Draudimo pretenzijų pateikimo spartinimas naudojant Formize PDF formų užpildytuvą

Draudimo įmonės ir agentai nuolat susiduria su spaudimu greitai, tiksliai ir visiškai laikantis reguliavimo standartų apdoroti pretenzijas. Tradiciniai pretenzijų tvarkymo procesai vis dar stipriai priklauso nuo rankinio duomenų įvedimo, popierinių formų ir fragmentuotų komunikacijos kanalų. Šios neefektyvios priemonės lemia ilgesnį ciklo laiką, didesnes veiklos išlaidas ir nepatenkintus polisų turėtojus.

Įžengia Formize PDF formų užpildytuvas – naršyklėje veikianti priemonė, kuri leidžia vartotojams įkelti bet kurį užpildomą PDF, įterpti duomenis, pridėti parašus ir tiesiogiai pateikti užbaigtą failą į draudėjo portalą. Automatizuodama pasikartojančius pretenzijų paruošimo žingsnius, įrankis suteikia matomų pranašumų trijose pagrindinėse dimensijose:

Šiame straipsnyje nagrinėsime, kaip sukurti visą draudimo pretenzijų darbo srautą, naudojant Formize PDF formų užpildytuvą, pasinersime į geriausios praktikos konfigūracijos patarimus ir peržiūrėsime pagrindinius veiklos rodiklius (KPI), rodančius investicijų grąžą.

1. Supratimas apie pretenzijų gyvavimo ciklą

Prieš automatizuojant, svarbu susieti esamą pretenzijų gyvavimo ciklą. Dauguma draudžėjų seką vykdo panašiai:

1. Priėmimas – Polisų turėtojas inicijuoja pretenziją telefonu, el. paštu arba per internetinį portalą.
2. Dokumentų rinkimas – Reguliuotojas prašo reikiamų formų (pvz., nuostolių ataskaitos, medicinos kvitai).
3. Formų užpildymas – Agentas arba pretenzijos pareiškėjas užpildo PDF rankiniu būdu.
4. Peržiūra ir patvirtinimas – Vadybininkas tikrina, ar viskas užpildyta ir atitinka reikalavimus.
5. Pateikimas – Galutinis PDF įkeliamas į pagrindinę pretenzijų sistemą.
6. Išmokėjimas – Vykdomas mokėjimas ir registruojamas.

Formize PDF formų užpildytuvas gali įsikišti 3‑ame ir 5‑ame žingsnyje, pašalindamas rankinį rašymą ir užtikrindamas sklandų perdavimą į pretenzijų sistemą.

2. Automatizuoto darbo srauto kūrimas

Žemiau pateikiama aukšto lygio darbo srauto vizualizacija. Diagrama išreikšta Mermaid sintaksėje, kurią Hugo gali automatiškai atvaizduoti.

  flowchart TD
    A["Polišo savininkas inicijuoja pretenziją"] --> B["Reguliuotojas sukuria pretenzijos aplanką"]
    B --> C["Siunčiamas užpildomo PDF šablono nuoroda"]
    C --> D["Pretenzijos pareiškėjas atidaro PDF Formize PDF formų užpildytuve"]
    D --> E["Automatinis žinomų duomenų (polisės nr., pareiškėjo vardas) užpildymas"]
    E --> F["Vartotojas užpildo likusius laukus, prideda parašą"]
    F --> G["Formų patikrinimas (privalomi laukai, datos formatas)"]
    G --> H["Peržiūros asmuo pasiekia užbaigtą PDF patvirtinimui"]
    H --> I["Patvirtintas PDF siunčiamas į pagrindinę pretenzijų sistemą per saugų įkėlimą"]
    I --> J["Išmokėjimo apdorojimas"]

