
# Ubrzavanje prikupljanja KYC dokumenata s Formize PDF Form Editorom

**Poznaj svog klijenta (KYC)** regulative su nepregledan dio modernih financijskih usluga. Banke, kreditne zadruge, fintech tvrtke i druge regulirane subjekte moraju potvrditi identitet svakog klijenta, prikupiti prateće dokumente i zadržati pouzdan audit trail. No mnoge organizacije još uvijek se oslanjaju na papirne PDF‑ove ili privitke e‑mailova – procesi koji su spori, skloniji pogreškama i skupi za reviziju.

Upoznajte **[Formize PDF Form Editor](https://products.formize.com/create-pdf)**. Pretvaranjem statičnih PDF‑ova u u potpunosti popunjive, logikom pokretane digitalne obrasce, editor pruža timovima za usklađenost alate za brže prikupljanje, provjeru i pohranu KYC podataka – bez žrtvovanja sigurnosti ili integriteta branda.

U ovom članku istražit ćemo:

* Zašto tradicionalne metode prikupljanja KYC podataka ne uspijevaju.  
* Kako Formize PDF Form Editor rješava te probleme.  
* Korak po korak radni tok za izgradnju KYC obrasca, od odabira predloška do konačne integracije.  
* Praktične najbolje prakse za validaciju, e‑potpis i pohranu podataka.  
* Metrike koje možete pratiti kako biste dokazali ROI.  

Zaronimo.

---

## 1. KYC izazov u 2025.

| Problem | Utjecaj na poslovanje |
|------------|--------------------|
| **Ručno rukovanje PDF‑ovima** | Sati izgubljeni po onboarding‑u; visoka stopa pogrešaka. |
| **Fragmentirani izvori podataka** | Teško konsolidirati za revizije. |
| **Nedosljedna marka** | Nizak povjerenje klijenata; propusti u regulatornoj usklađenosti. |
| **Ograničena validacija** | Nedostajući ili neispravni dokumenti uzrokuju ponovno rad. |
| **Nema analitike u stvarnom vremenu** | Učinitelji usklađenosti nemaju uvid u uska grla. |

Prema *FinTech Compliance Survey* iz 2024., 63 % institucija i dalje prima KYC dokumente kao skenirane PDF‑ove priložene uz e‑mail, a 48 % navodi „sporo vrijeme obrade“ kao glavni operativni rizik. Potreba za jedinstvenim, digitalnim rješenjem je hitnija nego ikada.

---

## 2. Zašto je Formize PDF Form Editor pravi alat

* **Stvaranje polja povlačenjem** – pretvorite bilo koji PDF predložak (npr. skenove putovnice, račune za komunalije) u popunjiva polja bez kodiranja.  
* **Uvjetna logika** – prikaz ili skrivanje sekcija na temelju odgovora korisnika (npr. korporativni vs. individualni račun).  
* **Integrirani e‑potpis** – zabilježite pravno obvezujuće potpise izravno u pregledniku.  
* **Spremanje revizijskih zapisa spremnih za usklađenost** – svaka izmjena polja, vremenska oznaka podnošenja i IP adresa su zabilježeni.  
* **Sigurna pohrana u oblaku** – podaci su šifrirani u mirovanju i tijekom prijenosa, zadovoljavaju standarde **[SOC 2](https://secureframe.com/hub/soc-2/what-is-soc-2)** i **[ISO 27001](https://www.iso.org/standard/27001)**.

Sve ove značajke dostupne su kroz jedinstveno web sučelje, što znači da timovi za usklađenost mogu dizajnirati, testirati i objavljivati obrasce bez uključivanja IT‑a.

---

## 3. Izgradnja KYC obrasca u pet jednostavnih koraka

Dolje je praktični radni tok koji pokazuje kako stvoriti kompletan KYC obrazac koristeći Formize PDF Form Editor.

### Korak 1 – Odaberite osnovni PDF predložak

Započnite s pravno odobrenim dokumentom, poput **„Popisa identifikacije klijenta“** ili **„Zahtjeva za dokaz adrese“** PDF‑a. Prenesite ga u editor:

```
1. Prijavite se u Formize.
2. Idite na „Create PDF”.
3. Kliknite „Upload Template” i odaberite vaš PDF.
```

