Kelionės išlaidų patvirtinimo procesų supaprastinimas naudojant Formize PDF formų užpildiklį

Įmonių kelionės išlieka viena didžiausių išlaidų sričių daugeliui organizacijų. Remiantis 2024 m. Deloitte apklausą, iki 30 % kelionių išlaidų yra vėluojamos, netinkamai dokumentuotos arba prarandamos transportuojant. Tradicinis išlaidų valdymas remiasi popieriniais kvitais, el. pašto priedais ir rankiniu duomenų įvedimu į senus ERP sistemas – procesais, kurie yra linkę į klaidas, laiko intensyvūs ir dažnai neatitinka vidinių politikų.

Į šią situaciją ateina Formize PDF Form Filler (https://products.formize.com/pdf-filler), naršyklės pagrindu veikianti priemonė, leidžianti vartotojams užpildyti, pasirašyti ir pateikti bet kurį PDF išlaidų formą nepaliekant naršyklės. Integravus šį įrankį į esamas įmonės darbo eigas, finansų komandos gali pasiekti pilną automatizavimą, realaus laiko patikrinimus ir auditui paruoštą dokumentaciją.

Šiame straipsnyje sužinosite:

1. Tradicinių kelionės išlaidų patvirtinimo problematiką.
2. Kaip Formize PDF Form Filler sprendžia kiekvieną problemą.
3. Išsamų įgyvendinimo planą su „mermaid“ darbo srauto diagrama.
4. Svarbiausius veiklos rodiklius (KPI), skatinančius sėkmę.
5. Patarimus, kaip išplėsti sprendimą visų pasaulinių padalinių mastu.

1. Pagrindinės problemos tradicinėje kelionės išlaidų apdorojimo praktikoje

2. Kodėl Formize PDF Form Filler yra revoliucinis sprendimas

2.1 Naršyklėje veikiantis užpildymas ir pasirašymas

Vartotojai atidaro standartinį įmonės kelionės išlaidų PDF, įveda duomenis tiesiai ir prideda elektroninį parašą – nieko nesikrauna iš kompiuterio. Baigtas PDF saugomas saugiame debesijos konteineryje, pasiruošus tolesniam apdorojimui.

2.2 Realaus laiko duomenų tikrinimas

Formize leidžia įterpti sąlyginius loginius (pvz., „Jei bendra suma viršija 2 000 $, reikalingas vadovo patvirtinimas“). Patikrinimo taisyklės aktyvuojamos iš karto, kai darbuotojas užpildo formą, neleidžiant nepilnų arba nesuderinamų įrašų.

2.3 Sklandus susiejimas su esamu ERP

Baigti PDF gali būti automatiškai siunčiami į ERP per el. paštą arba web‑hook. Kadangi PDF lieka nepakitęs, ERP gali iš jo išgauti laukus naudodamas savo OCR modulį arba paprastą importo skriptą.

2.4 Pilnas audito takelis

Kiekvienas veiksmas – lauko keitimas, parašo laikas, IP adresas – yra registruojamas. Audito žurnalas pridedamas prie PDF, atitinkantis SOX ir vidinių audito reikalavimus.

2.5 Daugiakalbė ir pasaulinė parama

Užpildiklis palaiko Unicode, todėl tinka daugiakultūriams komandoms. Įmonės gali talpinti regiono specifinius PDF šablonus, palaikydamos vieną valdymo konsolę.

3. Įgyvendinimo planas

Žemiau pateikiamas žingsnis po žingsnio metodas, kaip įdiegti Formize PDF Form Filler kelionės išlaidų valdymui organizacijoje iki 5 000 darbuotojų.

Žingsnis 1: PDF šablonų konsolidavimas

1. Surinkite visus egzistuojančius kelionės išlaidų PDF iš finansų, HR ir regioninių skyrių.
2. Standartizuokite laukų pavadinimus (pvz., ExpenseDate, Amount, Currency).
3. Įkelkite kiekvieną šabloną į Formize Šablonų biblioteką (https://products.formize.com/pdf-filler).

Žingsnis 2: Patikrinimo taisyklių apibrėžimas

Naudokite Formize vartotojo sąsają, kad pridėtumėte šias taisykles prie šablono. Klaidos rodomos tiesiai įvedimo metu.

Žingsnis 3: Patvirtinimo darbo srauto konfigūracija

Įprastas liniškas srautas:

1. Darbuotojas užpildo PDF → spustelėja Pateikti.
2. Automatinis el. laiškas su PDF siunčiamas tiesioginiam vadovui.
3. Jei kyla taisyklių pažeidimų, sistema pažymi ir nukreipia prie Finansų peržiūros.
4. Po vadovo patvirtinimo PDF automatiškai persiunčiamas į Finansų apdorojimo eilę.
5. Finansų skyrius įkelia PDF į ERP; sistema registruoja baigimo laiką.

