Formize ile Uzaktan Akademik Hakem Değerlendirme İş Akışlarını Hızlandırma

Geleneksel akademik hakem döngüsü uzun süresi, idari sürtünmeleri ve zaman zaman gizlilik kaybı ile ünlüdür. Editörler e‑posta dizilerini, PDF notlarını ve elektronik tabloları yönetirken, hakemler tutarsız gönderim formatları ve manuel hatırlatmalarla boğuşur. Araştırmanın hızlı bir şekilde yayılması gerektiği bir dünyada – özellikle sağlık, iklim bilimi ve yapay zeka gibi hızlı hareket eden alanlarda – bu darboğazlar çalışmanın geçerliliğini azaltabilir ve tüm paydaşları hayal kırıklığına uğratabilir.

Formize, formlar ve belgeler oluşturma, doldurma, düzenleme ve paylaşma için bulut‑yerel bir platform olarak, bölünmüş e‑posta alışverişlerini tek bir denetlenebilir dijital iş akışıyla değiştirir. Formize’ın Web Formları, Çevrimiçi PDF Formları, PDF Form Doldurucu ve PDF Form Editörü özelliklerinden yararlanarak, yayıncılar, üniversite baskı evleri ve araştırma toplulukları döngü sürelerini %50’ye kadar azaltabilir ve veri güvenliği ile uyumluluğu güçlendirebilir.

1. Geleneksel Hakem Sürecindeki Temel Zorluklar

Bu sıkıntıların her biri Formize içinde bir özellik setine karşılık gelir.

2. Formize Hakem Değerlendirmesini Nasıl Dönüştürüyor

2.1 Web Formlarıyla Birleştirilmiş El Yazması Alımı

Bir Web Formu, el yazması gönderim portalı olarak yapılandırıldığında zorunlu alanları (başlık, özet, yazar listesi, ORCID kimlikleri) zorunlu kılar ve dosya türlerini (PDF, DOCX, LaTeX zip) otomatik olarak doğrular. Koşullu mantık, sadece ilgili olduğunda yazarları ek materyal yüklemeye yönlendirerek gereksiz kalabalığı ortadan kaldırır.

Temel faydalar

• Standart veri yakalama alt‑dönüşümü ortadan kaldırır.
• Gerçek zamanlı doğrulama eksik gönderimleri engeller.
• Yerleşik analizler disiplin, ülke veya fon kaynağına göre gönderim hacmini gösterir.

2.2 Güvenli Hakem Daveti ve Onayı

Editör bir hakem seçtiğinde, bir PDF Form Doldurucu kişiselleştirilmiş davetiye oluşturur ve benzersiz, zaman sınırlı bir erişim belirteci ekler. Davetiye PDF’si, hakemlerin gizlilik yükümlülüklerini onaylamalarını sağlayan bir onay kutusu içerir ve sistemde anında kaydedilir.

Temel faydalar

• Tek tıkla güvenli dağıtım e‑posta veya güvenli link üzerinden.
• Denetim izi davetiyenin ne zaman açıldığını ve onayın ne zaman verildiğini kaydeder.
• Manuel PDF yok – doldurucu hakem adı, el yazması başlığı ve son teslim tarihini otomatik doldurur.

2.3 Çevrimiçi PDF Formlarıyla Gizli Değerlendirme Toplama

Hakemler, el yazmasını (salt okunur gömülü nesne) ve yapılandırılmış bir değerlendirme anketini (puan, yorum, çıkar çatışması beyanı) içeren doldurulabilir bir PDF alır. Çevrimiçi PDF Form kütüphanesi, COPE yönergeleriyle uyumlu ön‑onaylı şablonlar barındırır.

Temel faydalar

• Orijinal el yazmasının biçimini korur ve anotasyon imkanı tanır.
• Gizliliği sağlar: hakemler, izin olmadan alttaki PDF’yi dışarı aktaramaz.
• Puan ve yorumlar otomatik olarak merkezi bir veritabanına toplanır.

2.4 PDF Form Editörüyle Editöryal Karar Kaydı

İnceleme turundan sonra editörler aynı PDF şablonunu açar, artık hakem puanlarıyla doludur ve bir karar alanı (Kabul, Küçük Revizyon, Büyük Revizyon, Reddet) ekler. PDF Form Editörü, editörlerin dijital imza eklemesini, formu kilitlemesini ve resmi karar kaydı olarak arşivlemesini sağlar.

