Formize ile İş Belgelerinde Uyumluluk Kontrollerinin Otomasyonu

Düzenlenmiş sektörlerde, tek bir uyumsuz formun maliyeti para cezalarına, dava riskine ve itibar kaybına kadar hızla çıkabilir. Şirketler genellikle manuel incelemelere veya kapsamlı eğitim ve maliyetli entegrasyonlar gerektiren büyük ölçekli kurumsal çözümlere güvenir. Formize, güçlü bir form oluşturucu, doldurulabilir PDF şablonları kütüphanesi ve tarayıcı‑tabanlı bir PDF düzenleyiciyi tek, sezgisel bir arayüz altında birleştiren hafif, bulut‑yerel bir alternatif sunar.

Bu kılavuz, bu dört temel ürünü hizmet‑olarak‑uyumluluk iş akışına dönüştürmeyi gösterir:

• Veri giriş noktasında doğrulama yapar,
• Düzenlemeler tarafından talep edilen koşullu mantığı uygular,
• Değiştirilemez denetim izlerini toplar,
• ve belgeleri elektronik imza ve nihai arşivleme için yönlendirir.

Yaklaşım platform bağımsızdır; Formize formları intranet’lere, SharePoint sitelerine veya özel portal​lara gömebilir ve bir departman pilotundan kurumsal çapta dağıtıma kod yeniden yazmadan ölçeklendirebilirsiniz.

1. Uyumluluk Manzarasını Anlamak

Teknik kurulumla ilgilenmeden önce, iş belgeleri için tipik uyumluluk kontrol noktalarını haritalamak faydalıdır:

Formize, bu yeteneklerin birçoğunu kutudan çıkınca sunar. Önemli olan, bunları yinelemeli bir akışa dönüştürmektir.

2. Düzenleyici‑Farkındalıklı Bir Web Formu Oluşturma

2.1 Form İskeletini Oluşturma

1. Formize → Web Forms bölümüne giriş yapın.
2. New Form → Blank Canvas (Yeni Form → Boş Tuval) seçeneğine tıklayın.
3. Aşağıdaki alanları sürükle‑bırak yöntemiyle ekleyin (koşullu mantık için sıralama önemlidir):
   • Metin alanı – “Şirket Adı”
   • Sayı alanı – “Yıllık Gelir”
   • Açılır menü – “Sektör” (seçenekler: Üretim, Hizmet, Teknoloji, Sağlık)
   • Dosya yükleme – “Destekleyici Belgeler”
   • İmza bloğu – “Yetkili İmzalayan”

2.2 Veri Doğrulamasını Zorlamak

Her alanı seçin ve Validation (Doğrulama) sekmesini açın:

• Şirket Adı – minimum uzunluk 3, maksimum 120 karakter.
• Yıllık Gelir – sadece sayısal, minimum 0, maksimum 100 000 000.
• Sektör – zorunlu; özel hata mesajı ekleyin: “Lütfen bir sektör seçin”.

2.3 Düzenleyici Bölümler İçin Koşullu Mantık Eklemek

Formize’ın Logic Builder (Mantık Oluşturucu) özelliği, önceki cevaplara göre bölümleri gösterip gizlemenizi sağlar.

1. “Yüksek‑Gelir Ekleri” adlı bir Section (Bölüm) ekleyin.
2. Visibility Rules (Görünürlük Kuralları) altında şunu ayarlayın:
   • Eğer “Yıllık Gelir” > 5,000,000 ise → Show Section (Bölümü Göster).
3. Bölüm içine “Finansal Tablolar (PDF)” adlı bir File Upload (Dosya Yükleme) alanı yerleştirin.

Bu, önceki tabloda yer alan “Düzenleyici Mantık” kontrol noktasını yansıtır.

2.4 Gerçek‑Zamanlı Yanıt Analitiği

Form panosunda Live Analytics (Canlı Analitik) seçeneğini etkinleştirin. Formize, her gönderimin JSON kaydını tutar ve yerleşik bir grafikle şu verileri sunar:

• Gelir dağılımı,
• Sektör dağılımı,
• Günlük gönderim hacmi.

Bu metrikler, sürekli izleme gerektiğinde uyumluluk ekipleri için hayati öneme sahiptir.

