Նպատվիրների դիմումների կառավարումը պարզեցրեք Formize-ի առցանց PDF ձևերով

Նվիրատուների, հիմնադրման և ոչբժշկական կազմակերպությունների համար կան փոխքսեր, երբ միակ ֆինանսավորման ռաունդի համար մի քանի տասներ, երբեմն հարյուրներ դիմումներն են հասնում: Ավանդույթները՝ էլ‑փոստի հավելվածներ, սկանված փաստաթղթեր և ձեռքով տվյալների մուտքագրում, առաջացնում են ուշացման, տվյալների անհամապատասխանության և համապատասխանության ռիսկեր: Formize-ի Online PDF Forms ապրանքը առաջարկում է նպատակով կառուցված լուծում, որը կապակցում է PDF փաստաթղթերի իրավական ուժը և վեբ‑հիմակ ներկայացման ճկունությունը:

Այս հոդվածում դուք կսովորեք.

• Ինչու օնլայն լրացվող PDF‑ները իդեալական դասավորություն են նպատվիրների դիմումների համար:
• Ինչպե՞ս սահմունքի ձևակերպել PDF‑ձևաթղթի գրադարան ձեր ֆինանսավորման ծրագիրը ղեկավարվելու համար:
• Լավ գործելու դաշտերի ձևավորում՝ սխալների նվազեցում և վերանայման արագացում:
• Քայլ‑քայլ աշխատանքային հոսք, որը դարձնում է անալիտիկ տվյալները ձեռնարկված:
• Օրինակներ դայում, տվյալների անվտանգության, ամթեանայի և մատչելիության համապատասխանության համար:
• Վիզուալ Mermaid գրաֆիկ, որը նկարագրում է մանկական գործընթացը:

1. Դիմումների համար լրացվող PDF‑ների կարիք

1.1 Իրավական և համապատասխանի առավելություններ

Նպատվիրների դիմումները հաճախ պահանջում են ստորագրություններ, նոտարումներ կամ վկայագրված հայտարարություններ—չտվեր PDF‑ները հանձնում են բնութորած: HTML ձևանման համեմատ, PDF‑ը կարող է ներդիրից էլ անձնակոչի ստորագրություն, որը համապատասխանում է է‑ստորագրության կանոններին (eIDAS, ESIGN, UETA), ապահովելով, որ դիմորդի պարտավորությունը ատենքիրական կերպարը ունի:

1.2 Համապատասխանություն տարբեր սարքերին

PDF‑ները պահպանվում են դիզայնը, բրենդինգը և ֆորմատը անկախ դիտողի գործածական համակարգի կամ բրաուզերի: Անկախ նրանից, արդյո՞ք գյուղական համայնքային կենտրոնը հասնում է ձևին ցածր‑բանդվիդի կապով կամ կորպորատիվ գրասենյակը ներկայացնում է բարձր‑սիատերևակյա ցանցով, դիմումը միատեսակ է և բոլոր դաշտերը ֆունկցիոնալ են:

1.3 Օնլայն առանց կապի

Դիմորդները կարող են ներբեռնելով լրացվող PDF‑ն, լրացնել այն օֆլայն ռեժիմում և վերաէլիքը երբ միացումը վերադառնա: Այս ճկունություն կարևոր է այն կազմակերպությունների համար, որոնք աշխատում են հեռավոր կամ անհրաժեշտ հանրագումարների հետ:

2. Ձեր Նպատվիրների Դիմումների Գրադարանի կառուցում

Formize-ի Online PDF Forms հարթակը փափագում է պայմանված, լրացվող PDF‑ձևանմուշների հավաքածու: Դուք կարող եք օգտագործել արդեն առկա ձևանմուշները գրադարանից կամ վերբեռնել հատուկ PDF‑ը, որ ստեղծել եք Adobe Acrobat‑ում կամ հին խմբագրման ծրագրում:

2.1 Դեալ ընտրություն

1. գնացեք Online PDF Forms վահանակը:
2. Դիտեք կարգակները՝ «Ֆոնդեր և նվիրատվություններ», «Իրավական պայմանագրեր» կամ «Ոչբժշկական գործունք».
3. Սեղմեք Preview՝ վերլուծելու բոլոր դաշտերը (տեքստային պիտակներ, նշանների վանդակներ, ստորագրության դաշտ) ճիշտ կարգավորված են թե ոչ:

2.2 Հնարավոր հատուկ ձևանմուշը

Եթե ձեր նվիրատվության ծրագիրը ունենում է յուրահատուկ հարցաշար.

