KYC dokumentų surinkimo spartinimas naudojant Formize PDF formų redaktorių

Know Your Customer (KYC) reglamentai yra neišvengiama šiuolaikinių finansinių paslaugų dalis. Bankai, kredito unijos, fintech įmonės ir kiti reguliuojami subjektai turi patikrinti kiekvieno kliento tapatybę, surinkti patvirtinančius dokumentus ir išlaikyti patikimą audito taką. Vis dėlto daugelis organizacijų vis dar remiasi popieriniais PDF arba el. pašto priedais – procesais, kurie yra lėti, linkę į klaidas ir brangūs audituoti.

Įžengia Formize PDF formų redaktorius. Paverčiant statinius PDF į pilnai užpildomas, logika valdomas skaitmenines formas, redaktorius suteikia atitikties komandų įrankius greitai rinkti, patikrinti ir saugoti KYC duomenis – neišnaudojant saugumo ar prekių ženklo vientisumo.

Šiame straipsnyje aptarsime:

• Kodėl tradiciniai KYC surinkimo metodai nepatenkina poreikių.
• Kaip Formize PDF formų redaktorius išsprendžia tuos skausmo taškus.
• Žingsnis po žingsnio darbo eiga kuriant KYC formą – nuo šablono pasirinkimo iki galutinės integracijos.
• Praktiniai patarimai dėl validacijos, e‑parašo ir duomenų saugojimo.
• Metriuos, kuriuos galite stebėti, norėdami įrodyti investicijų grąžą.

Pradėkime.

1. KYC iššūkiai 2025 m.

Pagal 2024 m. FinTech Compliance Survey 63 % įstaigų vis dar gauna KYC dokumentus kaip nuskenuotus PDF, prisegtus prie el. pašto, o 48 % mini „lėtą atsakymo laiką“ kaip didžiausią operacinę riziką. Vieningos skaitmeninės sprendimo poreikis yra svarbesnis nei bet kada.

2. Kodėl Formize PDF formų redaktorius yra tinkamas įrankis

Formize PDF formų redaktorius sukurtas specialiai reguliuojamoms aplinkoms:

• Drag‑and‑drop lauko kūrimas – paverčiate bet kurį PDF šabloną (pvz., paso skeną, sąskaitos už komunalines paslaugas) į užpildomus laukus be programavimo.
• Sąlyginė logika – rodote arba slėpiate skyrius pagal vartotojo atsakymus (pvz., juridinis ar fizinis asmuo).
• Integruotas e‑parašas – surinkite teisiškai privalomus parašus tiesiai naršyklėje.
• Audito žurnalo atitikties paruošimas – kiekvienas laukelio redagavimas, pateikimo laikas ir IP adresas yra įrašomi.
• Saugus debesų saugojimas – duomenys šifruojami tiek laikant, tiek perdarant, atitinka SOC 2 ir ISO 27001 standartus.

Visos šios funkcijos prieinamos per vieną žiniatinklio sąsają, todėl atitikties komandos gali projektuoti, testuoti ir publikuoti formas be IT pagalbos.

3. KYC formos kūrimas per penkis paprastus žingsnius

Žemiau pateikiama praktiška darbo eiga, kuri demonstruoja, kaip sukurti pilną KYC formą naudojant Formize PDF formų redaktorių.

Žingsnis 1 – Pasirinkite bazinį PDF šabloną

Pradėkite nuo juridinio patikrinimo dokumento, pavyzdžiui, „Kliento identifikavimo kontrolinis sąrašas“ arba „Gyvenamos vietos patikrinimo prašymas“ PDF. Įkelkite jį į redaktorių:

1. Prisijunkite prie Formize.
2. Eikite į „Create PDF“ (Sukurti PDF).
3. Spauskite „Upload Template“ (Įkelti šabloną) ir pasirinkite savo PDF.

Žingsnis 2 – Pridėkite užpildomus laukus

Naudodami drag‑and‑drop įrankių juostą, įterpkite šiuos laukų tipus:

Redaktorius automatiškai sukuria PDF lauko apibrėžimus, todėl galutinis dokumentas išlieka tikras PDF, galintis būti archyvuojamas.

Žingsnis 3 – Pridėkite sąlyginę logiką

Pavyzdžiui, jei vartotojas pasirenka „Pasas“ kaip ID tipą, galite paprašyti papildomo „Paso galiojimo pabaigos datos“ lauko.

IF [Vyriausybės ID tipas] == "Pasas"
   SHOW [Paso galiojimo data] (Data, Privaloma)
ELSE
   HIDE [Paso galiojimo data]

Ši logika neleidžia rodyti nereikalingų laukų, paišindama vartotojo patirtį.

Žingsnis 4 – Konfigūruokite pateikimo parametrus

Pateikimo skydelyje:

• El. pašto pranešimai – išsiųsti kopiją atitikties specialistui ir klientui.
• Webhook URL – (nebūtina) persiųsti JSON duomenis į papildomą AML patikrinimo sistemą.
• Saugojimas – pasirinkite Formize šifruotą talpinimo vietą arba savo valdomą S3 kibirą.

Žingsnis 5 – Publikuokite ir dalinkitės

Patikrinus formą:

1. Spauskite Publish (Publikuoti).
2. Nukopijuokite sukurtą dalinamą nuorodą (pvz., https://formize.com/f/kyc-2025).
3. Įdėkite nuorodą į prisijungimo el. laiškus, svetainės valdiklius arba CRM procesus.

Jūsų KYC surinkimo portalas dabar veikia, visiškai atitinka reguliacijas ir yra pasirengęs rinkti duomenis realiu laiku.

