  

# FOIA հայտերի մշակման արագացում Formize-ի օնլայն PDF ձևաշարերով  

**Տվյալների ազատության մասին օրին (FOIA)** պարտադրում է ֆեդերացյալ իշխանությունները—և բազմաթիվ պետական հաստատությունները—հրապարակել փաստաթղթեր պահանջի դեպքում, եթե չի հանդեսում բացառություն: Չնայած օրենքի նպատակն է՝ բացահայտություն, իրականությունում հաճախ հանդիպվում են պաղարեր՝ թղթի ձևի ձևաշարեր, շանաժված էլ.փոստի առնչություններ և ձեռքով տվյալների մուտքագրում, որոնք երկարատև են դարձնում արձագանքը, բարձրացնում սխալների հանդեսները և ճնշում են աշխատողների սահմանափակ ռեսուրսները:  

Մուտքագրվում է **[Formize Online PDF Forms](https://products.formize.com/online-pdf-forms)**, ամպային‑բիզնեսի գրադարան լրացվող PDF ձևաշարերի, որոնք կարելի է ներդրել ուղղակիորեն հիմնադրման պորտալներում, հանրային կայքերում կամ ինտրանետում: మార్చելով ստատիկ PDF‑ները և էլ‑փոստի զարդերով գումարածների փոխարեն ինտերակտիվ, վեբ‑երկար PDF­-ձևաշարերով, իշխանությունները կարող են ավտոմատացնել դիմումի ընդունման, վավերացման, ուղարկման և արխիվացման փուլերը FOIA‑ի ամբողջ կյանքի մեջ:  

Ստորև ներկայացվում է քայլանդակ գծացված պլան՝ **FOIA հայտների ինքն բուժվելիք աշխատանքային պլան** Formize‑ի միջոցով, քննարկվում են համապատասխանության առավելություններն ու օրինեալ Mermaid-դիագրամը, որը ճանաչում է ամբողջական պրոցեսը:  

---  

## Ինչու ստանդարտ FOIA աշխատանքային ընթացքներում խնդիրներ են  

| Ցնկալիք | Տարբերակային ձեռքով մոտեցում | Թաքցված արժեք |
|------------|--------------------------|-------------|
| **Ձևաթղթի ներկայացում** | PDF‑ը տեղադրվում է կայքի վրա, օգտատերը ներբեռնվում է, լրացնում, տպում, սկանավորում և էլ‑փոստով վերադարձնում | Տպող/սկանող առկայությունը, տվյալների քչություն OCR‑ով սխալների պատճառով |
| **Տվյալների վավերացում** | Աշխատողները ձեռքով ստուգում են լրացման ամբողջությունը (օրինակ՝ գրանցումներ, անհատական համար) | Երկրորդում կրկնություն, բացակայող դաշտերը, նորից-նորից հարցումներ |
| **Ուղղում և հատակույթ** | Օգտագործվում են էլ‑փոստի ինբաքսների կամ ընդհանուր պանակների միջոցով | Անհետաքրքիր հետագծում, սխալ ուղղված դեպքեր, կրկնություն |
| **Հետագծում և հաշվետվություն** | Օգտագործվում են աղյուսակներ կամ հին տիկքագրների համակարգերը | Անհարմար թարմացումներ, սահմանափակ իրական‑ժամի դիտվողություն |
| **Արձակագրություն** | PDF‑ները պահպանվում են ֆայլ‑սերվերում, հաճախ առանց մետադատների | Անհնարություն գտնել որոնումներով ավերանների կամ ամփոփման համար |  

Այս անարդյունավետությունները հանգեցնում են ավելի երկար **սthethoական պատասխանների ժամկետների**—30 օր առավելագույն թվին, 45 օր, եթե պահանջում է լայն լրացրած խորհրդատվություն—սխալները պոտենցիալ հրապարակային կարգի բաքակուերների և հասարակական վստահության նվազեցումը:  