1. Բացեք PDF‑ը Adobe Acrobat–ում և ավելացրեք լրացվող դաշտեր (File → Prepare Form).
2. Պահպանեք PDF‑ը և վերադառնեք Formize‑ի վահանակին.
3. Սեղմեք Upload New Form, ընտրեք PDF‑ը և սահմանեք մետատվյալները՝ ծրագրի անուն, ժամկետ և տարբերակի համարը.
4. Միացրեք auto‑field validation (օրինակ՝ ամսաթվի ձևաչափ, թվային շերտեր) սխալների կատարվածքը հայտնաբերումու համար:

2.3 Տարբերակների կազմակերպում

Նվիրատունների ծրագրերը հաճախ թարմացանում են դիմումային ձևերը տարին մեկից: Formize‑ն ավտոմատ կերպով պահպանում է տարբերակների պատմությունն: Երբ շղթան նոր տարբերակ է հրադատու.

• Առկա ենթադաշներ մնացած են կապված այն տարբերակին, որի վրա դրանք պատրաստված էին:
• Նոր դիմորդները անմիջապես ստանում են վերջին տարբերակը:
• Ուռավետը կարող են չլավեցնել ցանկացած պատմական տարբերակ՝ համապատասխանության ստուգման համար:

3. Դաշտերի դիզայնը՝ առավելագույն տվյալների որակի համար

Խորհրդակցված PDF‑ձևանմուշը նվազեցնում է ուղ օղալի, որոնք նպատվիրների շրջանները պարունակում են:

Հուշում: Օգտագործեք պայմանական տրամադրվածություն քիչ: Նպատվիրների ձևանմուշի համար հարթակաձև ձևավորումը ջնջում է ծառադի: Մաքրություն կարող եք թաքցնել լրացուցիչ հատվածները (օրինակ՝ «Ավելացված Ֆոնդեր») մինչև օգտատերը սեղմում է «Իսկապես ունեմ այլ ֆոնդեր», ինչը օգնում է կարճ տեսքով տեսնել:

4. Բաղվածքային աշխատանքային հոսք: Դիմիցումից Որոշում

Ներքևում տեսանելի է աշխատանքային ժորբու նորմալ կազմակերպվածություն Formize-ի Online PDF Forms‑ի միջոցով.

  flowchart TD
    "Applicant" --> "Online PDF Form"
    "Online PDF Form" --> "Formize System"
    "Formize System" --> "Reviewer Dashboard"
    "Reviewer Dashboard" --> "Automated Scoring Engine"
    "Automated Scoring Engine" --> "Decision Committee"
    "Decision Committee" --> "Notification Engine"
    "Notification Engine" --> "Applicant"

4.1 Հնարունակության փուլ

1. Բաշխում – Ուղարկեք միակ հղում PDF‑ի ձևին էլ‑փոստով, կայքի ներդրումով կամ QR‑կոդով:
2. Լրացում – Դիմորդը լրացնում է ձևը, ստորագրում է թվային կերպով և սեղմում Submit:
3. Մուտք – Formize պահպանում է լրացված PDF‑ը գաղտնագրված բացասում, վերագրում է յուրահատուկ submission ID և կարող է գործարկել webhook‑ը (ալտընատիվ) ձեր ներքին CRM‑ին:

4.2 Վերանայում

• Վերանայողները հասանելի են կենտրոնացված վահանակը, որտեղ ցուցադրվում են դիմումներ, վիճակ և բանալի դաշտերը:
• Վեբ‑հասցեների մեկնաբանությունները թույլ տալիս պահանջվել բացաբաժին առանց PDF‑ը ներբեռնելու:
• Համապատասխանության ամբողջությամբ բնութագրիչ մատյան կառուցում է՝ պարզելով յուրաքանչյուր մեկնաբանում և գործողություն:

4.3 Վարկավորում և որոշում

• Միացրեք Formize‑ը պարզ վարկավորման մատրիցի (օրինակ՝ քաշված չափանիշներ) ներգործող հաշվարկների դաշտերից:
• Վումը ոսկե համադրվածում, Որոշման Կոմիտեն կարող է հաստատել, տալ դիմորդի կամ պահանջել վերանայումներ:
• Վերջնական որոշումը պահպանում է metadata‑ով, գտնված նույն PDF‑ի վրա:

4.4 Ծանուցում

• Ծանուցումային համակարգը ինքնաբար գMail‑ում ուղարկում է հայտնելու արդյունքը, տեղադրելով PDF‑հուսաստակ՝ սեղմված դափշում և թվային ստորագրություն ունենալով:
• Հաստատված օգնությունների համար նույն PDF‑ը կարող է գործածվել պայմանագր տեսքով, երբ դիմորդը լրացնի լրացուցիչ պայմանների ստորագրությունը:

