tableaux de bord peuvent être intégrés aux sites SharePoint internes via une iframe, ou exportés vers Power BI pour des analyses approfondies.

Rapports programmés : configurer un e‑mail quotidien qui joint un CSV de tous les cas Invalides à l’équipe conformité RH.

Sécurité, confidentialité et conformité

Formize répond également aux exigences FedRAMP et aux Bonnes pratiques de cybersécurité du CISA, offrant aux entreprises la confiance que la plateforme s’aligne sur leurs propres certifications de sécurité.

ROI et indicateurs clés de performance

Une étude de cas récente d’une société technologique de 4 500 employés a montré :

Les calculs typiques de ROI indiquent une réduction de 250 % des coûts de conformité et une accélération de 70 % du temps d’obtention d’insights pour la direction.

Étendre à plusieurs juridictions

Les grandes entreprises mondiales doivent souvent se conformer à des exigences vaccinales différentes (ex. certificats numériques COVID de l’UE, QR codes de preuve de vaccination du Canada). L’architecture modulaire de Formize prend en charge :

• Modèles PDF localisés – Créer des modèles distincts par pays et les attribuer via la logique conditionnelle selon le lieu de l’employé.
• Formulaires multilingues – Utiliser le gestionnaire de traduction de Formize pour proposer le même formulaire en français, anglais, espagnol, mandarin, etc.
• Résidence des données régionale – Stocker les données des employés européens dans un centre de données européen, tandis que les données américaines restent aux États‑Unis.

En réutilisant le workflow principal et en ne changeant que le modèle/endpoint de validation, le temps de déploiement passe de plusieurs semaines à quelques jours.

Conclusion

Le suivi de la vaccination n’est plus une tâche temporaire — c’est un composant permanent de la gestion de la santé en entreprise. Formize permet aux équipes RH de :

• Collecter des données de vaccination précises via des formulaires web intuitifs et l’intégration PDF.
• Vérifier automatiquement les informations grâce à des API de santé reconnues.
• Stocker en toute sécurité les dossiers avec un chiffrement de niveau entreprise et une traçabilité complète.
• Rapporter en temps réel pour respecter les échéances réglementaires et les politiques internes.

Le résultat est une organisation plus rapide, plus sûre et davantage conforme, qui peut se concentrer sur sa mission principale plutôt que sur la paperasserie. La mise en œuvre du workflow décrit dans cet article génère généralement un ROI mesurable au cours des six premiers mois et crée une base évolutive pour les futures initiatives de collecte de données liées à la santé.

Voir aussi

• Directives pour la documentation de vaccination en entreprise
• Documentation Formize Web Forms – Logique conditionnelle
• Aperçu de la conformité SOC 2 pour les plateformes SaaS
• Meilleures pratiques pour les demandes d’accès aux données conformément au RGPD