Formize ile Kurumsal Dava Kabul ve Dava Yönetimini Otomatikleştirme

Hukuk ekipleri, doğru kabul bilgilerini toplama, mahkeme‑hazır belgeler üretme ve dava verilerini birden çok paydaşa senkronize etme konusunda sürekli baskı altındadır. Geleneksel kağıt‑temelli kabul formları, dağınık e‑posta dizileri ve elle PDF düzenleme, risk ve maliyeti artıran darboğazlar yaratır. Formize, güçlü bir Web Form oluşturucu ile tam özellikli bir PDF Form Editörü’nü birleştirerek avukatlara ölçekli dava verisi toplama, dönüştürme ve yönetme için tek bir platform sunar.

Bu rehberde şunları yapacağız:

• Kurumsal bir dava kabul sürecinin uçtan‑uyağa iş akışını adım adım gösterme.
• Hukuki davaların karmaşıklığına uyum sağlayan dinamik Web Formlarının tasarımını gösterme.
• PDF Form Editörü’nün kabul verilerini mahkeme‑hazır başvurulara dönüştürme yeteneğini gösterme.
• Formize’ı dava‑yönetim sistemleri, e‑posta ve bulut depolama ile bütünleştirme.
• Veri güvenliği, sürüm kontrolü ve uyumluluk için en iyi uygulama ipuçları sağlama.

Makalenin sonunda, kendi Formize tenant’ınıza kopyalayıp‑yapıştırabileceğiniz bir şablonunuz olacak ve müşteri talebinden dosyalanmış bir şikâyete geçiş süreniz dramatik biçimde kısalacak.

1. Neden Dava Kabul Sürecini Dijitalleştirmelisiniz?

Kabul sürecinin dijitalleştirilmesi transkripsiyon hatalarını ortadan kaldırır, denetim izleri sağlar ve yasa‑operasyon yöneticilerinin kriz haline gelmeden önce (ör. sözleşme anlaşmazlıklarında artış) eğilimleri tespit etmesine yardımcı olan analitikleri mümkün kılar.

2. Dava Kabul Web Formunun Tasarımı

2.1 Temel Alan Grupları

1. Dava Tanımlaması – Dava tipi, yargı bölgesi, dosyalama son teslim tarihi.
2. Taraf Bilgileri – Davacı, davalı, kurumsal iştirakler.
3. Olay Özeti – Metin anlatımı, destekleyici dosya yükleme.
4. Hukuki Dayanak – İddialar, kanun maddeleri, içtihatlar.
5. Risk Değerlendirmesi – Maruziyet tahmini, sigorta kapsamı, azaltma planları.

Formize’ın Koşullu Mantığını kullanarak, belirli dava tipleri seçildiğinde (ör. “Fikri Mülkiyet”), ek bölümler otomatik olarak görünür hâle getirilebilir.

2.2 Örnek Form Düzeni (Referans için Markdown)

[Section: Case Identification]
- Case Type (dropdown): Contract Dispute, IP Infringement, Employment Claim, Other
- Jurisdiction (text)
- Expected Filing Date (date) **required**

[Section: Parties Information]
- Plaintiff Name (text) **required**
- Defendant Name (text) **required**
- Attach Corporate Structure Diagram (file)

[Section: Factual Summary]
- Brief Narrative (textarea) **required**
- Attach Evidence (multiple files)

[Section: Legal Basis] (shown only for IP Infringement)
- Patent Number (text)
- Trademark Registration (text)

[Section: Risk Assessment]
- Estimated Damages (currency)
- Insurance Policy Number (text)
- Mitigation Steps (textarea)

Tüm alanlar zorunlu hâle getirilebilir ve özel doğrulama kalıpları tanımlanabilir (ör. patent numaraları ^[A-Z]{2}\d{6}$ biçiminde olmalı). Formize her gönderimi otomatik olarak zaman damgası ekler ve daha sonra referans için benzersiz bir gönderim kimliği saklar.

3. Form Verilerini Doldurulabilir PDF’lere Dönüştürme

Kabul formu gönderildikten sonra bir sonraki adım, genellikle Şikâyet ya da Talep Dilekçesi gibi bir mahkeme dosyası üretmektir. Formize’ın PDF Form Editörü, doldurulabilir alanları web‑form verileriyle doğrudan eşleştiren bir ana PDF şablonu tasarlamanıza olanak tanır.