Temel faydalar

• Tek gerçek kaynak el yazması durumu için.
• Dijital imza uyumu e‑imza düzenlemeleri (eIDAS, ESIGN) ile uyumludur.
• Sürüm kontrolü sadece en son kararın aktif olmasını sağlar.

2.5 Uçtan Uca Raporlama ve Dışa Aktarım

Formize’ın yerleşik analiz panosu şunları üretebilir:

• Çevrim süresi ısı haritaları.
• Hakem performans puanları (hız, titizlik).
• Fon sağlayıcılar için uyumluluk raporları.

Tüm raporlar dış denetim için CSV veya PDF olarak dışa aktarılır.

3. Uçtan Uca İş Akışı Diyagramı

  flowchart LR
    A["Yazar El Yazmasını Gönderir"] --> B["Web Form Doğrulaması"]
    B --> C["El Yazması Depoya Kaydedilir"]
    C --> D["Editör Hakem Atar"]
    D --> E["PDF Doldurucu Davetiye Oluşturur"]
    E --> F["Hakem Güvenli PDF’yi Alır"]
    F --> G["Hakem Çevrimiçi PDF Formu Doldurur"]
    G --> H["Yanıtlar Veritabanına Toplanır"]
    H --> I["Editör Puan ve Yorumları İnceler"]
    I --> J["PDF Editör Kararı Tamamlar"]
    J --> K["Karar Arşivlenir ve Bildirilir"]
    K --> L["Analitik Panel Güncellenir"]
    L --> M["Paydaşlar İçin Dışa Aktarılabilir Raporlar"]

4. Ayrıntılı Adım‑Adım Uygulama

Adım 1: Gönderim Web Formunu Oluşturun

İpucu: reCAPTCHA etkinleştirerek spam gönderimlerini engelleyin.

Adım 2: Hakem Davetiye Şablonunu Oluşturun

1. PDF Form Doldurucuyu açın.
2. Temel davetiye PDF’sini yükleyin.
3. Birleştirme alanlarını ekleyin: {{ReviewerName}}, {{ManuscriptTitle}}, {{Deadline}}, {{AccessToken}}.
4. “Gizliliği korumayı kabul ediyorum” adlı bir onay kutusu ekleyin.
5. Şablonu Reviewer Invitation v1 adıyla kaydedin.

Adım 3: Değerlendirme Anketini Tasarlayın

PDF Form Editörü kullanarak:

• Salt okunur gömülü el yazması ön izlemesi ekleyin.
• Özgünlük, metodoloji, etki için 1‑5 ölçekli puanlamalar ekleyin.
• “Büyük Yorumlar” ve “Küçük Yorumlar” için geniş metin alanları ekleyin.
• Çıkar çatışması açılır menüsü ekleyin.
• Otomatik kaydet özelliğini her alan değişikliğinde etkinleştirin.

Adım 4: Editöryal Karar Formunu Kurun

Değerlendirme Anketi şablonunu kopyalayın, ardından:

• Karar radyo grubunu ekleyin (Kabul, Küçük Revizyon, Büyük Revizyon, Reddet).
• Editör için bir elektronik imza alanı ekleyin.
• Tüm hakem alanlarını salt okunur kilitleyin.

Adım 5: Webhook’larla Bildirimleri Otomatikleştirin

Formize’ı, aşağıdaki durumlarda derginin editöryal yönetim sistemine webhook gönderecek şekilde yapılandırın:

• Yeni bir gönderim “Tamamlandı” durumuna ulaştığında.
• Tüm hakem PDF’leri gönderildiğinde.
• Editöryal karar imzalandığında.

Webhook yükü, el yazması kimliği ve PDF URL’lerini içeren bir JSON nesnesi içerir; bu sayede Editorial Manager veya OJS gibi mevcut sistemlerle sorunsuz entegrasyon sağlanır.

Adım 6: Analitik ve Raporlamayı Etkinleştirin

Formize panosunda:

• Disipline göre ortalama inceleme süresi için gerçek zamanlı grafikler aktiv edin.
• Gizlilik onaylarını listeleyen aylık uyumluluk raporu oluşturun.
• Veriyi Power BI veya Tableau’ya aktararak daha derin içgörüler elde edin.

