GDPR‑ի համապատասխանությամբ սահմանափակված халықаралық տվյալների տեղափոխման փաստաթղթի արագացում

Ինչու նույնու՞ լրացուցիչ բարդություն են պահպանվում սահմանափակված տվյալների տեղափոխումները

Աշխարհագիտական տվյալների պաշտպանության կանոնը (General Data Protection Regulation՝ GDPR) ներմուծեց խիստ ռեգում եւրρωπαϊկական տնտեսական տարածքից (EEA) տվյալների արտահանումի համար։ Ընկերությունները պետք է ապացուցեն օրենքի համապատասխան հիմքը – ստանդարտ պայմանական կլոսի (SCCs), կապը սահմանող ընկերական կանոնների (BCRs) կամ բավարարության որոշումների – նախքան տվյալների հեռացումը։ Իրականան, սա նշանակում է.

• Մի քանի գործակալներ – տվյալների սեփականատերեր, իրավական խորհրդատվողներ, համաձայնության գլխավոր մասնակիցներ և արտաքին համագործակիցներ պետք է համաձայնեցնեն նույն փաստաթղթերին:
• Անընդհատ փաստաթղթի ձևաչափեր – պայմանագրերը ხშირად PDF‑ի վրա հիմնված են, իսկ ռիսկի գնահատման հարցները ստեղծված են վեբ‑ձևերով:
• Խիստ ժամկետներ – կանոնավոր ակնարկները կարող են տեղի ունենալ առանց հիշեցումի, իսկ միակ ստորագրության բացակայությունը կարող է դադարեցնել κρίեզային բիզնես գործարքը:

Արագ և ընդհանրապես համատեղված լուծում՝ մեկակողմանի, աուդիտավորվող և արագ խառնաչափ լուծող, անհավատալի է։

Formize-ի չորս սյունակուն բարդակությունը

Formize‑ը լուծում է սահմանափակված տեղափոխման խնդիրները ինտեգրելով այս չորս գործիքը:

Բոլոր չորս արտադրանքները միացված են մեկ ինքնության աստիճանի տակ, Formize‑ը հեռացնում է «ձեռք‑սբեքի» բարդությունները, որոնք զգում են ավանդական գործընթացները։

Ավարտ‑ից‑ավարտ աշխատանքային հղում

Ներդաշնակ աշխատանքային գործընթացը ընդունված միակողմանի ընկերության (MNC) համար, որն անհրաժեշտ է ուղարկել հաճախորդի տվյալները իր EU ենթակողմից ամերիկյան ամփոփող պրովայդերին։

  graph LR
  "Data Controller" --> "Formize Web Form"
  "Formize Web Form" --> "Compliance Review"
  "Compliance Review" --> "Approved Transfer Agreement"
  "Approved Transfer Agreement" --> "PDF Form Filler"
  "PDF Form Filler" --> "Data Subject Notification"
  "Data Subject Notification" --> "Audit Log"

1. Սկիզբ – Տվյալների կառավարիչը բացում է նախապես պատրաստված «Միջազգային տվյալների տեղափոխման դիմում» վեբ‑ձևը:
2. Տվյալների հավաքածու – Պայմանական դաշտերը հավաքում են տվյալների տեսակը, մշակման նպատակները և նպատակակետ երկրը:
3. Ավտոմատ վերանայում – Ներառված վավերության կանոնները նկատում են բացակայող SCC-ի հղումները կամ չսովորելի իրավարողությունները:
4. Փաստաթղթի գեներացումը – Արդյունքի հաստատման պես Formize-ը հավաքում է համապատասխան SCC PDF‑ն, ավտոմատ լրացնում part‑ի տվյալները և կցում DTIA հարցումը:
5. Ստորագրության հավաքում – PDF Form Filler‑ը թույլ է տալիս երկու կողմերին տրամադրել էլեկտրոնային ստորագրություն, պահպանելով ամրագրած մեղորդված աուդիտ‑լոգ:
6. Ծանուցում և գրառումը – Պարտադիր էլ‑փոստը ծանուցում է տվյալների ենթակողմին՝ տեղափոխման մասին, և ամբողջ գործարքը գրանցվում է ապագա DPIA‑ների համար:

Խորացում՝ GDPR‑ը պատրաստված տվյալների հավաքագրման վեբ‑ձևեր

Պայմանական տրամաբանություն, որը համապատասխանում է Կարգին

GDPR‑ի «Ապունք 45 – Տվյալների փոխանցում, հիմնված բավարարության որոշման վրա» պահանջում է տարբեր տվյալներ, համեմատ «Ապունք 46 – Տվյալների փոխանցում, հիմնված համապատասխան պաշտպանությունների վրա»: Formize‑ի պայմանական համակարգը տալիս է մեկ ձև, որը ինքնաբար