3.1 PDF Şablonunun Oluşturulması

1. Boş bir mahkeme formu (ör. “Federal Complaint Template.pdf”) yükleyin.
2. Alan Ekle aracını kullanarak metin kutuları, onay kutuları ve imza alanları yerleştirin.
3. Her alana, web‑form alanı ile aynı olan bir değişken adı atayın (ör. {{PlaintiffName}}).
4. Şablonu “Complaint_Filled.pdf” adıyla kaydedin.

3.2 Otomatik Doldurma İş Akışı

Formize’ın Otomasyon Motoru aşağıdaki basit kuralla yapılandırılabilir:

WHEN a new submission is received
AND the selected Case Type = "Contract Dispute"
THEN generate PDF using template "Complaint_Filled.pdf"
AND attach PDF to email to "legal@company.com"
AND store PDF in folder "Litigation/Intake/{{SubmissionID}}"

Motor, her değişken yer tutucusunu gerçek gönderim değeriyle değiştirerek birkaç saniye içinde mahkeme‑hazır bir PDF üretir.

4. Dava Yönetim Sistemleri ile Entegrasyon

Çoğu firma zaten bir dava‑yönetim platformu (örn. Clio, MyCase veya özel SharePoint çözümü) kullanmaktadır. Formize, webhook’lar ya da API çağrıları aracılığıyla veri itebilir.

4.1 Örnek Webhook Yükü (JSON)

{
  "submission_id": "{{SubmissionID}}",
  "case_type": "{{CaseType}}",
  "plaintiff": "{{PlaintiffName}}",
  "defendant": "{{DefendantName}}",
  "filing_deadline": "{{FilingDate}}",
  "pdf_url": "{{GeneratedPDFUrl}}"
}

Webhook URL’sini dava‑yönetim sisteminizin uç noktasına yönlendirin. Alıcı sistem yeni bir dava kaydı oluşturabilir, üretilen PDF’yi ekleyebilir ve dosyalama son teslim tarihine göre hatırlatıcılar ayarlayabilir.

4.2 API ile Çift Yönlü Senkronizasyon

İki yönlü güncellemeler (ör. dava durumu değişikliklerinin Formize’da da yansıtılması) gerekiyorsa, Formize’ın REST API’sını kullanın:

GET /api/submissions/{{SubmissionID}}
POST /api/submissions/{{SubmissionID}}/notes

Orijinal web formuna “Case Status” (Dava Durumu) adlı gizli bir alan ekleyin ve dava‑yönetim sistemi durum değişikliği gönderdiğinde bu alanı otomatik olarak güncelleyin.

5. Güvenlik, Uyumluluk ve Denetim İzleri

Hukuki veriler son derece hassastır. Formize yerleşik güvenlik önlemleri sunar:

• AES‑256 şifreleme (dinlenme halinde) ve TLS 1.3 (iletişimde).
• Granüler rol‑tabanlı erişim – yalnızca belirli paralegaller PDF’leri görebilir; avukatlar düzenleme yetkisine sahiptir.
• Veri yerleşimi – depolama bölgesi seçimi (US‑East, EU‑West) sayesinde yargı gereksinimlerine uyum sağlanır.
• Tam denetim günlüğü – her alan değişikliği, PDF oluşturma ve webhook çağrısı zaman damgası ve kullanıcı kimliğiyle kaydedilir.

Retention Policies (Saklama Politikaları) sayesinde, intikal süresi dolmuş kabul kayıtları otomatik olarak silinebilir, böylece veri‑saklama kurallarına uyum garantilenir.

6. Gerçek Dünya Etkisi: Hızlı ROI Hesaplaması

Yılda ortalama 30 yeni dava varsayarsak, platform yaklaşık 60 personel saatini (80 $/saat üzerinden 4.800 $ doğrudan maliyet tasarrufu) ve risk azaltmanın getirdiği soyut faydaları sağlayacaktır.

