Ակադեմիական կոնֆերենցիայի հոդվածների ներկայացումը ավտոմատացնել Formize Web Forms-ով

TL;DR: Քայլ առ քայլ ուղեցույց կազմելու համար ամբողջական կոնֆերենսի հոդվածների submission  և վերանայում  համակարգի ստեղծմանը՝ օգտագործելով Formize Web Forms, ներառելով պայմանական լորտ, եղանակային վերլուծություն և տվյալների անվտանգ պահպանումը:

Ինչո՞ւ է ակադեմիական կոնֆերենցիաները պետք է ավտոմատացումը

Ակադեմիական կոնֆերենցիաները գիտական կապակցությունների կյանքի կենտրոնն են, սակայն հոդվածների ներկայացման, արձագայականների բաժանման և որոշումների տարածման լոգիստիկա հաճախ լրիվ ձեռքով են իրականացվում.

Այս անբավարարությունները կարող են ավելացնել ադմինիստրացիոն բեռնին 30‑40 %, իսկ վերանայման շրջանը երկարացնել քանիրվայեց: Բոլոր պիտանի շարքը տեղափոխելով կոնֆիգուրացիոն, ամպ‑բակագծի ձևաչափում, կազմակերպիչները կարող են միակողմանի կերպով procesa‑ի ժամանակը կրճատել կեսից, միաժամանակ էլ պահպանում են GDPR և FERPA‑ի պաշտպանումները:

Էջերողական պահանջներ արդիական ներկայացման համակարգի համար

Formize‑ի իրականացմանը կընկանը, նախ պետք է սահմանենք ֆունկցիոնալ և ոչ‑ֆունկցիոնալ պահանջները, որոնք մեծամասնությունով տարածված են կոնֆերենսների մոտ:

1. Դինամիկ ներկայացման ձևք – Ափրել հեղինակների տվյալները, ամփոփում, բանալի-բառեր, ֆայլերի ներբեռնվածություն և լրացուցիչ տվյալների ընտրություն:
2. Պայմանական տրամաբանություն – Ցուցադրել լրացուցիչ դաշտեր, որոնք կախված են ընթացիկ կարորդների կամ հոդվածի տեսակի (օրինակ՝ պոստեր vs լրիվ հոդված) ընտրությունից:
3. Դերը‑հիմակ ಪ್ರವասաթում – Հայելու տարբերությունը հեղինակների, արձագայականների, ծրագրի ղեկավարների և արտաքին աուդիտների միջև:
4. Ավտոմատ արձագայականների համությում – Եվբերակ բանալի‑բառերի համատիպություն կամ նախապես սահմանված գիտելիքի պիտակներ:
5. Եղանակային վերլուծություն – Դաշտաշարք, որը ցուցադրում է ներկայացվածների քանակը, ընդունվածների տոկոսը եւ աշխարհագրական տարածումը:
6. Ապահով պահուստ – Ստորագրադրված ծածկագրում PDF‑ների համար և անձնական տվյալների համար:
7. Էլ‑փոստի ավտոմատացում – Հաստատում, հրավերի արձագայականների և որոշման ծանուցումներ:
8. Արտածման հնարավորություն – CSV/JSON արտածում հետագա մշակման համար (օրինակ՝ DOI գրանցում):

Այս բոլոր հնարավորությունները Formize Web Forms‑ում ներկա են, ինչը այն դարձնում է իդեալական խացածի հանգուցակազմի համար:

Քայլ առ քայլ կառուցման ուղեցույց

1. Պլանավորեք ներկայացման ձևքը

Անցեք Formize Web Forms‑ի և սկզբացրեք նոր ձևք, անվանված «Conference 2026 – Paper Submission»: Օգտագործելով drag‑and‑drop կառուցիչը, ավելացրեք հետևյալ բաժինները.