3. Standart Şablonlar İçin Çevrimiçi PDF Formlarını Kullanma

Birçok düzenleyici kurum, tam PDF düzenleri (ör. IRS Form 990, GDPR Veri‑İşleme Sözleşmeleri) zorunlu kılar. Formize’ın Online PDF Forms (Çevrimiçi PDF Formları) kataloğu, bu belgelerin önceden doğrulanmış doldurulabilir sürümlerini içerir.

3.1 Bir Şablon Seçmek

Formize → Online PDF Forms (Çevrimiçi PDF Formları) bölümüne gidin ve “IRS 990” araması yapın. Use Template (Şablonu Kullan) düğmesine tıklayın.

3.2 Web Formu Verilerini PDF Alanlarına Eşleme

Formize, bir Data Mapping (Veri Eşleme) profili oluşturmanıza izin verir:

1. PDF görüntüleyicide Map Fields (Alanları Eşle) seçeneğine tıklayın.
2. Web formundaki “Şirket Adı” alanını PDF’deki “Taxpayer Name” (Vergi Mükellefi Adı) alanına sürükleyin.
3. “Yıllık Gelir” → “Total Revenue” (Toplam Gelir) eşlemesini yapın.
4. Eşleme profilini “IRS‑990‑Mapping” adıyla kaydedin.

Kullanıcı web formunu gönderdiğinde Formize, bu haritaya göre otomatik olarak doldurulmuş bir PDF oluşturur.

3.3 PDF‑Özel Doğrulama Zorlamak

PDF alanları giriş maskeleri ve zorunlu işaretleri alabilir. Şablonun PDF düzenleyicisinde şunları ayarlayın:

• “Taxpayer EIN” alanı tam 9 sayısal karakter kabul etsin.
• “Signature” (İmza) alanını PDF’nin tamamlanabilmesi için required (zorunlu) olarak işaretleyin.

4. Doldur‑Ve‑İmzala Sürecinin Otomasyonu

PDF Form Filler (PDF Form Doldurucu) ve PDF Form Editor (PDF Form Düzenleyici) kombinasyonu, oluşturulan PDF’yi yasal olarak bağlayıcı bir belgeye dönüştürür.

4.1 PDF’nin Otomatik Doldurulması

Web formunuzda Form Submission Action (Form Gönderim Eylemi) yapılandırın:

• Action: Generate PDF (PDF Oluştur)
• Template: “IRS‑990‑Template”
• Mapping: “IRS‑990‑Mapping”
• Output Format: PDF/A (arşiv uyumlu format)

4.2 Tarayıcı Üzerinden İmzalar Eklemek

1. PDF oluşturulduktan sonra bir Signature Request (İmza Talebi) eylemi tetikleyin.
2. Signer Role (İmzalayan Rolü) seçin: “Authorized Signer” (Yetkili İmzalayan).
3. Tekil bir imzalama linki içeren bir e‑posta şablonu sağlayın.

İmzalayan, güvenli URL’yi alır, PDF’yi PDF Form Filler içinde açar ve tek bir tıkla dijital imza ekler. Formize şu verileri kaydeder:

• IP adresi,
• Zaman damgası,
• Kullanıcı aracısı,
• İmza karması (hash).

Tüm bu bilgiler, Audit Trail (Denetim İzleri) sekmesinden erişilebilen değiştirilemez bir günlüğe kaydedilir.

4.3 Arşivleme ve Geri Alma

Post‑Signature Action (İmza Sonrası Eylem) olarak şunu ayarlayın:

• İmzalanmış PDF, Formize Cloud Storage içinde “Compliance/IRS/2025” klasörüne kaydedilsin.
• Retention Policy (Saklama Politikası) 7 yıl olarak belirlensin (dosya otomatik olarak PDF/A‑2b’ye dönüştürülür ve düzenlemeler kilitlenir).

Otomatik olarak bir arama indeksi oluşturulur; uyumluluk memurları belgeyi şirket adı, tarih veya imzalayan üzerinden kolayca bulabilir.

5. Otomasyon Kurallarıyla Uç‑Uca İş Akışı Oluşturma

Formize’ın Automation Engine (Otomasyon Motoru) (Zapier benzeri) kod yazmadan eylemleri zincirlemenizi sağlar.