5. Տվյալների արտահանման և հաշվետվության

PDF‑ները պահպանվում են ձևաչափը, սակայն որոշողները դեռ պետք են կառավորված տվյալներ, որոնք պետք է լինի զեկույցների համար:

5.1 Ներկա տվյալների արտածում

• Արտածեք բոլոր դիմումները CSV, XLSX կամ JSON ભગողվածից՝ սարքված վահանակից:
• Ընտրեք հատուկ դաշտեր (օրինակ՝ դիմորդի անուն, պահանջված գումար, գնահատական)՝ կազմված զեկույցների համար:

5.2 Համակցում BI‑սարքավորում

Formize‑ը ապահովում է Zapier‑ի և ներքնադիվակների միավորները Power BI և Tableau համար: Դուք կարող եք կառուցել աշխատանքը, որը:

1. Ուղարկում է յուրաքանչյուր նոր հետապնդումը Google Sheet‑ում:
2. Նորաձև Power BI‑ի տվյալների հավաքածուի գիշերային թարմացում:
3. Գեներակվում է կենդանի վիզուալ՝ ցույց տալու միջին պահանջված գումար, հաստատման տոկոսը, նմանակողմանի որոշման տևողությունը:

5.3 Համապատասխանության հաշվետվություն

Քանի որ յուրաքանչյուր դիմումի ժամանակը և ստորագրությունը ստորագրված են, Դուք կարող եք ստեղծել բնութագրիչ մատյան՝ բավարարելու.

• ԱՄՆ Գանձադարին OMB կարգադրվածքներ.
• EU GDPR տվյալների մշակման գրանցումներ.
• Foundation Center թագածիկների ստանդարտները:

6. Անվտանգություն և մատչելիության լավագույն գործը

6.1 Գաղտնագրում պահում և տեղափոխում

Բոլոր PDF‑ները պահված են AES‑256-ով: Հասանելիության URL‑ները ամենալրակ, ժամանակի սահմանված թոքեններ են՝ անհոգորոշումից խուսափելու համար:

6.2 Ց role‑based access control (RBAC)

• Դիմորդներ – կարող են միայն ներկայացնել և տեսնել իրենց փաստաթղթերը:
• Վերանայողներ – կարող են տեսնել բոլոր դիմումները, բայց չեն կարող փոփոխել սկզբնական PDF‑ները:
• Ադմինիստրատորներ – կառավարում են ձևանմուշների տարբերակները, դաշտերի վայականները և օգտագործողի թույլտվությունները:

6.3 Մատչելիության համապատասխանություն

Formize‑ը հնարավորություն է տալիս ավելացնել պարունակական տեքստ ձևանմուշների դաշտերին և ներդրող ARIA‑լեբլներ համար: Սա ապահովում է, որ շփուցող սարքերի օգտագործողները կարող են նավեգացնել և լրացնել դիմումը առանց խափանումների՝ համապատասխանում WCAG 2.1 AA ստանդարտների:

7. Իրական հաջողության պատմություն

Community Green Fund (մի միջին չափանի ոչբժշկական կազմակերպություն) 2023 թվով անցավ էլ‑փոստի PDF‑աղբյուրից Formize-ի Online PDF Forms։

Որակավորում, կազմակերպությունը պատասխանատու 40 % վարչական ծախսերի նվազեցում և կարողացավ $150 000 ավելացնել ներդրումների պուլը՝ վերաբաժանելով աշխատակիցների ժամանակը ծավալված գործին:

8. Հայտնության շուտը 5 րոպեում

1. Ստեղծեք Formize հաշիվ (ժամանականք և բացասում):
2. Անցեք Online PDF Forms և ընտրեք «Նպատվիրների Դիմում» ձևանմուշը:
3. Հրատարակեք հղումը ձեր հետաքրքրողների տվյալների ցուցակին:
4. Դիտեք ներբեռնված դիմումները Dashboard‑ում:
5. Դրանից հետո արտածեք տվյալները ավարտային ամսաթվի և կայքանշված տարբերակներով:

Այստեղ ամեն ինչ՝ առանց ծրագրավորման, առանց ՏՏ‑բաժնի և առանց PDF‑վերածման ծանրաբեռնվածությունների:

9. Հաճույք Հարցերը

Նայեք նաև

• Grant.gov – Սպասարկվող Նպատվիրների Դիմումների պաշտոնական ուղեցույցը
• The Foundation Center – Նպատվիրների կառավարման լավագույն գործառույթները
• EU GDPR – տվյալների պաշտպանության ուղեցույցները ոչբժշկական կազմակերպությունների համար
• U.S. Treasury OMB Circular A‑133 – Գրանցումներ և նվիրատուների համակարգերը