• Ցույց է տալիս SCC‑ի դաշտերը, երբ նպատակակետը չի ունենում բավարարության որոշում:
• Փոխում է BCR-ի հաստատման դաշտերը, երբ փոխանցումը կատարվում է միավորների միջև:
• Թաքցնում զանաչելի հատվածները, ներս‑EEA‑ին շարժված դեպքերում, ինչը ռիթմիկը նվազեցնում է:

Վայրկյանային վերլուծական վահանակ

Համագործակիցների թիմերը կարող են հետևել.

• Սպասում են հաստատումներին – գործող իմանալիքը գործակա կառավարիչների համար:
• Երկրների‑հետագա տեղափոխման ծավալ – ջրային գծեր, որոնք կատարում են վտանգավոր տարրերը:
• Ստորագրության շտաբ – միջին ժամանակը փորձից կրած պայմանագրի ստորագրությունից, անհրաժեշտ SLAs համաձայնությունների համար:

Բոլոր չափանիշները հասանելի են՝ RESTful API‑ի միջոցով, կարելի է ինտեգրել SIEM‑ կամ GRC‑հարթակների հետ:

Առցանց PDF ձևանմուշներ. Նախապես հաստատված գրադարան

Formize‑ը պահպանում է կատարելապես թարմացված, օրենքով ստուգված PDF‑ների գրադարան.

• Ստանդարտ պայմանական կլոս (EU‑Commission տարբերակը 2023‑2024).
• Կապը սահմանող ընկերական կանոնների ձևանմուշ (ISO 27701‑ին համապատասխան).
• Տվյալների տեղափոխման ազդեցության գնահատման հարցագրություն (ընդհանուր տեղեկատվական բաժնի խորհուրդից).

Յուրաքանչյուր ձևանմուշ պարունակում է անտեսած դաշտեր, որոնք ավտոմատ կերպով լրացնում են վեբ‑ձևից, ապահովելով որևէ ձեռնարկաջ պատճենբարիք: Ժամանակական SCC‑ի թեքվածքը ավտոմատ կերպով թարմացվում է, այնպես որ օգտագործողները երբեք չեն աշխատում հնեստված տարբերակով:

PDF Form Filler – ապահով, առանց ներբեռնման խմբագրում

Երբ գործընկերները ստանում են PDF‑ը անվտանգ հղումով, նրանք կարող են.

• Լրացնել իրենց ձեռնարկության հասցեն, հարկային ID‑ն և կապելի անձին:
• Կատարել էլ‑ստորագրություն, որը համապատասխանում է eIDAS «կարգավորված էլեկտրոնային ստորագրություն» ստանդարտին:
• Ավելացնել թվային կպպացում, որը պատկերում է փաստաթուղթը կրիպտոգրոֆիկ հեշով:

Բոլոր գործողությունները կատարվում են sandboxed iframe‑ում,՝ ապահովելով, որ սկզբնական PDF-ը երբեք չի դուրս գալիս Formize‑ի ծածկագրված պահուստից:

PDF Form Editor – ցանկացած պայմանագիրը դարձնել լրացման հնարավորություն

Իրականության թիմերը հաճախ պետք է ունենան պայմանագիր՝ հատուկ փոխանցման համար: Formize‑ի խմբագրիչով դուք կարող եք.

1. Վերբեռնել Word­‑ը կամ PDF­‑ը:
2. Քաշել դաշտի տեղադրման տեսակները (տեքստ, ամսաթիվ, բացիկ, վանդակ) փաստաթղթի վրա:
3. Սահմանել վավերության կանոններ (օր. «Կազմակերպության VAT‑ը պետք է լինի 9 թվանշան»):
4. Հրապարակել նոր լրացվող PDF‑ը առցանց PDF‑ձևների գրադարանում՝ երկրորդական օգտագործման համար:

Վերնագրման վերահսկողությունը ավտոմատ կերպով գրանցում է յուրաքանչյուր խմբագրումը, իսկ «համեմատման» տեսակը ընդգծում է պայմանների փոփոխությունները – չափագին գործիքը, որն անհրաժեշտ է աուդիտ‑հետինլերին։

Անվտանգություն և համապատասխանություն ներառված

Ինտեգրացիոն հնարավորություններ

Formize‑ի բաց API‑ն թույլ է տալիս անխոռխակ միացումներով.

