אצה את איסוף מסמכי KYC עם עורך טפסי PDF של Formize

הכר את הלקוח (KYC) הוא חלק בלתי ניתן למשא ומתן בשירותים פיננסיים מודרניים. בנקים, איגודי אשראי, חברות פינטק ויחידות מוסדיות מוסדרות אחרות חייבות לאמת את זהות כל לקוח, לאסוף מסמכי תומכים ולשמר עקבות ביקורת אמינות. עדיין ארגונים רבים משתמשים ב‑PDF‑ים מודפסים או בקבצי מצורפים למייל — תהליכים איטיים, רגישים לטעויות ויקרים לביקורת.

היכנסו ל‑Formize PDF Form Editor. על‑ידי הפיכת PDF‑ים סטטיים לטפסים דיגיטליים מלאי‑נתונים ולוגיקה, העורך מעניק לצוותי הציות כלים לאיסוף, אימות ואחסון נתוני KYC במהירות — ללא פגיעה באבטחה או באמינות המותג.

במאמר זה נסקור:

• מדוע שיטות איסוף KYC המסורתיות אינן עומדות במבחן.
• כיצד Formize PDF Form Editor פותרת את נקודות הכאבים הללו.
• זרימת עבודה שלב‑אחר‑שלב לבניית טופס KYC, מבחירת תבנית ועד אינטגרציה סופית.
• שיטות מומלצות לאימות, חתימה אלקטרונית ואחסון נתונים.
• מדדים שניתן לעקוב אחריהם כדי להוכיח ROI.

בואו נצלול פנימה.

1. אתגר ה‑KYC בשנת 2025

על פי סקר הציות הפינטק 2024, 63 % מהמוסדות עדיין מקבלים מסמכי KYC כ‑PDF‑ים סרוקים המצורפים למייל, ו‑48 % מציינים “זמן תגובה איטי” כסיכון תפעולי מוביל. הצורך בפתרון דיגיטלי מאוחד הוא דחוף מתמיד.

2. למה Formize PDF Form Editor היא הכלי המתאים

Formize PDF Form Editor נבנה במיוחד עבור סביבות מוסדרות:

• יצירת שדות גרור‑והשלך – הפיכת כל תבנית PDF (למשל סריקת דרכון, חשבון חשמל) לשדות ממלאים ללא כתיבת קוד.
• לוגיקה מותנית – הצגה או הסתרת חלקים בהתבסס על תגובות המשתמש (לדוגמה, חשבון תאגידי מול אישי).
• חתימה אלקטרונית משולבת – לכידת חתימות מחייבות מבחינת החוק ישירות בדפדפן.
• יומני ביקורת מוכנים לציות – כל עריכת שדה, חותמת זמן של שליחה וכתובת IP מתועדים.
• אחסון ענן מאובטח – הנתונים מוצפנים במנוחה ובמעבר, ומשיגים תקני SOC 2 ו‑ISO 27001.

כל הפיצ’רים נגישים מממשק משתמש יחיד בענן, כך שצוותי הציות יכולים לתכנן, לבדוק ולפרסם טפסים ללא תלות בצוות ה‑IT.

3. בניית טופס KYC בחמישה שלבים פשוטים

להלן זרימת עבודה פרקטית המדגימה כיצד ליצור טופס KYC שלם באמצעות Formize PDF Form Editor.

שלב 1 – בחירת תבנית PDF בסיסית

התחילו עם מסמך משפטי מאושר, כמו “רשימת בדיקת זיהוי לקוח” או “בקשת הוכחת כתובת” ב‑PDF. העלו אותו לעורך:

1. התחברו ל‑Formize.
2. נווטו ל‑“Create PDF”.
3. לחצו על “Upload Template” ובחרו את קובץ ה‑PDF שלכם.

שלב 2 – הוספת שדות ממלאים

באמצעות סרגל הכלים גרור‑והשלך, מקמו את סוגי השדות הבאים:

העורך יוצר אוטומטית את הגדרות השדות ב‑PDF, כך שהמסמך הסופי נשאר PDF אמיתי שניתן לשמור בארכיון.

שלב 3 – יישום לוגיקה מותנית

לדוגמה, אם המשתמש בוחר “דרכון” כסוג תעודה, יש לבקש שדה נוסף “תאריך פקיעה של הדרכון”.

IF [סוג תעודת זיהוי] == "דרכון"
   SHOW [תאריך פקיעה של הדרכון] (תאריך, חובה)
ELSE
   HIDE [תאריך פקיעה של הדרכון]

הלוגיקה מונעת הצגת שדות מיותרים ומשפרת את חוויית המשתמש.

שלב 4 – הגדרת אפשרויות שליחה

בפאנל Submission:

• התראות דוא"ל – שלחו עותק למפקח הציות וללקוח.
• Webhook URL – (אופציונלי) העבירו את הפ payload בפורמט JSON למערכת סינון AML חיצונית.
• אחסון – בחרו בין הדלי המוצפן של Formize או דלי S3 שבבעלותכם.

שלב 5 – פרסום ושיתוף

לאחר שהטופס נבדק:

1. לחצו Publish.
2. העתיקו את הקישור המשותף שנוצר (לדוגמה https://formize.com/f/kyc-2025).
3. שלבו את הקישור במיילי קליטה, וידג׳טים באתר, או בתהליכי ה‑CRM.

כך נפתח פורטל איסוף KYC אמיתי, תואם וערוך ללכידת נתונים בזמן אמת.

4. חיזוק האבטחה והציות

4.1 הצפנת נתונים ובקרות גישה

• הצפנה במנוחה – AES‑256.
• הצפנה במעבר – TLS 1.3.
• הרשאות מבוססות תפקידים – גבילו מי יכול לצפות בנתוני ההגשה (לדוגמה, מנהל ציות vs. נציג מכירות).