---  

## Formize Online PDF Forms‑ի լուծումն արտագրվող խնդիրները  

1. **Հենցաւոր, վեբ‑արտածված լրացվող PDF‑ներ** – Օգտատերը բացում է նախակազմված PDF­ն անշրջորեն զննարկչում, չպետք է ներբեռնել, տպել կամ սկանավորել:  
2. **Ներմուծված դաշտերի վավերացում** – Լուծիչ տրամադրված (օրինակ՝ “Եթե դիմման տեսակը = ‘Անձնական գրառումներ’, պահանջիր նույնականացման համարը”) դադարեցնում ոչ լրացված դիմումների առաջացմանը:  
3. **Ապահովված տվյալների հավաքում և պահպանություն** – Ընտրած ծածկագրում Formize‑ի ամպում, յուրաքանչյուր ներկայացում պահպանվում է որոնվող PDF‑ի և JSON‑մետադատների որևէ մեկում:  
4. **Ավտոմատ ուղղում** – Միացում էլ‑փոստ, webhook կամ Formize‑ի բնորոշ ուղղման կանոնների միջոցով ուղարկում է կապակետին համապատասխան պաշտոնին անմիջապես:  
5. **Իրական‑ժամի վերլուծական վանդակ** – Միավորները կարող են տեսնել դիմումների միջոցները, մշակման ժամանակը և բացառման օգտագործումը, առանց ձեռքով տվյալների ներմուծման:  
6. **Համապատասխանության հետագծող աուդիտ-չափ** – Յուրաքանչյուր խմբագրում, կարգավիճակի փոփոխություն, և օգտատիրոջ հետադարձը ինքնաբար գրանցվում են, բավարարելով OMB‑ի և NARA‑ի արգելակների պահանջներին:  

---  

## Քայլ‑քայլի իրականացման ուղեցույց  

### 1. Ընտրել ճիշտ FOIA ձևաշարը  

Formize‑ը տրամադրում է **առաջադրված FOIA պահանջների PDF‑ներ**, որոնք ներառում են դաշտեր՝  

- Դիմորդի անուն, հասցե և էլ‑փոստ  
- Իրավաճառի բաժինը, որը զբաղվում է հայտով  
- Գրառումների մանրամասն նկարագրություն  
- Նախընտրելի առցանց հասցե (էլեկտրոնային, փաթեթային)  
- Բաժանման տակ բացառությունների նշում  

Եթե պետք է հատուկ պլան, կարելի է օգտագործել **PDF Form Editor**, բայց այս ուղեցույցում մենք կպահպատվի՛րենք պատրաստված ձևաշարերը՝ նվազեցնելու զարգացման ծախսերը:  

### 2. Ներդարինեք ձևաշարը հասարակության պորտալում  

Ավելացրեք հետևյալ ներդրման կոդը (փոխարինեք `YOUR_FORM_ID` Formize‑ի կառավարչական քարտից):  

```html
<iframe src="https://formize.com/online-pdf-forms/embed/YOUR_FORM_ID"
        width="100%" height="900" style="border:none;"></iframe>
```  

Iframe‑ը նշանակում է լրացվող PDF‑ն անհատապես էջում՝ ապահովելով անվճար օգտագործողության փորձը:  

### 3. Կարգաւորեք դաշտերի վավերացման կանոնները  

Formize‑ի կառավարչական վահանակում․  

- Գնաց **Form Settings → Validation**։  
- Կատարեք «Պարտադիր»՝ հիմնական դաշտերում (օրինակ՝ էլ‑փոստ, պահանջի նկարագրություն):  
- Ավելացրեք **բողոքակային կանոն**․  
  `If "Preferred Delivery Method" = "Hard Copy" THEN "Mailing Address" is required`.  