Pagrindiniai kontakto taškai

• Šablonų valdymas – Saugojame kiekvienos pretenzijos formos naujausią versiją saugiame sandėlyje. Formize tiesiogiai skaito PDF, todėl vartotojai niekada neatsisiunčia pasenusių failų.
• Duomenų iš anksto užpildymas – Integruokite su savo polisės valdymo sistema (per CSV importą arba saugią API), kad automatiškai užpildytumėte statinius laukus, pvz., polisės numerį, draudėjo vardą ir draudimo limitą.
• Patikrinimo taisyklės – Nustatykite privalomus laukus ir formatų apribojimus Formize viduje. Platforma neleis pateikti duomenų, kol nebus įvykdyti visi reikalavimai, taip žymiai sumažindama paaiškinamųjų el. laiškų skaičių.
• Saugaus parašo fiksavimas – Pareiškėjai gali pasirašyti naudojant pelę, stylus arba liečiamąjį ekraną. Parašas įterpiamas kaip vektorinis objektas, išlaikant teisinį įgalumą.
• Audito žurnalas – Kiekvienas veiksmas (laukelio redagavimas, laikas, IP adresas) yra fiksuojamas. Tai atitinka vidaus audito reikalavimus ir išorės reguliatorių patikras (pvz., NAIC, GDPR).

3. Žingsnis po žingsnio įgyvendinimo vadovas

Žingsnis 1: Surinkite savo PDF biblioteką

1. Nustatykite visus pretenzijoms susijusius PDF (pvz., Standartinė nuostolių ataskaita, Medicinos išlaidų deklaracija, Trečiosios šalies atsakomybės patvirtinimas).
2. Patikrinkite, ar kiekvienas PDF turi AcroForm laukus. Jei PDF yra „plokščias“, naudokite Formize PDF formų redaktorių, kad pridėtumėte užpildomus elementus – bet šiam vadovui sutelkite dėmesį į užpildytuvą.
3. Įkelkite PDF į saugų debesijos saugyklą (pvz., AWS S3 su krepšelio politika). Užrašykite viešą nuorodą naudojimui darbo sraute.

Žingsnis 2: Konfigūruokite duomenų šaltinius iš anksto užpildymui

• Eksportuokite CSV, kuriame yra pagrindiniai polisės duomenys:

  policy_id,policy_holder,coverage_limit,start_date,end_date
  12345,Jonas Petraitis,50000,2023-01-01,2024-01-01
  67890,UAB „Acme“ ,250000,2022-06-15,2023-06-15
  

• Formize PDF formų užpildytuve susiekite CSV stulpelius su PDF laukų pavadinimais (pvz., policy_id → “PolicyNumber”).

Žingsnis 3: Sukurkite patikrinimo logiką

Formize suteikia vizualų taisyklių kūrimo įrankį – tiesiog vilkite lauką, pasirinkite „Privalomas“ ir nurodykite norimą šabloną.

Žingsnis 4: Įterpkite užpildymo nuorodą į savo pretenzijų portalą

Pakeiskite paprastą „atsisiųsti PDF“ mygtuką Formize PDF formų užpildytuvo nuoroda, kuri paleidžia įrankį įterptame „iframe“. Pavyzdinis HTML fragmentas:

<a href="https://products.formize.com/pdf-filler?template=https://your-bucket.s3.amazonaws.com/PropertyLossReport.pdf&prefill=policy12345.csv" target="_blank">
  Užpildykite savo pretenzijos formą internetu
</a>

Pastaba: Naudojama tik URL į Formize PDF formų užpildytuvą; papildų API galimybių neatskleidžiama.

Žingsnis 5: Mokykite reguliuotojus ir pareiškėjus

• Surenkite 30‑minutį tiesioginį demonstraciją, kurioje pabrėžiate:
  • Kaip atrodo iš anksto užpildyti laukai
  • Kaip pridėti skaitmeninį parašą
  • Kaip atrodys patikrinimo įspėjimai
• Pateikite vienos puslapio „cheat sheet“ su dažniausiai pasitaikančių klaidų paaiškinimais.