7. Adım‑Adım Uygulama Kontrol Listesi

1. Web Formu Oluştur – yukarıdaki alan gruplarını yineleyin, koşullu mantığı etkinleştir.
2. PDF Şablonunu Tasarla – her alanı bir değişken adıyla eşle.
3. Otomasyon Kuralını Ayarla – PDF oluştur ve ilgili taraflara e‑posta gönder.
4. Webhook’u Yapılandır – JSON’u dava‑yönetim sistemine gönder.
5. Güvenlik Politikalarını Tanımla – roller atayın, şifrelemeyi etkinleştir, saklama süresini belirle.
6. Uç‑Uca Test Et – sahte bir dava gönder, PDF içeriğini, e‑posta teslimini ve dava oluşturulmasını doğrula.
7. Ekibe Yayınla – kısa bir eğitim videosu ve referans kılavuzu sağlayın.
8. Metrikleri İzle – Formize analizlerini kullanarak gönderim hacmi, hata oranı ve dönüş süresini takip edin.

Bu kontrol listesi, dava kabul hattınızı bir hafta içinde kullanılabilir hâle getirebilir.

8. İş Akışını Mermaid ile Görselleştirme

  flowchart TD
    A["Müşteri Dava Kabul Web Formunu Gönderir"]
    B["Formize Zorunlu Alanları Doğrular"]
    C["Koşullu Bölümler Gerektiğinde Açılır"]
    D["Otomasyon Motoru PDF Oluşturmayı Tetikler"]
    E["PDF Form Editörü Verileri Şablona Doldurur"]
    F["Oluşturulan PDF Güvenli Klasöre Kaydedilir"]
    G["PDF ile E‑posta Hukuk Ekibine Gönderilir"]
    H["Webhook JSON’u Dava Yönetim Sistemine İtiraz Eder"]
    I["Dava Oluşturulur, PDF Eklenir, Son Teslim Tarihleri Ayarlanır"]
    J["Hukuk Ekibi İnceler, Düzenler ve Dava Dosyasını Sunar"]

    A --> B --> C --> D --> E --> F --> G
    F --> H --> I --> J

Şema, müşteri gönderiminden dava oluşturulmasına kadar olan lineer ilerlemeyi ve Formize’ın değer kattığı (doğrulama, PDF üretimi, otomatik bildirim ve sistem entegrasyonu) noktaları gösterir.

9. En İyi Uygulamalar & İpuçları

10. Gelecek Geliştirmeler

• Yapay zeka destekli anlatım üretimi – büyük dil modelleri, Web Formunda girilen maddelerden otomatik olarak olay özeti önerir.
• e‑İmza entegrasyonu – DocuSign veya Adobe Sign doğrudan PDF Form Editörü içine gömülerek anlık imzalama sağlar.
• Dinamik panolar – Kabul trendlerini uygulama alanı, yargı bölgesi veya risk düzeyine göre görselleştirir, doğrudan firmanın iş zekası platformuna besler.

Bu genişletmeler, Formize’ı sadece bir kabul otomasyonu aracı olmaktan çıkarıp stratejik bir istihbarat motoru hâline getirir.

Sonuç

Formize’ın Web Formları ve PDF Form Editörü ile dava kabul sürecinin otomatikleştirilmesi, geleneksel olarak manuel, hata eğilimli bir aktiviteyi akıcı, denetlenebilir ve analiz edilebilir bir iş akışına dönüştürür. Yapılandırılmış veri toplama, anında mahkeme‑hazır belge üretimi ve mevcut dava‑yönetim araçlarıyla entegrasyon sayesinde dönüş süresi azalır, maliyetler düşer ve ekipler kağıt işi yerine savunma çalışmasına odaklanabilir.

Kurumsal dava kabulünüzü modernize etmeye hazır mısınız? Tek bir uygulama alanı için bir pilot form oluşturarak başlayın, tasarruf edilen zamanı ölçün ve organizasyon genelinde genişletin.

İlgili Kaynaklar

• Formize Web Formları Dokümantasyonu
• PDF Form Editörü Kullanıcı Kılavuzu
• 2025 Hukuk İş Akışı Otomasyonu Trendleri – Thomson Reuters
• Dava Yönetim Entegrasyonu En İyi Uygulamaları – CLIO Blog