Այս ստուգումները կանխում են «ոչ լրացված դիմումներ» ցուրկը, որը հաճախ տանում է մշակման երկար ժամանակ:  

### 4. Սահմանեք ավտոմատ ուղղումը  

Formize‑ի ուղղման համակարգը կարող է ուղարկել լրացված PDF‑ն համապատասխան աշխատողին՝ բաժնի տարբերանքների վրա հիմնված:  

```mermaid
flowchart TD
    A["Ձևաթղթի ներկայացում"] --> B["Պատվիրող բաժնի ստուգում"]
    B -->|Իրավական| C["Ուղարկել Իրավական FOIA պաշտոնին"]
    B -->|Առողջություն| D["ՈւղարկելԱռողջի գրառումների պաշտոնին"]
    B -->|Ֆինանսներ| E["Ուղարկել Ֆինանսական FOIA պաշտոնին"]
    C --> F["Ստեղծել տիկք գործի մեջ"]
    D --> F
    E --> F
    F --> G["Ծանուցել դիմորդին էլ.փոստով"]
```  

Յուրաքանչյուր ծառի ճյուղ ակտիվում է էլ‑փոստում PDF‑ն կցվածը և ստեղծում տիկք գործի մեջ՝ փոխանցելով տվյալները հաստատված կառավարչական համակարգին՝ webhook-ի միջոցով:  

### 5. Իրական‑ժամի մոնիտորումը  

**Analytics**՝ ներդրողից միացրեք **FOIA Dashboard**‑ը: Գործունեությունների բաժանաչափերը՝  

- **Դիմումներ ըստ բաժնի** (բարակ գրաֆիկ)  
- **Միջին մշակման ժամանակը** (գրաֆիկ)  
- **Բացառումների օգտագործման բաժանաչափը** (պիաստիկ)  

Էքսպորտային տարբերակները (CSV, PDF) հասանելի են քառյակային համապատասխանության հաշվետվության համար:  

### 6. Արձակագրություն մետադատներով աուդիտների համար  

Ամբողջ κάθε ներկայացված PDF‑ը պահվում է **JSON մետադատների ֆայլով**, որու պարունակում են․  

```json
{
  "submission_id": "12345",
  "timestamp": "2025-11-24T14:32:10Z",
  "requestor_email": "jane.doe@example.com",
  "department": "Legal",
  "status": "Received"
}
```  

PDF + մետադատների համադրությունը բավարարում է NARA‑ի **Էլեկտրոնային գրառումների կառավարման** (ERM) սկզբունքին և հեշտացնում է FOIA‑ի մատովումի ֆայլերը:  

---  

## Ազդեցության չափումներ  

| Կշիռ | Սովորական պրոցես | Formize‑ի միջոցով | Բարեփոխում |
|--------|---------------------|--------------------------|-------------|
| **Միջին ընդունման ժամանակը** | 4‑6 օր (տպում, սկան, էլ‑փոստ) | < 30 րեկու ( ઓનલայն լրացում) | ~95 % կրճատվություն |
| **Ոչ լրացված դիմումեր** | 22 % (ձեռնով հետագծում) | 3 % (ավտոմատ վավերացում) | ~86 % կրճատվություն |
| **Աշխատանքի ժամեր յուրաքանչյուր դիմումի համար** | 1,5 ժ | 0,3 ժ (ավտոմատ ուղղում) | ~80 % կրճատվություն |
| **Համապատասխանության աուդիտների սխալներ** | 2‑3 փոքր սխալ ամենա աուդիտում | 0‑1 փոքր սխալ ամենա աուդիտում | Բարձր աուդիտի պատրաստակաություն |

Մի նմուշակազմ, որը կատարել էր մի միջին-չափանով պետական մարմինը, ցույց տվեց **68 % նվազեցում միջին պատասխանների ժամանակը** (27 օրից 8 օրը) Formize-ի միջոցով FOIA-ի ինտերնետային ձևաշարների ներդրմանից հետո:  

---  

## Անվտանգություն և գաղտնիության հարցերը  

- **TLS 1.3** ծածկագրում բազմակողմանի փոխանցման համար։  
- **Ապրակեցնել ծածկագրում**՝ AES‑256՝ PDF‑ների և մետադատների համար պահվածին։  
- **Դիմակների ադամները** (RBAC) ապահովում են, որ միայն իրավունք ունեցող FOIA‑ի աշխատողները կարող են դիտել պատկերակները։  
- **Պահման քաղաքականություն**՝ հնարավորություն՝ ապահովելու PDF‑ների ավտոմատ զուգահեռ ձգեցում օրենքի պահման ժամկետում (սովորաբար 3‑7  տարի)։  