### Korak 2 – Dodajte popunjiva polja

Koristeći alatnu traku za povlačenje, postavite sljedeće vrste polja:

| Polje | Vrsta | Validacija |
|-------|-------|------------|
| Puno ime | Text | Obavezno, samo slova |
| Datum rođenja | Date | Obavezno, prošli datum |
| E‑mail | Email | Obavezno, format e‑maila |
| Telefonski broj | Text | Opcionalno, regex `^\+?\d{10,15}$` |
| Vrsta vladinog ID‑a | Dropdown | Opcije: Putovnica, Vozačka dozvola, Nacionalna ID |
| Broj ID | Text | Obavezno, alfanumerički |
| Prijenos skena ID‑a | File Upload | PDF/JPG/PNG, max 5 MB |
| Prijenos dokaza adrese | File Upload | PDF/JPG/PNG, max 5 MB |
| Potpis | E‑Signature | Obavezno, klik‑za‑potpis kanvas |
| Potvrdni okvir | Checkbox | „Potvrđujem da su informacije točne.“ |

Editor automatski generira temeljne PDF definicije polja, tako da je konačni dokument pravi PDF koji se može arhivirati.

### Korak 3 – Primijenite uvjetnu logiku

Ako korisnik odabere **„Putovnicu“** kao vrstu ID‑a, možda ćete zahtijevati dodatno polje *„Datum isteka putovnice“*.

```
IF [Government ID Type] == "Passport"
   SHOW [Passport Expiry Date] (Date, Required)
ELSE
   HIDE [Passport Expiry Date]
```

Ova logika sprječava nepotrebna polja, što olakšava iskustvo korisnika.

### Korak 4 – Konfigurirajte postavke podnošenja

U panelu **Submission**:

* **E‑mail obavijesti** – pošaljite kopiju službeniku za usklađenost i klijentu.  
* **Webhook URL** – (opcionalno) proslijedite JSON payload sustavu za provjeru AML.  
* **Pohrana** – odaberite šifrirani spremnik Formize ili S3 spremnik kojim upravljate.  

### Korak 5 – Objavite i podijelite

Nakon što je obrazac testiran:

1. Kliknite **Publish**.  
2. Kopirajte generiranu **vezu za dijeljenje** (npr. `https://formize.com/f/kyc-2025`).  
3. Ugradite vezu u e‑mailove za onboarding, widgete na web stranici ili CRM radne tokove.

Vaš KYC portal za prikupljanje sada je aktivan, potpuno usklađen i spreman za prikupljanje podataka u stvarnom vremenu.

---

## 4. Unapređenje sigurnosti i usklađenosti

### 4.1 Šifriranje podataka i kontrole pristupa

* **Šifriranje u mirovanju** – AES‑256.  
* **Šifriranje u prijenosu** – TLS 1.3.  
* **Dozvole temeljene na ulogama** – ograničite tko može vidjeti sirove podneske (npr. voditelj usklađenosti nasuprot prodajnom predstavniku).  

### 4.2 Osnove audit trail‑a

Formize automatski bilježi:

* **Vremenska oznaka podnošenja** (UTC).  
* **IP adresa podnositelja**.  
* **Povijest izmjena po polju**.  

Izvezite zapis kao CSV za revizijske potrebe ili integrirajte s vašom GRC platformom putem webhooka.

### 4.3 Politike zadržavanja

Postavite **raspored zadržavanja** (npr. brisanje nakon 7 godina) izravno u Formize administratorskoj konzoli kako biste se uskladili s GDPR‑om, CCAA‑om ili lokalnim zakonima o zaštiti podataka.

---

## 5. Vizualizacija KYC radnog toka

```mermaid
flowchart TD
    A["Klijent prima KYC vezu"] --> B["Klijent otvara Formize PDF obrazac"]
    B --> C["Unosi osobne podatke i podatke o ID-u"]
    C --> D{"Uvjetna logika?"}
    D -- Yes --> E["Prikaži dodatna polja"]
    D -- No --> F["Nastavi na potpis"]
    E --> F
    F --> G["Podnesi obrazac"]
    G --> H["Formize pohranjuje šifrirani PDF i podatke"]
    H --> I["E‑mail obavijest za usklađenost"]
    I --> J["Službenik za usklađenost pregledava i odobrava"]
    J --> K["Nastavak onboarding‑a klijenta"]
```

---

## 6. Mjerenje uspjeha: KPI‑i za praćenje

| KPI | Kako zabilježiti u Formize | Cilj |
|-----|---------------------------|------|
| Prosječno vrijeme dovršetka | Vremenske oznake podnošenja | < 5 minuta |
| Stopa neispravnih dokumenata | Dnevnici grešaka validacije | < 2 % |
| Stopa ponovnog podnošenja | Broj duplikata podnesaka | < 1 % |
| Stopa uspješne revizije usklađenosti | Izvezeni audit zapisi | 100 % |
| Ocjena zadovoljstva klijenata (CSAT) | Anketa nakon podnošenja (Web Form) | > 4,5/5 |

Izvođenjem ovih metrika u BI alat, kontinuirano možete usavršavati dizajn obrasca i pravila validacije.