5. Somut Fayda Analizi

Bu sayılar, orta ölçekli bir üniversite baskı evinde (yılda 10.000 gönderim) gerçekleştirilen altı aylık bir pilot çalışmadan elde edilmiştir.

6. Güvenlik, Uyumluluk ve Erişilebilirlik

• Uçtan uca Şifreleme: Tüm PDF’ler dinlenirken (AES‑256) ve TLS 1.3 üzerinden iletilirken şifrelenir.
• Rol‑Bazlı Erişim Kontrolü (RBAC): Editörler, hakemler ve yazarlar yalnızca ihtiyaç duydukları izinlere sahiptir.
• GDPR ve HIPAA Hazır: Formize, onayları loglar ve veri sahibi erişim talebi (DSAR) iş akışı sunar.
• WCAG 2.1 AA: Web Formları tamamen klavye‑navigasyonlu ve ekran okuyucu uyumludur.

7. Entegrasyon Ekosistemi

Formize, bir REST API ve Zapier bağlayıcıları sunduğu için, intihal kontrol araçları, AI‑tabanlı dil editörleri gibi özel araçlarla entegrasyon oldukça basittir.

8. Gerçek Dünya Örneği: Açık İklim Bilimi Dergisi

Arka plan: Dergi yılda ~2.500 gönderim alıyor ve ortalama inceleme döngüsü 48 gündür.

Uygulama: Formize’ı el yazması alımı, hakem davetiyeleri ve karar kaydı için benimsedi. Mevcut OJS sistemi webhook ile entegre edildi.

4 ay sonrası sonuçlar:

• Süre azaldı 26 güne (%45 iyileşme).
• Hakem uyumu %96’ya yükseldi (otomatik hatırlatmalar sayesinde).
• Editöryal iş yükü haftada ~12 saat azaldı (artık hakem yorumlarını kopyala‑yapıştır yapmak gerekmiyor).

Editörler, denetim‑hazır PDF karar paketini fon sağlayıcı raporlaması için büyük bir avantaj olarak vurguladı.

9. Sürdürülebilir Benimseme İçin En İyi Uygulamalar

1. Minimum Yaşanabilir Formla Başlayın – Önce gönderim Web Formunu devreye alın; yazar geri bildirimlerine göre iyileştirin.
2. Şablon Versiyonlamasını Koruyun – Denetçiler için bir değişiklik günlüğü tutun.
3. Hatırlatmaları Otomatikleştirin – Formize’ın koşullu mantığını 7 ve 14 gün sonra hatırlatma e‑postaları tetiklemek için kullanın.
4. Hakemleri Eğitin – PDF anketini doldurmaları için kısa bir video rehberi sağlayın.
5. Analitikleri Düzenli İnceleyin – Performans ölçütlerine göre hakem havuzunu yeniden yapılandırın.

10. Formize ile Hakem Değerlendirmesinin Geleceği

• AI‑Destekli Triage: Doğal dil işleme entegrasyonu, insan atamasına geçmeden belirli kalite eşiklerini karşılayan el yazmalarını işaretler.
• Açık Hakem Değerlendirmesi: Anonimleştirilmiş hakem PDF’lerini makaleyle birlikte yayımlayarak orijinal Formize kayıtları korunur.
• Blockchain Zaman Damgası: Her karar PDF’sinin karma (hash) değeri herkese açık bir deftere kaydedilerek değişmez kanıt sağlanır.

Formize’ın modüler mimarisi, mevcut iş akışını yeniden inşa etmeden bu yenilikleri benimsemeyi mümkün kılar.

Sonuç

Akademik hakem değerlendirmesi yavaş, manuel bir labirent olmak zorunda değil. Gönderim alımını, hakem davetini, gizli geri bildirimi ve editöryal kararı tek, güvenli ve analiz‑odaklı bir platformda birleştirerek, Formize dergilere bilgi yayımını hızlandırma, bütünlüğü ve uyumluluğu koruma imkanı sunar. Sonuç, araştırmacıların, fon sağlayıcıların ve okuyucuların beklentilerini karşılayan daha hızlı ve şeffaf bir yayın sürecidir.