Այս հատկությունները համապատասխանում են **Ֆեդերալ տեղեկատվական անվտանգության կառավարական սխեմա (FISMA)**‑ին ու **1974-ի Գաղտնիության մասին օրենքին**, պաշտպանելով ինչպես դիմորդների տվյալները, այնպես էլ կառույցի գրառումները:  

---  

## Բազմակողմանի լուծումը across Agencies  

Formize-ի **բազմակողմանի-տենանտ** ճարտարապետությունը թույլ է տալիս կենտրոնական **պաշտական պորտալին** կառուցել, որտեղ յուրաքանչյուր գործურგի ենթամասերը ունեն իրենց հատուկ FOIA ձևիշարերը: Համատեղ վերբեկածները ապահովում են կազմված **պաշտական սցենարների** ընդհանուր տեսքը՝ ռեսուրսների բաշխում (օրինակ՝ աշխատակազմի ավելացում գոտիներու պիկների ընթացքում) հնարավոր դարձնելու համար:  

---  

## Սովորական սխալներն ու կանխարգելման միջոցառումները  

| Սխալ | Պատճառ | Նախազգուշացում |
|------|--------|----------------|
| **Վավերացման անտեսում** | Համոզված են, որ օգտվողները ինքնուրույն կարգավորում են սխալները | Դարձրեք դաշտերը պարտադիր՝ Formize-ի խմբագրիչում հավելվածը | 
| **Էլ‑փոստի ընդհանուր ուղարկում** | Դիմումները ուղարկվում են ընդհանուր նամակների արկղում, կորցվի հետագծում | Օգտագործեք Formize‑ի կանոնավոր ուղղման համակարգը՝ ստեղծելով տիկքեր | 
| **Մետադատների անտեսում** | Վստահում են միայն PDF‑ներին, որի համար որոնումը դժվար է | Պահանջեք JSON մետադատների պահպանում և ինդեքսավորում | 
| **Անհամապատասխան հասանելիություն** | PDF‑ները չեն համապատասխանում WCAG‑ի | Ընտրեք Formize‑ի ձևաշարերը, որոնք պատրաստված են հասանելիության համար |  

---  

## Ապագա բարելավումներ  

- **ԱԶ‑չափ գրաֆիկի տեսության դասակարգում**՝ միացված ըմբողջակված մեքենայական ուսուցման մոդել (webhook)՝ ավտոմատ կերպով պասխատչի համար բաց թողնելու համար  
- **Քաղաքական դաշտում ինտեգրում**՝ թույլատրել դիմորդներին հետևել իրենց հայտի վիճակին հրապարակային վանդակի միջոցով, որը կձեռնարկի Formize‑ի API‑ից (ապակենսարան)  
- **Էլեկտրոնային ստորագրման հնարավորություն**՝ թույլատրում են դիմորդներին ստորագրել FOIA պահանջը էլեկտրոնային կերպով, որն համապատասխան է այն ընթացիկ իրավունքների պահանջներին  

---  

## Եզրակացություն  

Փոխարինելով ստատիկ PDF‑ները և էլ‑փոստի զարդերը **Formize Online PDF Forms**-ով, կառավարող մարմինները կարող են խորապես արագացնել FOIA հայտերի կյանքի տարբերակները, բարելավել տվյալների որակը, ու մնալ օրենքի շրջանակում: Արդյունքն է ավելի բաց, պատասխանատու և խոչընդոտների հետ սահուն հասարակական ծառայություն — հենց այն, ինչ Տվյալների ազատության մասին օրին (FOIA) նախատեսում է:  

---  

## Տես նաև  

- [FOIA.gov – պաշտոնական տեղեկատվություն և ռեսուրսներ](https://www.foia.gov)  
- [National Archives – Ֆեդերալ գրառումների կառավարում](https://www.archives.gov/records-mgmt)