Uzaktan Takımlar İçin Formize PDF Form Editörü ile Özelleştirilmiş Çalışma Sözleşmeleri Oluşturma
Sınırları aşarak yetenek işe almak artık yeni norm hâline geldi, ancak işe alımları destekleyen evrak işleri çoğu zaman geride kalıyor. Geleneksel sözleşme hazırlama, birden fazla revizyon, yasal inceleme döngüleri ve metni sabit PDF’lere ekleme gibi sıkıcı görevleri içeriyor. Formize PDF Form Editörü (https://products.formize.com/create-pdf) bu anlatımı, normal bir PDF’yi anında özelleştirilebilen, boşluk doldurulabilir bir sözleşmeye çevirerek, güvenli bir şekilde paylaşılabilir ve elektronik olarak imzalanabilir hale getirerek değiştiriyor.
Bu rehberde şu konuları adım adım inceleyeceğiz:
- Uzaktan‑odaklı sözleşmelerin neden dinamik bir yaklaşıma ihtiyacı var
- Formize PDF Form Editörü’nde bir ana sözleşme şablonu oluşturma
- Yargı‑özelinde maddeler için koşullu mantık ekleme
- İşe onboarding web formlarıyla veri toplama otomasyonu
- Yasal uyumluluk ve denetim izleri için en iyi uygulama ipuçları
Sonunda, sözleşme hazırlama süresini günlerden dakikalara indiren, belgelerin bütünlüğünden yasal ekibinizin emin olmasını sağlayan tekrarlanabilir bir iş akışına sahip olacaksınız.
1. Uzaktan Çalışma Sözleşmelerinin Karşılaştığı Zorluklar
| Zorluk | Geleneksel Sorun | Modern Çözüm |
|---|---|---|
| Birden Çok Yargı Bölgesi | Her ülke için ayrı PDF taslağı hazırlamak, sürüm kayması yaratır. | Çalışanın konumuna göre yalnızca ilgili maddeleri gösteren koşullu alanlar. |
| Değişen Ücret Paketleri | Maaş, prim, hisse gibi rakamları manuel kopyala‑yapıştır yapmak. | Güvenli bir veri kaynağından veya onboarding formundan otomatik doldurulan sayısal alanlar. |
| Mevzuat Güncellemeleri | Her yasa değişikliğinde PDF’i yeniden yayınlamak, eski sözleşmelerin dolaşmasına yol açar. | Tek bir noktadan güncellenen merkezi şablon, yeni sözleşmelere anında yansır. |
| İmza Yavaşlamaları | Fiziksel imza, tarama ve PDF e‑posta gönderimi. | Aynı PDF iş akışı içinde entegre e‑imza linkleri. |
Bu sürtünme noktaları ölçekli işe alımda daha da belirginleşir. Formize PDF Form Editörü destekli dinamik bir PDF şablonu, her birini doğrudan çözer.
2. Ana Sözleşme Şablonunu Oluşturma
2.1. Temel PDF’yi Yükleme
- Formize hesabınıza giriş yapın ve PDF Form Editörü’ne gidin.
- Create New Document > Upload PDF seçeneğini tıklayın ve temiz, tipografik açıdan doğru bir ana çalışma sözleşmesini (genellikle Word‑to‑PDF dışa aktarımı) seçin.
Editör, her sayfayı bir kanvas olarak otomatik render eder; burada form alanlarını sürükleyip bırakabilirsiniz.
2.2. Form Alanları Ekleme
| Alan Türü | Sözleşmede Yaygın Kullanım | Yerleştirme İpuçları |
|---|---|---|
| Metin Girişi | Çalışan adı, adres, unvan | İmza satırına yakın konumlandırarak doğal bir okuma akışı sağlar. |
| Sayısal Giriş | Maaş, prim yüzdeleri, hisse adedi | Görsel netlik için tazminat tablolarıyla hizalayın. |
| Açılır Menü | Çalışma tipi (tam‑zaman, sözleşmeli, yarı‑zaman) | Hataları sınırlamak için ilgili seçenekleri gruplayın. |
| Onay Kutusu | Rekabet yasağı kabulü | Kısa bir yasal özet sunmak için bir araç ipucu ekleyin. |
| Tarih Seçici | Başlangıç tarihi, deneme süresi sonu | “Etkin Tarih” etiketinin yanına yerleştirin. |
Her alana bir alan ID’si (örn. employee_name, salary_amount) verilir. Bu ID’ler, daha sonra bağlayacağınız herhangi bir veri kaynağıyla (ör. onboarding web formu) köprü görevi görür.