Հուշում: Միացրեք «Auto‑Number Submissions»՝ յուրաքանչյուր մուտքի համար եզակի ID ստեղծելու, օրինակ CONF2026‑00123. Այս ID-ն դառնում է հիմնական բանալին հետագա արձագայականների համաժամեցման համար:

2. Կոնֆիգուրացրեք պայմանական տրամաբանություն

Formize‑ի կանոնների համակարգը թույլ է տալիս ծածկել կամ բացահայտ դաշտերը՝ հիմնելով նախորդ պատասխանների վրա: Օրինակ՝

  flowchart TD
    A[Տարածակ Ընտրել] -->|Poster| B[Ցուցադրել «Poster Size»]
    A -->|Full Paper| C[Թաքցնել «Poster Size»]
    A -->|Workshop| D[Ցուցադրել «Workshop Duration»]

Կառուցման մեջ

• Ավելացրեք կանոն: Եթե Track = “Poster”, ապա ցույց տալ «Poster Size» դաշտը:
• Ավելացրեք կանոն: Եթե Track = “Full Paper”, ապա թաքցնել «Poster Size» դաշտը:

3. Դերը‑հիմակ արտոնագրի կարգավորում

Ստեղծեք չորս User Role Formize-ում.

Թորում ավելացրեք API token-ը (այնքով օգտագործումը)՝ ինտեգրումից դուրս reviewer matching script–ների համար, եթե անհրաժեշտ է ավելի զարգացած ալգորիթմ:

4. Ավտոմատ reviewer matching

Ցուցակային մոդելները Formize-ում սահմանված չեն, բայց կարելի է իրականացնել բանալի‑բառի համեմատություն Calculated Fields‑ի միջոցով.

1. Ստեղծեք “Reviewer Expertise” տվյալների բազա (ձևք) որտեղ արձագայիչները հաշվին իրենց 5 լավագույն բանալի‑բառերը.
2. Արտածեք տվյալները ամենգիշեր CSV–ի դարպասում:
3. Ինպորտեք CSV‑ը պարզ Node.js script‑ի (կամ serverless function) մեջ, որն հաշվարկում է համընկման կնգնություն՝ հոդվածների բանալի‑բառերը և արձագայիչների փորձը համեմատելով.
4. Վերադարձեք արդյունք Formize-ի Webhooks-ի միջոցով՝ թարմացնել “Assigned Reviewer” դաշտը.

Webhook-ի իմպուլսը հետևյալն է.

{
  "submission_id": "CONF2026-00456",
  "assigned_reviewer_email": "dr.smith@university.edu"
}

Formize-ը դուրս կբերի review invitation էլ‑փոստը (տեսեք 5-րդ պտույտը).

5. Էլ‑փոստի ավտոմատացում

Form Settings → Email Notifications‑ում կազմեք երեք նամակների ձևանմուշները.

1. Submission Confirmation – Ելքի ID‑ն ուղարկվում է հեղինակներին:
2. Reviewer Invitation – Եղբյուրին ուղարկվում է անվտանգ հղումով վերանայման ձևքի:
3. Decision Notification – Ուղարկվում է խմբի կողմից որոշածից հետո:

Յուրաքանչյուր ձևանմուշում կարելի է օգտագործել mustache փոփոխականները, օրինակ {{submission_id}}, {{paper_title}} և {{decision}}.

6. Եղանակային վերլուծության դեշբորդ

Formize-ի Live Dashboard միջոցը կարելի է ներդնել մասնավոր ադմին պորտալի վրա. Ավելացրեք հետևյալ քարտերը.

• Ներկայացման քանակը ըստ Track‑ից (բաժատու խորախոս)
• Աշխարհագրական բաժին (երկուաչափ քարտեզ)
• Ընդունման տոկոսը ըստ ժամանակի (ագթեր)

Դեշբորդը թարմացվում է իրական ժամանակում, երբ նոր ձևք ներկայացվում է, ինչը հնարավոր է հանձնել Անհրաժեշտ անվտանգության ու ձեռնարկների հրեմականների վերահսկողությունը:

7. Տվյալների անվտանգություն

Ապակապահություն հետևյալը.

• TLS 1.3՝ տրանսպորտում:
• AES‑256 encryption՝ PDF‑ների համար:
• երկու‑քայլերը նույնականացում՝ բոլոր արձագայականների և ղեկավարների հաշիվների համար:
• տվյալների պահպանումի քաղաքականություն – Դուք կարող եք ավտոմատապես ջնջել ներկայացումները 12 ամսից հետո կոնֆերսիայի ավարտից հետո:

8. Արտածում և արխիվավորում

Կոնֆերսիանավերջում գնեք Form Settings → Export և ներբեռնել CSV‑ը, որը պարունակում է.