Mermaid diagrama

  flowchart TD
    A["Darbuotojas užpildo PDF"] --> B["Mygtukas Pateikti"]
    B --> C["Vadovas gauna PDF"]
    C -->|Politika tvarkinga| D["Finansų peržiūrėtojas gauna PDF"]
    C -->|Politikos pažeidimas| E["Finansų peržiūrėtojas gauna pažymėtą PDF"]
    D --> F["ERP importas"]
    E --> F
    F --> G["Išmokėjimas"]
    G --> H["Audito žurnalas sukurtas"]

Žingsnis 4: Pilotinis projektas su viena verslo dalimi

• Pasirinkite departamentą (pvz., Pardavimai).
• Įtraukite 50 vartotojų, suteikite trumpą video mokymą.
• Surinkite pradinio KPI duomenis 30 dienų (vidutinis apdorojimo laikas, klaidų lygis).

Žingsnis 5: Pilnas įdiegimas ir nuolatinis tobulinimas

• Plėskite visoms unitoms 2‑sav. pakopomis.
• Naudokite Formize analizės skydelį stebėti atitikties pažeidimus ir apdorojimo laikus.
• Kiekvieną ketvirtį atnaujinkite patikrinimo taisykles pagal politikos pasikeitimus.

4. Sėkmės matavimas

Finansų vadovai paprastai praneša apie iki 70 % apdorojimo išlaidų sumažėjimą ir 5‑kartinį greitesnį auditų atsakymą po Formize PDF Form Filler įdiegimo.

5. Patarimai plėtrai pasauliniu mastu

1. Lokalizuoti šablonus – Laikykite pagrindinį šabloną ir jo kopijas regionams, koreguodami valiutą ir mokesčių laukus.
2. Vienas prisijungimas (SSO) – Integruokite su Azure AD arba Okta, kad supaprastintumėte vartotojų valdymą.
3. Duomenų rezidencija – Pasirinkite Formize duomenų centrus, kurie atitinka vietos duomenų apsaugos įstatymus (pvz., GDPR ES).
4. Kalbos paketai – Pasinaudokite Unicode palaikymu, kad laukų etiketės būtų vietine kalba.
5. Periodiniai mokymai – Kurkite 2‑minučių mikro mokymų vaizdo įrašus kiekvienam regionui, kad primintumėte politikos pokyčius.

6. Realus pavyzdys: „TechCo“ kelionės išlaidų transformacija

Kontekstas – „TechCo“, 3 200 darbuotojų programinės įrangos įmonė, apdorodavo apie 5 000 kelionės prašymų per mėnesį. Tradicinis procesas truko 6,8 dienos nuo pateikimo iki išmokėjimo, o klaidų lygis buvo 10 %.

Įgyvendinimas – Pasirinko Formize PDF Form Filler, perkelė tris senus PDF šablonus ir nustatė taisyklėmis pagrįstą maršrutizavimą į regioninius finansų padalinius.

Rezultatai (po 90 dienų)

• Vidutinis patvirtinimo laikas sumažėjo iki 1,4 dienos.
• Klaidų procentas nukrito iki 1,3 %.
• Finansų darbuotojų valandos sutaupyta: ≈ 420 val. per mėnesį.
• Audito ištraukimo laikas sumažėjo nuo 3 valandų iki 10 minučių.

CFO citata: „Formize suteikė mums vieningą faktų šaltinį visiems kvitiams. Realus tikrinimas sustabdė politikos pažeidimus dar prieš juos įvykstant, o audito takelis suteikė pasitikėjimą SOX peržiūrų metu.“

7. Saugumo ir atitikties svarstymai

• TLS 1.3 šifravimas visam duomenų perdavimui.
• AES‑256 šifravimas saugant PDF debesyje.
• Rolės pagrindu paremtas prieigos valdymas (RBAC), ribojantis, kas gali peržiūrėti, redaguoti ar patvirtinti išlaidų PDF.
• Saugojimo politikos – Automatinis PDF archyvavimas po 7 metų, atitinkant IRS ir įmonės įrašų reikalavimus.

8. Pradėkite šiandien

1. Apsilankykite Formize PDF Form Filler produkto puslapyje: https://products.formize.com/pdf-filler
2. Paprašykite nemokamo 30‑dienės bandomojo laiko ir įkelkite pirmąjį kelionės išlaidų šabloną.
3. Sekite integruotą sąrankos vedlį, kad nustatytumėte patikrinimo taisykles ir patvirtinimo maršrutus.
4. Pakvieskite finansų komandą prisijungti prie skydelio ir pradėkite apdoroti pirmąją kvitų seriją.

Su minimaliomis konfigūracijomis patirsite akivaizdų greičio, tikslumo ir atitikties pagerėjimą.

Susiję šaltiniai

• IRS leidinys 463 – Kelionės, dovanų ir automobilio išlaidos