• GRC հարթակներ – ուղարկել հաստատված SCC‑երը ServiceNow կամ OneTrust‑ին:
• Իդենտիֆիկացիոն մատակարարներ – SSO‑ն՝ SAML 2.0 կամ Azure AD‑ով, ապահովելով, որ միայն ստուգված աշխատակիցներն կարող են սկզբնական տեղափոխումներ սկսել:
• Փաստաթղթի կառավարում – ավտոմատ կերպով ֆայլավորել ավարտված պայմանագրերը SharePoint կամ OpenText-ում:

Օրինակ API‑չափքն՝ ավարտված տեղափոխման պայմանագրի ընդունելու համար.

GET https://api.formize.com/v1/documents/{document_id}
Authorization: Bearer {access_token}
Accept: application/pdf

Ճշմարիտ որոնվածը. FinTech‑ի ընդլայնում դեպի LATAM

Կամպանիա: FinEdge Ltd., Եվրոպայի հիմնված fintech‑ը, պահանջեց տեղափոխել գործառույթների գրառումները դեպի Բրազիլիայի տվյալների լենդի՝ կեղծվածքային վերլուծության համար:

Անհրաժեշտություն: Իր իրավական թիմը ցավ էր նոր SCC‑երը պահպանելու և ստորագրությունները հավաքելու երեք տարբեր բրազիլական ենթակողմերից:

Լուծում: FinEdge‑ը օգտագործեց Formize‑ի «միջազգային տեղափոխման հայտ» վեբ‑ձևը, միեց այն ներքին ծածկագրի համակարգի հետ, և օգտագործեց PDF Form Editor‑ը՝ աւգտագործելով «Տվյալների մշակման հավելված»-ի դաշտը: Երեռուենչի բաժինները լրացրեցին PDF Form Filler‑ը 10 րոպեների մեջ, իսկ համաձայնության վահանակը ցույց տվեց՝ 90 % պրոցեսի նվազեցում:

Արդյունք: Տեղափոխումը հաստատվեց 48 ժամվա ընթացքում, աուդիտորները հաստատեցին լիարժեք, չխախտվող ուղու, և FinEdge‑ը խուսափեց 10 միլիարդ եվրո գանձից:

Լավագույն պրակտիկա Formize‑ի օգտագործման համար GDPR‑ի տեղափոխման նախագծերում

1. Ձևանմուշների ստանդարտացում – Ընկերության համար ընտրեք մեկ SCC տարբերակ, աղբյուրում պահեք Online PDF Forms գրադարանի ներսում:
2. Միավորեք բազմալեզու աջակցություն – Օգտագործեք ներսի թարգմանություն ավելորդ գործընկերների համար, ովքեր նախընտրում են այլ լեզու:
3. Ավտոմատացման ժամկետների զգուշացում – Ավելացրեք PDF Form Editor‑ում «պրոցեսի մինչ այդ» ամսաթիվ, միացրեք այն օրացույցի հիշեցումին:
4. Օգտագործեք պայմանական տրամաբանություն – Գրկեք ձևերը համակչափ; թաքցնել չպահանջվող պարբերություններ՝ իրավամարզության ըստ-պայմանների:
5. Կատարել ամենամսյակ աուդիտ – Արտածեք աուդիտ‑լոգը CSV‑րդում, միացրեք այն GRC հաշվետվության գործիքին:

Ապագա՝ ԱԻ‑ասիստուե­չդ տեղափոխման գնահատում

Formize‑ը արդեն պարունակում է MITRE AI Security‑ի (https://www.mitre.org/)‑ին կողմից ստեղծված գեներատիվ մոդուլ, որը կարդում է լրացված DTIA‑ի հարցակնումը և առաջարկում է ռիսկ‑միտվարժկված կլոսեր: Չնայած դեռ բետայում է, այս ֆունկցիան պակասեցնեց հարակից վերահսկման գործընթացը ավելի 30 % հասակով:

Եզրաչափ

Սահմանափակված միջազգային տվյալների տեղափոխումները օրենքի գոտին են, բայց չեն պետք լինեն ձեռնական ճաշակ. միացնելով Web Forms, Online PDF Forms, PDF Form Filler և PDF Form Editor մեկ հուսալի, անվտանգ հարթակով, Formize‑ը ապահովում է գաղտնիության գլխավորների արագություն, աուդիտի հստակություն և վստահություն՝ GDPR‑ի համապատասխանության պահպանման համար, միաժամանակ պահված աւելի ճկուն միջազգային գործողություններ:

Տեսնել նաև

• ISO 27701 – Գաղտնիության տեղեկատվական կառավարման համակարգի ստանդարտ