5.1 Örnek Otomasyon Akışı

1. Trigger – “Yıllık Gelir > $5M” formunda yeni gönderim.
2. Condition – Sektör “Finansal Hizmetler” eşit.
3. Action A – Eşlenmiş şablonla PDF oluştur.
4. Action B – PDF ön izleme ile “Compliance@company.com” adresine bildirim gönder.
5. Action C – İç CRM’e (Webhook aracılığıyla) kayıt oluştur.
6. Action D – 48 saat içinde imza gelmezse hatırlatma planla.

5.2 Mermaid ile Akışı Görselleştirme

  flowchart TD
    A["Yeni Form Gönderimi"] --> B{"Gelir > 5M?"}
    B -- Evet --> C["Sektörü Kontrol Et"]
    C -- "Finansal Hizmetler" --> D["PDF Oluştur"]
    D --> E["Uyumluluk Uyarısı Gönder"]
    E --> F["CRM Kaydı Oluştur"]
    D --> G["İmza Talebi"]
    G --> H["48s Bekle"]
    H --> I["Hatırlatma E‑postası"]

Tüm düğüm etiketleri çift tırnak içinde olduğu için diyagram doğru şekilde render edilir.

6. Denetlenebilir Uyumluluk İçin En İyi Uygulamalar

7. Çözümün Bölümler Arasında Ölçeklendirilmesi

Pilot akış doğrulandıktan sonra diğer düzenleyici alanlar için aynı modeli tekrarlayın:

• İK Onboarding – Çalışan verilerini toplayın, bir istihdam sözleşmesi PDF’sini otomatik doldurun ve İK onayına yönlendirin.
• Satın Alma – Tedarikçi detaylarını yakalayın, bir uyumluluk kontrol listesi PDF’si oluşturun ve çift imzalı onayı zorunlu kılın.
• Vergi Beyannamesi – Mali verileri toplayın, birden çok yargı bölgesi için vergi PDF’lerini ön‑doldurun ve elektronik dosyalama hatırlatıcıları planlayın.

Her akış, deklaratif eşlemeler ve otomasyon kuralları aracılığıyla tanımlandığından, ölçeklendirme yalnızca mevcut formun klonlanması, alan adlarının ayarlanması ve koşullu mantığın güncellenmesiyle gerçekleşir.

8. Başarıyı Ölçmek: İzlenmesi Gereken KPI’lar

Bu metrikleri üç aylık bir uyumluluk puan kartında düzenli olarak gözden geçirin.

9. Gelecek Geliştirmeler

• Yapay Zeka‑Destekli Alan Doğrulama – Ücretsiz metin alanlarında tutarsızlıkları otomatik tespit eden bir dil modeli entegrasyonu.
• Blockchain Çapası – Her imzalanmış PDF’nin hash’ini halka açık bir deftere kaydederek ek bütünlük kanıtı sağlama.
• Dinamik Şablon Oluşturma – Formize API’si sayesinde kullanıcı seçimlerine göre PDF’ler anında birleştirilir, önceden hazırlanmış şablon ihtiyacını azaltır.

Bu genişlemeler, platformun değişen düzenleyici taleplere karşı bir adım önde kalmasını sağlar.

10. Sonuç

Formize’ın modüler araç seti – özellikle Web Forms, Online PDF Forms, PDF Form Filler ve PDF Form Editor – işletmelerin ağır kurumsal yazılımlara ihtiyaç duymadan uyumluluk kontrollerini otomatikleştirmesine olanak tanır. Veri doğrulama, koşullu mantık, gerçek‑zamanlı analiz ve sağlam bir denetim izini benimseyen organizasyonlar, manuel çabayı büyük ölçüde azaltır, riskleri en aza indirir ve düzenleyicilere şeffaf, değiştirilemez süreçler sunar.

Küçük bir pilotla başlayın, etkisini ölçün ve platformun bölümler arası ölçeklenebilirliğinden faydalanın. Sonuç, bulutta yaşayan, ihtiyacınız olduğunda her yerde çalışan düşük‑kodlu bir uyumluluk motorudur.

Bak Also

• NIST Elektronik İmza Standartları Rehberi (NIST SP 800‑63)
• PDF/A Özellikleri – ISO 19005‑1