2.3. Marka Tutarlılığı İçin Stil Ayarları
Formize, PDF kanvası üzerinde doğrudan font, renk ve boşluk ayarları yapmanıza olanak tanır. Kurumsal stil rehberinizle uyumlu bir görünüm, profesyonelliği pekiştirir ve “genel” yasal belge algısını azaltır.
3. Yargı‑özelinde Maddeler İçin Koşullu Mantık Eklemek
Uzaktan ekipler ABD, AB, Kanada ve daha fazlasını kapsar. Veri‑gizliliği ekleri, asgari ücret beyanları veya fazla mesai kuralları gibi bazı maddeler yalnızca ilgili bölgelere görünmelidir.
3.1. Mantık Kuralını Tanımlama
- Görünürlüğünü kontrol etmek istediğiniz metin kutusunu seçin.
- Properties panelinde Visibility Rules seçeneğini etkinleştirin.
- Koşulu şu şekilde ayarlayın:
If country == "Germany" then Show
Else Hide
Birden fazla koşulu AND / OR ile zincirleyebilirsiniz. Örneğin, Kaliforniya rekabet yasağı sınırlaması, yalnızca state == "CA" VE employment_type == "full_time" olduğunda görünür.
3.2. İş Akışını Test Etme
Formize, country, state veya diğer özel alanlar için örnek değerleri değiştirmenizi sağlayan bir Live Preview moduna sahiptir. Şablonu yayınlamadan önce her maddenin doğru şekilde göründüğünden emin olun.
4. Onboarding Web Formlarıyla Veri Toplamayı Otomatikleştirme
Her çalışan detayını PDF’ye manuel olarak yazmak yerine, aday alım sürecinde zaten kullandığınız bir web formundan Formize’ın veriyi çekmesini sağlayabilirsiniz.
4.1. Yardımcı Web Form Oluşturma
- Web Forms (https://products.formize.com/forms) sayfasını açın.
- PDF ID’leriyle (
employee_name,salary_amount,country,start_date) eşleşen alanları içeren basit bir onboarding formu oluşturun. - PDF ayarlarında Auto‑Populate seçeneğini etkinleştirerek, gönderimler sözleşmeyi anında doldursun.
4.2. Formu PDF’ye Bağlama
- PDF editöründe Integrations > Form Data Source bölümüne gidin.
- Açılan menüden yeni oluşturduğunuz onboarding formunu seçin.
- Her web form alanını karşılık gelen PDF alanına eşleyin (ID’ler aynıysa Formize otomatik eşleme yapar).
Artık HR, onboarding formunu gönderdiğinde Formize, tamamen doldurulmuş bir çalışma sözleşmesi oluşturur ve gözden geçirilmek üzere hazır hâle getirir.
4.3. E‑İmza Adımını Eklemek
Formize, yerleşik bir imza alanını destekler. Signature widget’ını imza satırına sürükleyin, Require Signing olarak ayarlayın ve imzalama linkini doğrudan adaya e‑posta ile gönderin.
5. Yasal Uyum ve Denetim İzleri İçin En İyi Uygulamalar
5.1. Sürüm Kontrolü
Şablonda her düzenleme yaptığınızda Formize otomatik olarak bir template version number artırır. Bu sürümü alt bilgiye ekleyin (ör. “Sürüm 3.1 – 2025‑10‑26 Güncellendi”) böylece her iki taraf da tam olarak hangi belge revizyonuna atıfta bulunduğunu bilir.
5.2. Değiştirilemez Kayıtlar
Sözleşme tamamlandığında PDF kilitlenebilir—daha sonraki düzenlemeler önlenir. Kilitli dosyayı güvenli bir bulut klasörüne veya DMS’nize dışa aktarın ve Formize aktivite günlüğünü (kim hangi alanları doldurmuş, zaman damgaları, IP adresleri) saklayın.