4.2 יומן ביקורת חיוני

Formize מתעד אוטומטית:

• חותמת זמן של ההגשה (UTC).
• כתובת IP של המגיש.
• היסטוריית שינוי של כל שדה.

ייצאו את היומן כ‑CSV למטרות ביקורת, או שלבו אותו בפלטפורמת ה‑GRC שלכם דרך ה‑Webhook.

4.3 מדיניות שמירת נתונים

קבעו תוכנית שמירה (לדוגמה, מחיקת קבצים אחרי 7 שנים) ישירות מהקונסול של Formize כדי להתאים ל‑GDPR, CCPA או חקיקות מקומיות של הגנה על מידע.

5. המחשה חזותית של זרימת ה‑KYC

להלן תרשים Mermaid המתאר את התהליך כולו — מהקבלה של הקישור על‑ידי הלקוח ועד סקירת המפקח הציות.

  flowchart TD
    A["הלקוח מקבל קישור ל‑KYC"] --> B["הלקוח פותח טופס PDF של Formize"]
    B --> C["ממלא פרטים אישיים ופרטי תעודה"]
    C --> D{"לוגיקה מותנית?"}
    D -- כן --> E["מציג שדות נוספים"]
    D -- לא --> F["מתקדם לחתימה"]
    E --> F
    F --> G["שולח טופס"]
    G --> H["Formize שומר PDF מוצפן ונתונים"]
    H --> I["התראה במייל למפקח הציות"]
    I --> J["מפקח הציות סוקר ומאשר"]
    J --> K["הקליטה של הלקוח ממשיכה"]

6. מדדי הצלחה: KPI להקפדה

באמצעות ייצוא מדדים אלו לכלי BI ניתן לחדד באופן מתמשך את מבנה הטופס וכללי האימות.

7. מקרה שימוש אמיתי: פינטק בינוני

רקע: פלטפורמת הלוואות פינטק הייתה מנוהלת 1,200 לקוחות חדשים בחודש. התהליך הישן כלל שליחת PDF במייל ובדיקה ידנית, מה שהביא לזמן קליטה ממוצע של 12 יום.

פתרון: אימצו את Formize PDF Form Editor לבניית רשימת בדיקת KYC, חיברו Webhook ששגר נתונים ל‑API סינון AML, והוסיפו חתימות אלקטרוניות.

תוצאות אחרי 3 חודשים:

הפינטק חיסך ≈ 300 שעות עבודה בחודש והסיר ממצאי ביקורת — תוצאה ישירה של חסכון בעלויות וחיזוק המוניטין בשוק.

8. רשימת בדיקה של שיטות מומלצות

• התחילו מתבניות רשמיות – השתמשו ב‑PDF שאושר על‑ידי היועץ המשפטי.
• קצצת שמות שדות – משפרת ניתוח וקריאות ביומני ביקורת.
• השתמשו בלוגיקה מותנית – שאלו רק על מידע רלוונטי.
• הפעילו חתימה אלקטרונית – מבטיחה קיום חוקי.
• הגדרו תאריך תפוגה לקישורים – מונע הגשות ישנות.
• הפעלו פיילוט עם קבוצה קטנה לפני פריסה מלאה.
• תיעוד מדיניות שמירה – קבעו מחיקת קבצים אוטומטית ב‑Formize.

9. שאלות נפוצות

ש.1: האם Formize תומכת בטפסים מרובי‑שפה?
תש.: כן. ניתן להוסיף תוויות שדות מקומיות ולשייך וידג׳ט בוחר שפה למעבר בין גרסאות.

ש.2: האם ניתן לשבץ את טופס ה‑PDF באתר שלי?
תש.: העיקר הוא קישור ממארח, אך ניתן לשבץ באמצעות iframe אם מדיניות ה‑CSP שלכם מתירה זאת.

ש.3: איך החתימה האלקטרונית עומדת בתקן eIDAS / ESIGN?
תש.: Formize משתמשת בלכידת חתימה מבוססת תעודה העונה על דרישות eIDAS של האיחוד האירופי ו‑ESIGN בארה״ב, בתנאי שהפעלתם את אופציית “חתימה מתקדמת”.

ש.4: מה קורה אם חיבור האינטרנט של הלקוח נקטע באמצע?
תש.: Formize שומרת את ההתקדמות מקומית באופן אוטומטי וממשיכה כאשר החיבור מתאושש, כך שאין אובדן מידע.

10. המסקנה

הציית ל‑KYC לא חייבת להיות צוואר בקבוק. על‑ידי הפיכת PDF‑ים סטטיים לטפסים אינטראקטיביים, מאובטחים, וניתנים לניתוח, Formize PDF Form Editor מאפשר למוסדות פיננסיים:

• להאיץ את הקליטה – להפחית ימים משורת הזמן.
• להפחית מאמץ ידני – לחסל הזנת נתונים חוזרת.
• לשפר את העקביות – לשמור על יומן בלתי ניתן לשינוי.
• לשדרג את חוויית הלקוח – להציע זרימה דיגיטלית אחידה למותג.

אם עדיין אתם מתמודדים עם קבצי מצורף במייל וסקירות נייר, הגיע הזמן למודרניזציה. פרסמו היום טופס KYC עם Formize והתחילו למדוד את ההשפעה על ציות, עלויות, ושביעות רצון הלקוחות.

ראה גם

• קווי המתודה של NIST לזיהוי דיגיטלי (SP 800‑63)
• רגולציית eIDAS – האיחוד האירופי