Žingsnis 6: Stebėkite ir tobulinkite

Sukurkite savaitinį skydelį, kuriame sekami šie KPI:

Naudokite Formize audito žurnalų eksportą, kad identifikuotumėte „sritis“, kuriose dažnai sukeliamas patikrinimo nesėkmės, ir optimizuokite taisykles.

4. Atitikties ir saugumo svarstymai

4.1 Duomenų šifravimas

Formize reikalauja TLS 1.3 visam duomenų perdavimui. PDF ir fiksuoti parašai šifruojami poilsio režimu naudojant AES‑256. Įsitikinkite, kad jūsų saugyklos kibiras atitinka šiuos šifravimo standartus.

4.2 HIPAA ir PII

Jei pretenzijos apima sveikatos informaciją, įjunkite Formize HIPAA parengtą režimą (prieinamą kaip konfigūracijos perjungiklį). Šis režimas išjungia bet kokią trečiųjų šalių analizę ir registruoja visus prieigos įvykius audito tikslais.

4.3 Laikymo politikos

Nustatykite dokumentų laikymo grafiką pagal valstybės reikalavimus (pvz., 5 metų saugojimas nuostolių atveju). Formize gali automatiškai archyvuoti PDF po laikymo periodo, perkelti juos į šaltąjį saugojimą, išlaikant audito žurnalą.

4.4 Prieinamumas

Visi užpildomi PDF turi atitikti WCAG 2.1 AA standartą. Formize atvaizdavimo variklis gerbia tabuliacijos tvarką ir ekrano skaitytuvo etiketes, todėl užpildytuvas yra naudojamas neįgalių pretenzijų pareiškėjų.

5. Realios sėkmės istorija (pavyzdys)

Įmonė: BrightShield Insurance
Iššūkis: Vidutinis pretenzijų apdorojimo laikas – 4 dienos, 10 % PDF grąžinama pataisyti.
Sprendimas: Įdiegta Formize PDF formų užpildytuvas visoms nuostolių pretenzijoms. Policės duomenys integruoti per naktinį CSV eksportą.

Rezultatai po 3 mėnesių:

• Apdorojimo laikas sumažėjo iki 1,2 dienos (‑70 %).
• Klaidų dažnis sumažėjo iki 2 % (‑80 %).
• Reguliuotojų našumas išaugo 35 % (vidutiniškai 22 pretenzijos per savaitę).
• Klientų CSAT iš 81 % pakilo iki 94 %.

Investicijų grąžos skaičiavimas parodė, kad atsipirkimo laikotarpis yra 1,5 mėnesio, remiantis tik darbo sąnaudų taupymu.

6. Dažniausiai užduodami klausimai

7. Ką daryti toliau jūsų organizacijai

1. Audituokite esamus pretenzijų PDF ir nustatykite, kurie galėtų būti automatizuoti.
2. Paleiskite pilotinį projektą su viena pretenzijų rūšimi (pvz., automobilių avarijos) 30 dienų laikotarpiui.
3. Surinkite kiekybinius duomenis apie laiko taupymą ir klaidų sumažėjimą.
4. Išplėskite į kitus pretenzijų tipus, remdamiesi pilotinių rezultatų įžvalgomis.
5. Nuolat tobulinkite patikrinimo taisykles ir duomenų iš anksto užpildymo logiką, kad atitiktų kintančius reikalavimus.

Įgyvendindami šią strategiją, draudimo įmonės gali paversti seniai rankinį, klaidų linkusį procesą greitu, atitinkančiu reguliavimus ir klientui patogiu patyrimu.

Susiję šaltiniai

• ISO 27001 rizikos registro automatizavimas su Formize
• GDPR duomenų subjektų prieigos prašymų spartinimas su Formize PDF formų užpildytuvu
• Įmonės politikų atnaujinimo supaprastinimas su Formize PDF formų redaktoriumi
• SOC 2 atitikties klausimynų automatizavimas su Formize internetiniais formatais