---

## 7. Praktični primjer iz stvarnog svijeta: srednje‑veliki FinTech

**Pozadina:** Platforma za fintech zajmove onboardingirala je 1 200 novih klijenata mjesečno. Njihov tradicionalni proces uključivao je slanje PDF‑ova e‑mailom i ručnu provjeru, što je dovodilo do prosječnog onboarding‑a od **12 dana**.

**Rješenje:** Implementirali su Formize PDF Form Editor kako bi preoblikovali KYC kontrolnu listu, integrirali webhook koji je automatski slao podatke AML sustavu i omogućili e‑potpis.

**Rezultati nakon 3 mjeseca:**

| Metrika | Prije | Nakon |
|---------|-------|--------|
| Prosječno vrijeme onboarding‑a | 12 dana | 2 dana |
| Satovi ručnog unosa podataka | 320 h/mj | 20 h/mj |
| Revizijski nalazi usklađenosti | 3 kritična | 0 |
| Ocjena zadovoljstva klijenta (post‑onboarding) | 3,8/5 | 4,6/5 |

FinTech je uštedio **≈ 300 sati** radnog vremena mjesečno i eliminirao revizijske propuste – izravno se pretvorilo u uštede i jaču reputaciju na tržištu.

---

## 8. Lista najboljih praksi

- **Koristite službene predloške** – započnite s PDF‑ovima odobrenim od strane pravnog odjela.  
- **Držite nazive polja konciznim** – olakšava analitiku i čitljivost revizijskih zapisa.  
- **Iskoristite uvjetnu logiku** – tražite samo informacije koje su relevantne.  
- **Omogućite e‑potpis** – osigurava pravnu valjanost.  
- **Postavite datum isteka za dijeljene veze** – sprječava zastarjele podneske.  
- **Pokrenite pilot** s malom skupinom klijenata prije potpune implementacije.  
- **Definirajte politiku zadržavanja** – konfigurirajte automatsko brisanje u Formizeu.  

---

## 9. Često postavljena pitanja

**P1: Podržava li Formize obrasce na više jezika?**  
Odgovor: Da. Možete dodati lokalizirane oznake polja i koristiti widget za odabir jezika kako biste prebacivali između verzija.

**P2: Mogu li ugraditi PDF obrazac izravno u svoju web stranicu?**  
Odgovor: Primarno se distribucija vrši putem hostirane poveznice, ali možete ugraditi obrazac u `<iframe>` ako vaša CSP to dopušta.

**P3: Kako e‑potpis udovoljava eIDAS / ESIGN regulativama?**  
Odgovor: Formize koristi potpis na temelju certifikata koji ispunjava i EU‑eIDAS i US‑ESIGN standarde, pod uvjetom da aktivirate opciju „Napredni potpis“.

**P4: Što se događa ako klijent izgubi internetsku vezu tijekom popunjavanja?**  
Odgovor: Formize automatski sprema napredak lokalno i nastavlja kad se veza obnovi, sprječavajući gubitak podataka.

---

## 10. Zaključak

KYC usklađenost ne mora biti usko grlo. Pretvaranjem statičnih PDF‑ova u interaktivne, sigurne i analitički spremne obrasce, **Formize PDF Form Editor** omogućuje financijskim institucijama da:

* **Ubrzaju onboarding** – skratite dane s procesa.  
* **Smanje ručni rad** – eliminirajte ponavljajući unos podataka.  
* **Poboljšaju auditabilnost** – održite neizmjenjiv, detaljan trag.  
* **Povećaju zadovoljstvo klijenata** – pružite čisto, brendirano digitalno iskustvo.

Ako vaša organizacija još uvijek se bori s e‑mail privitcima i papirnatim skenovima, vrijeme je za digitalizaciju. Implementirajte Formize KYC obrazac danas i počnite mjeriti utjecaj na usklađenost, troškove i zadovoljstvo korisnika.

---

## Pogledajte još

- [Nacionalni institut za standarde i tehnologiju – Smjernice za digitalni identitet (SP 800‑63)](https://pages.nist.gov/800-63-3/)  
- [eIDAS regulativa – Europska komisija](https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/eidas-regulation)