5.3. Veri Gizliliği
PDF kişisel veri içerebileceği için taşıma katmanının (HTTPS) ve depolama konumlarının GDPR, CCPA gibi yerel gizlilik yasalarına uygun olduğundan emin olun. Formize’in sunucuları ISO 27001 sertifikalıdır, ancak access roles (erişim rolleri) ayarlayarak yalnızca HR onaylayıcıların tamamlanmış sözleşmeleri görmesini sağlayın.
6. Baştan Sona İş Akışı Diyagramı
Aşağıda, aday seçimi aşamasından imzalı sözleşmenin depolanmasına kadar tüm süreci gösteren bir Mermaid akış şeması yer alıyor.
flowchart TD
A["Aday Teklifi Kabul Eder"] --> B["HR Web Formu Açar (Onboarding)"]
B --> C["Kişisel ve Ücret Detaylarını Doldurur"]
C --> D["Gönder → Formize PDF Şablonunu Otomatik Doldurur"]
D --> E["Çalışanın Konumuna Göre Koşullu Maddeler Oluşur"]
E --> F["Sözleşme Adaya E‑İmza İçin Gönderilir"]
F --> G["Aday Elektronik Olarak İmzalar"]
G --> H["Formize PDF'i Kilitler ve Güvenli Depoya Yazar"]
H --> I["HR Son Belgeleri Kayıt İçin Çeker"]
style A fill:#eef,stroke:#333,stroke-width:2px
style I fill:#efe,stroke:#333,stroke-width:2px
7. Başarı Ölçütleri
| Ölçüt | Formize’da Nasıl Takip Edilir |
|---|---|
| Sözleşme Tamamlama Süresi | Aktivite günlüğünden form gönderimi ile kilitli PDF arasındaki dakika hesabı yapılır. |
| Hata Oranı | Düzeltme için geri dönen sözleşme sayısı ölçülür; şablon stabilizasyonundan sonra %2’nin altında hedeflenir. |
| Aday Deneyimi Puanı | İmza adımından sonra tek soruluk bir anket eklenir (örn. “Sözleşme imzalama sürecini ne kadar kolay buldunuz?”). |
| Uyumluluk Denetimleri | Denetim izleri CSV olarak dışa aktarılır ve üç aylık yasal incelemelerde kullanılır. |
Bu verileri toplayarak şablon ve süreç üzerinde sürekli iyileştirme yapabilir, uyumluluğu ve verimliliği artırabilirsiniz.
8. Sık Sorulan Sorular
| Soru | Cevap |
|---|---|
| Her bir yan kuruluş için ayrı logo ekleyebilir miyim? | Evet—görselleri Image Fields olarak yükleyip entity alanına göre görünürlüklerini ayarlayabilirsiniz. |
| Yeni bir yargı bölgesi yeni bir yasal madde eklerse ne olur? | Şablondaki maddeyi güncelleyin; bir sonraki sözleşme oluşturulurken değişiklik otomatik olarak yansıyacaktır. |
| Her bir dil için ayrı PDF’ye ihtiyacım var mı? | Zorunlu değil. Formize, language değişkenine göre içeriği değiştiren Multilingual Text Fields sunar. |
| Yargı bölgesi başına ayrı bir PDF gerekir mi? | Koşullu alanlar sayesinde tek bir PDF içinde tüm bölgeler için gerekli maddeler gösterilir veya gizlenir. |
| Alan sayısı sınırlı mı? | Pratikte sınırlama yok; platform binlerce alanı yönetebiliyor, ancak 500’den fazla alan içeren çok büyük PDF’lerde performans düşebilir. |
9. Organizasyonunuz İçin Sonraki Adımlar
- Pilot çalışmasını tek bir departmanda (ör. mühendislik) iki ay boyunca yürütün.
- Geri bildirim toplayın; işe alım yöneticileri, adaylar ve yasal danışmanlardan bilgiler alın.
- Şartları ve alan eşlemelerini gerçek dünyadaki kullanım senaryolarına göre iyileştirin.
- Şirket çapında uygulan; süreci güvenli tutmak için Formize’in rol‑bazlı izinlerini kullanın.
Dinamik PDF sözleşme modelini benimseyerek HR zamanını serbest bırakır, yasal riski azaltır ve uzaktan çalışan yeteneklerinize sorunsuz bir onboarding deneyimi sunarsınız.