Formize Web Forms ile Akademik Konferans Makale Gönderimlerini Otomatikleştirme

TL;DR: Formize Web Forms kullanarak koşullu mantık, gerçek‑zamanlı analiz ve güvenli veri yönetimiyle eksiksiz bir konferans makale gönderim ve inceleme sistemi oluşturma adım‑adım rehberi.

Neden Akademik Konferanslar Otomasyona İhtiyac duyuyor

Akademik konferanslar bilimsel iletişimin can damarıdır, ancak makale gönderimi, hakem atama ve karar dağıtımı süreçleri hâlâ büyük ölçüde manuel çaba gerektirir:

Bu verimsizlikler yönetim iş yükünü %30‑40 artırabilir ve inceleme döngüsünü haftalarca uzatabilir. Tüm pipeline’ı yapılandırılabilir bir bulut‑tabanlı form oluşturucuya taşıyarak organizatörler işlem süresini yarıya indirebilir ve GDPR ve FERPA gibi veri‑gizlilik düzenlemelerine uyumu sürdürebilir.

Modern Bir Gönderim Sistemi için Temel Gereksinimler

Formize uygulamasına geçmeden önce, çoğu konferansın ortak olarak paylaştığı işlevsel ve işlevsel‑dışı gereksinimleri özetleyelim:

1. Dinamik Gönderim Formları – Yazar bilgileri, özet, anahtar kelimeler, dosya yüklemeleri ve isteğe bağlı ek materyaller.
2. Koşullu Mantık – İzleme seçimine ya da makale türüne (ör. poster vs. tam makale) göre ekstra alanların gösterilmesi.
3. Rol Tabanlı Erişim – Yazarlar, hakemler, program başkanları ve dış denetçiler arasında ayrım.
4. Otomatik Hakem Eşleştirme – Anahtar kelime eşleşmesi ya da önceden tanımlı uzmanlık etiketleri.
5. Gerçek Zamanlı Analitik – Gönderi sayısı, kabul oranı ve coğrafi dağılım için kontrol paneli.
6. Güvenli Depolama – Yüklenen PDF’ler ve kişisel veriler için uçtan‑uca şifreleme.
7. E-posta Otomasyonu – Onay, hakem davetleri ve karar bildirimleri.
8. Dışa Aktarılabilirlik – CSV/JSON dışa aktarımı, sonraki işlemler (ör. DOI kaydı) için.

Bu tüm yetenekler Formize Web Forms içinde yer alır ve konferans iş akışı için ideal bir temel oluşturur.

Adım Adım Oluşturma Rehberi

1. Gönderim Formunu Tasarlayın

Formize Web Forms üzerinden “Conference 2026 – Paper Submission” başlıklı yeni bir form oluşturun. Sürükle‑bırak oluşturucuyu kullanarak aşağıdaki bölümleri ekleyin:

İpucu: “Gönderimleri Otomatik Numaralandır” seçeneğini etkinleştirerek CONF2026‑00123 gibi benzersiz bir kimlik oluşturun. Bu kimlik, ileride hakem eşleştirmeleri için birincil anahtar olur.

2. Koşullu Mantığı Yapılandırın

Formize’in kural motoru, önceki cevaplara göre alanları gizleyip gösterebilir. Örneğin:

  flowchart TD
    A[Select Track] -->|Poster| B[Show “Poster Size”]
    A -->|Full Paper| C[Hide “Poster Size”]
    A -->|Workshop| D[Show “Workshop Duration”]

Oluşturucuda:

• Kural ekleyin: Eğer Konu Alanı = “Poster” ise “Poster Boyutu” alanını göster.
• Başka bir kural ekleyin: Eğer Konu Alanı = “Full Paper” ise “Poster Boyutu” alanını gizle.

3. Rol Tabanlı İzinleri Ayarlayın

Formize içinde dört Kullanıcı Rolü oluşturun:

Erişim Kontrolü sekmesinden bu rolleri atayın. Gelişmiş eşleştirme algoritmaları için API token‑ı (sadece dahili kullanım) alıp dış sistemlerle entegre edebilirsiniz.

4. Hakem Eşleştirmeyi Otomatikleştirin

Formize makine öğrenmesi çalıştırmasa da anahtar kelime eşleşmesi yapabilir. İş akışı:

1. “Hakem Uzmanlıkları” adlı ayrı bir Formize formu oluşturun; hakemler en çok 5 anahtar kelimeyi girer.
2. Bu veriyi geceleyin CSV olarak dışa aktarın.
3. Basit bir Node.js betiği (veya serverless fonksiyon) ile makale anahtar kelimeleri ile hakem uzmanlıkları arasında eşleşme puanı hesaplayın.
4. Eşleşmeleri Webhooks aracılığıyla geri göndererek gizli “Atanan Hakem” alanını güncelleyin.

Webhook yükü:

{
  "submission_id": "CONF2026-00456",
  "assigned_reviewer_email": "dr.smith@university.edu"
}

Formize, bu veriyi alıp hakem daveti e‑postasını otomatik olarak gönderir (bir sonraki bölümde).