• Submission ID
• Հեղինակների անուններ և էլ‑փոստ
• Արագախոսների գնահատականներ
• Վերջնական որոշում

Այս ֆայլը կարելի է կազմել DOI‑ների մինտինգի կամ հաստատված հաշվետվությունների համար:

Աղոթված աշխատանքային պլան

  flowchart LR
    A[Հեղինակը ներկայացնում է հոդվածը] --> B{Formize Վավերագրում}
    B -->|Վավեր| C[Պահպանել PDF‑ը և մեդա տվյալները]
    B -->|Անվավեր| D[Սխալի հիշեցում]
    C --> E[Webhooks‑ի հետ կապ → Matching Service]
    E --> F[Նշել արձագայիչ(ներ)]
    F --> G[Ուղարկել արձագայականների հրավեր]
    G --> H[Արագախոսը ներկայացնում է գնահատականները]
    H --> I[Ծրագիր հրաժավարը (Program Chair) վերանայում է գնահատականները]
    I --> J[Ասպակելու էլ‑փոստը ուղարկված է]
    J --> K[Արխիվալ և արտածում]
    style A fill:#e3f2fd,stroke:#2196f3,stroke-width:2px
    style K fill:#c8e6c9,stroke:#4caf50,stroke-width:2px

Շահությունների ամփոփում

Այս բարելավումները ուղղակիորեն թարգմանում են բարձր հեղինակների իսկությունները, նվազեցնումիցդ ափին մասնակցելն օպերաս․ և առավել բարձճամկեցված քոօգ էլապես.

Լավագույն պրակտիկա և խորհուրդներ

1. Սկսեք սուտի ֆրիկենսթ – Formize-ի Countdown Timer‑ն օգտագործեք, որպեսզի գրանցումներն ամփոփվի սահմանված վերջարտի հետո:
2. Միաձուլիր Double‑Blind Review – Դուրս բերել հեղինակների մետադատա PDF‑երից reviewer‑ների համար, օգտագործելով serverless‑function:
3. QR‑կոդների օգտագործում – Ավելացնել QR‑կոդ՝ հաստատությունների էլ‑փոստում, որը կապում է շարժական‑հարմար վիճակագրական էջի հետ:
4. Էլ‑փոստի հասանելիության թեստավորում – Sandbox (օր օրինակ՝ Mailtrap) օգտագործեք, որպեսզի հաստատեք հրավերի նամակների ելքը ինբոքսում, իսկ ոչ սպամում:
5. Պարբերական մնացորդ – Գործառեք գիշերային տվյալների պահուստը անվտանգ ամպ‑տարածքի պահարան մեջ:

Ապագայում ընդլայնումներ

• AI‑չափված Reviewer Matching – OpenAI embeddings‑ի ինտեգրում՝ semantic‑համապատասխանության բարելավման համար:
• Live Chat աջակցություն – Միացնել real‑time օգնության վիրդիկը՝ հեղինակների համար, եթե առկա են ֆայլի վերբեռնման խնդիրներ:
• Blockchain Provenance – Պահպանել PDF‑ների անփոփոխ hashes‑ը հանրագիր լրացումով՝ անժևի ապաստանություն ապահովելու համար:

Ակումբ

Formize‑ի Formize Web Forms‑ը օգտագործելով, կոնֆերենսի կազմակերպիչները կարող են փոխարինել սխալի լրիվ աղյուսակներից և էլ‑փոստի հաջորդականություններից միացյալ, անվտանգ, վերլուծական պլատֆորմով: Արդյունքում վերանայման շրջանները ծագում են արագ, ադմինիստրացիոն խնայողությունը գրանցում է վերահսկողության և հեղինակների, արձագանքների և ծրագրի խմբի անդամների համար միասին բանություն է ստեղծում:

Փորձեք ձեր հաջորդ կոնֆերսիայի համար հատուկ ներկայացման պորտալ կառուցելու, և այսօրվա ավտոմատացված գիտական աշխատանքների ուժը փորձեք:

Տարբերակված նյութեր

• IEEE Conference Publishing Services – Հեղինակի ուղեցույց
• OpenReview – Բացված Peer Review պլատֆորմ
• ORCID – Հունարարդիկ հայտարարիչներ համար
• GDPR համատեղի ճամփորդություն առցանց ձևերի համար