4. Saugumo ir atitikties stiprinimas

4.1 Duomenų šifravimas ir prieigos valdymas

• Šifravimas poilsio metu – AES‑256.
• Šifravimas perdavimo metu – TLS 1.3.
• Teisių pagrindu paremtos prieigos teisės – riboja, kas gali matyti neapdorotus pateikimus (pvz., atitikties vadovas vs. pardavimų atstovas).

4.2 Audito žurnalo svarbiausi elementai

Formize automatiškai registruoja:

• Pateikimo timestamp (UTC).
• Pateikėjo IP adresas.
• Kiekvieno lauko keitimo istoriją.

Eksportuokite žurnalą į CSV auditui arba integruokite su GRC platforma per webhook.

4.3 Duomenų saugojimo laikotarpio politikos

Nustatykite duomenų saugojimo grafiką (pvz., trinti po 7 metų) tiesiai Formize administracinėje konsolėje, kad atitiktumėte GDPR, CCPA ar vietinius duomenų apsaugos įstatymus.

5. KYC darbo eigos vizualizacija

  flowchart TD
    A["Klientas gauna KYC nuorodą"] --> B["Klientas atveria Formize PDF formą"]
    B --> C["Užpildo asmeninius ir ID duomenis"]
    C --> D{"Ar taikoma sąlyginė logika?"}
    D -- Taip --> E["Rodo papildomus laukus"]
    D -- Ne --> F["Pereina prie parašo"]
    E --> F
    F --> G["Pateikia formą"]
    G --> H["Formize saugo šifruotą PDF ir duomenis"]
    H --> I["El. pašto pranešimas atitikties komandai"]
    I --> J["Atitikties specialistas peržiūri ir patvirtina"]
    J --> K["Kliento registracijos procesas tęsiasi"]

6. Sėkmės matavimas: KPI sekimas

Eksportuodami šiuos metrus į BI įrankį, galite nuolat tobulinti formų išdėstymą ir validacijos taisykles.

7. Praktinis atvejis: vidutinio dydžio FinTech

Kontekstas: Fintech kredito platforma priėmė 1 200 naujų klientų per mėnesį. Jų ankstesnis procesas apėmė PDF siuntimą el. paštu ir rankinį patikrinimą, todėl vidutinis registracijos laikas buvo 12 dienų.

Sprendimas: Įdiegė Formize PDF formų redaktorių, atnaujino KYC kontrolinį sąrašą, integravo webhook, kuris automatiškai siunčia duomenis į AML patikrinimo API, ir įgalino e‑parašus.

Rezultatai po 3 mėnesių:

FinTech sutaupė ≈ 300 valandų darbo per mėnesį, išnaikino audito trūkumus – tiesiogiai padidindama įmonės išlaidas ir gerindama rinkos reputaciją.

8. Geriausios praktikos kontrolinis sąrašas

• Naudokite oficialius šablonus – pradėkite nuo teisininkų patvirtintų PDF.
• Laikykite lauko pavadinimus trumpus – palengvina analizę ir audito skaitomumą.
• Naudokite sąlyginę logiką – klauskite tik būtinų duomenų.
• Įgalinkite e‑parašą – užtikrina teisinį įsipareigojimą.
• Nustatykite nuorodų galiojimo laiką – apsaugokite nuo pasenusių pateikimų.
• Atlikite pilotinį projektą su nedidele klientų grupe prieš išleidimą plačiai.
• Nustatykite duomenų išsaugojimo politiką – konfigūruokite automatizuotą trynimą Formize.

9. Dažnai užduodami klausimai

K1: Ar Formize palaiko daugiakalbes formas?
A: Taip. Galite pridėti lokalizuotų laukų etiketes ir naudoti kalbos perjungimo elementą, kad vartotojai galėtų perjungti tarp versijų.

K2: Ar galiu įterpti formą tiesiai į savo svetainę?
A: Pagrindinis pristatymas vyksta per hostinę nuorodą, tačiau formą galima įdėti į iframe, jei jūsų turinio saugumo politika (CSP) tai leidžia.

K3: Kaip e‑parašas atitinka eIDAS / ESIGN reikalavimus?
A: Formize naudoja sertifikatu pagrįstą parašo fiksavimą, kuris atitinka tiek ES eIDAS, tiek JAV ESIGN standartus, jei įjungiate „Išplėstinį parašą“ parinktį.

K4: Kas nutinka, jei klientas praranda interneto ryšį užpildymo metu?
A: Formize automatiškai išsaugo pažangą lokaliai naršyklėje ir atkuria ją po ryšio atstatymo, išvengiant duomenų praradimo.

10. Apibendrinimas

KYC atitiktis neturi būti našta. Paverčiant statinius PDF į interaktyvias, saugias ir analizei paruoštas formas, Formize PDF formų redaktorius suteikia finansų įstaigoms galimybę:

• Pagreitinti registraciją – sutrumpinti dienų laiką iki valandų.
• Sumažinti rankinį darbą – pašalinti nuolatinį duomenų įvedimą.
• Patobulinti audito galimybes – išlaikyti nekeičiamos, išsamios sekimas.
• Pagerinti kliento patirtį – pateikti švarią, prekių ženklo atitinkančią skaitmeninę eigą.

Jei jūsų organizacija vis dar kovoja su el. pašto priedais ir popieriniais skenais, metas modernizuoti procesus. Įdiekite Formize KYC formą šiandien ir pradėkite matuoti poveikį atitikties, kaštų ir klientų pasitenkinimo rodikliais.

Taip pat peržiūrėti

• NIST Nacionalinė standartų ir technologijų institutas – Skaitmeninės tapatybės gairės (SP 800‑63)
• eIDAS reglamentas – Europos Komisija