5. E-posta Otomasyonu

Form Settings → Email Notifications altında üç e‑posta şablonu tanımlayın:

1. Gönderi Onayı – Yazarların gönderi kimliğiyle birlikte gönderilir.
2. Hakem Daveti – Hakemlere güvenli bir inceleme formu bağlantısı gönderilir.
3. Karar Bildirimi – Program Başkanı kararları yayınladığında gönderilir.

Şablonlarda mustache değişkenleri kullanılabilir: {{submission_id}}, {{paper_title}}, {{decision}} vb.

6. Gerçek Zamanlı Analitik Kontrol Paneli

Formize, Live Dashboard widget’ı sayesinde özel bir yönetim portalına gömülebilir. Ekleyebileceğiniz grafikler:

• Konu Alanına Göre Gönderi Sayısı (çubuk grafik)
• Coğrafi Dağılım (dünya haritası)
• Zaman İçinde Kabul Oranı (çizgi grafik)

Panel, yeni formlar geldikçe anlık olarak güncellenir; bu da program komitesinin trendleri izlemesini ve kapasite ayarlamaları yapmasını sağlar.

7. Güvenli Veri İşleme

Aşağıdaki güvenlik seçeneklerini etkinleştirin:

• TLS 1.3 – Tüm veri aktarımı için.
• AES‑256 Şifreleme – Depolanan PDF’ler için.
• İki Aşamalı Kimlik Doğrulama – Tüm hakem ve başkan hesapları için.
• Veri Saklama Politikası – Konferanstan 12 ay sonra gönderileri otomatik sil.

8. Dışa Aktarma ve Arşivleme

Konferans bittiğinde Form Settings → Export menüsünden şu alanları içeren bir CSV indirin:

• Gönderi ID’si
• Yazar isimleri & e‑postaları
• Hakem puanları
• Son karar

Bu dosya, DOI kaydı ya da kurumsal raporlama gibi dış sistemlere beslenebilir.

Tam İş Akışı Diyagramı

  flowchart LR
    A[Author Submits Paper] --> B{Formize Validates}
    B -->|Valid| C[Store PDF & Metadata]
    B -->|Invalid| D[Error Prompt]
    C --> E[Trigger Webhook → Matching Service]
    E --> F[Assign Reviewer(s)]
    F --> G[Send Review Invitations]
    G --> H[Reviewer Submits Scores]
    H --> I[Program Chair Reviews Scores]
    I --> J[Decision Email Sent]
    J --> K[Archive & Export]
    style A fill:#e3f2fd,stroke:#2196f3,stroke-width:2px
    style K fill:#c8e6c9,stroke:#4caf50,stroke-width:2px

Faydaların Özeti

Bu kazanımlar yazar memnuniyetini artırır, operasyonel maliyetleri düşürür ve düzenleyici kurumlar nezdinde itibarı yükseltir.

En İyi Uygulamalar ve İpuçları

1. Katı Son Tarih Belirleyin – Formize’in Countdown Timer özelliğiyle son tarih sonrası gönderimleri kilitleyin.
2. Çift Kör İncelemeyi Etkinleştirin – PDF’den yazar meta verilerini kaldıran bir serverless fonksiyonla hakemlere sadece içeriği gönderin.
3. QR Kodları Kullanın – Onay e‑postasına, gönderi durum sayfasına yönlendiren bir QR kod ekleyin.
4. E‑posta Teslimatını Test Edin – Sandbox ortamı (Mailtrap vb.) ile davet e‑postalarının gelen kutusunda göründüğünden emin olun.
5. Düzenli Yedekleme – Formize veritabanını gecelik olarak güvenli bir bulut bucket’a yedekleyin.

Gelecekteki Geliştirmeler

• AI‑Destekli Hakem Eşleştirme – OpenAI embedding’leriyle makale özetleri ile hakem uzmanlıkları arasındaki semantik eşleşmeyi iyileştirin.
• Canlı Sohbet Desteği – Yazarların dosya yükleme sorunları için bir anlık yardım widget’ı ekleyin.
• Blockchain Kanıtı – Gönderilen PDF’lerin değişmez hash’lerini halka açık bir ledger’da saklayarak veri bütünlüğünü kanıtlayın.

Sonuç

Formize Web Forms sayesinde konferans organizatörleri hatalı elektronik tablolara ve e‑posta zincirlerine veda eder; tek bir, güvenli, analiz‑zengin platforma geçiş yaparlar. Sonuç, daha hızlı inceleme döngüsü, azalan yönetim yükü ve hem yazarlar hem hakemler hem de program başkanları için sorunsuz bir deneyimdir.

Bir sonraki konferansınızı modernleştirmeye hazır mısınız? Özel gönderim portalınızı bugün yaratın ve otomatik akademik iş akışının gücünü keşfedin.

İlgili Bağlantılar

• IEEE Conference Publishing Services – Yazar Kılavuzları
• OpenReview – Açık Kaynak Hakem Platformu
• ORCID – Araştırmacılar için Kalıcı Dijital Tanımlayıcı
• GDPR Uyumluluk Kontrol Listesi – Çevrimiçi Formlar