Formize ile Personel Aşı Takibini Hızlandırma

Post‑pandemi döneminde, aşı kanıtı birçok şirket, okul ve hükümet kurumunun standart bir gereksinimi haline geldi. İK departmanları, binlerce aşı belgesini toplama, doğrulama ve güvenli bir şekilde depolama görevini, sıkı düzenleyici zaman çizelgeleri altında aniden üstlendiler. Geleneksel elektronik tablo‑tabanlı çözümler hızla sınırlarına ulaşıyor: sürüm kontrolü, denetim izleri ve gerçek‑zaman analitiği eksik; ayrıca organizasyonu gizlilik risklerine maruz bırakıyor.

Formize, Web Forms, Online PDF Forms, PDF Form Filler ve PDF Form Editor’ı tek bir iş akışı motorunda birleştiren bütünleşik bir platform sunar. Bu araçları kullanarak, kuruluşlar manuel, kağıt‑ağırlıklı süreçlerden tamamen otomatik, uyumlu ve denetlenebilir bir aşı takip sistemine geçebilir.

Aşağıda adım‑adım bir uygulama planı, bunu mümkün kılan teknik bileşenler ve ölçülebilir iş faydaları yer almaktadır.

İçindekiler

1. Neden Özel Bir Aşı Takip Çözümü?
2. Kullanım Durumu için Formize’in Temel Özellikleri
3. Uçtan Uca İş Akışının Tasarımı
4. Personel Self‑Service Formunun Oluşturulması
5. PDF Aşı Sertifikalarının Entegrasyonu
6. Otomatik Doğrulama ve Veri Zenginleştirme
7. Raporlama, Analitik ve Gösterge Tablosu
8. Güvenlik, Gizlilik ve Uyumluluk
9. Yatırım Getirisi (ROI) ve KPI Ölçütleri
10. Çoklu Yargı Bölgelerine Ölçeklendirme
11. Sonuç
12. İlgili Bağlantılar

Neden Özel Bir Aşı Takip Çözümü?

OSHA, HIPAA ve GDPR gibi düzenleyiciler, sağlık verilerinin sıkı bir şekilde ele alınmasını şart koşar. Amaca yönelik bir dijital çözüm, tahminleri ortadan kaldırır ve denetimler sırasında gerekli özeni gösterdiğinizi kanıtlar.

Kullanım Durumu için Formize’in Temel Özellikleri

1. Web Forms Builder – Sürükle‑bırak arayüzü ile duyarlı çalışan self‑service sayfaları oluşturur. Koşullu mantık, dosya yükleme ve dijital imzaları destekler.
2. Online PDF Forms Library – CDC aşı kartları, eyalet‑bazlı aşı kayıtları ve işveren‑özgü beyan formları için ön‑tanımlı doldurulabilir PDF şablonları.
3. PDF Form Filler – Çalışanların taranmış bir aşı kartı yüklemesini sağlar ve alanları standart PDF şablonuna otomatik olarak haritalar.
4. PDF Form Editor – İK yöneticilerinin PDF şablonlarını (kurumsal kimlik, ek takviye tarih alanları vb.) üçüncü‑taraf yazılımına ihtiyaç duymadan özelleştirmesini mümkün kılar.
5. Workflow Automation – Form gönderimleri ve doğrulama sonuçlarına göre e‑posta, Slack bildirimleri veya API çağrıları tetikler.
6. Built‑in Analytics – Gerçek zamanlı grafikler, filtreler ve CSV dışa aktarımı ile uyum raporlaması sağlar.

Uçtan Uca İş Akışının Tasarımı

Aşağıda çalışan oturum açmadan denetim raporlamasına kadar süreci görselleştiren yüksek‑seviye bir diyagram yer almaktadır.

  flowchart TD
    A["Çalışan Aşı Portalına Erişir"] --> B["Web Formunu Doldur (ad, doğum tarihi, aşı tipi)"]
    B --> C["Aşı PDF'si veya görüntüsü Yükle"]
    C --> D["PDF Form Doldurucu verileri çıkarır"]
    D --> E{"Doğrulama Servisi?"}
    E -->|Geçerli| F["Veri, şifrelenmiş Formize DB'de depolanır"]
    E -->|Geçersiz| G["Düzeltme adımlarıyla otomatik reddetme e-postası"]
    F --> H["İK gerçek zamanlı uyarı alır (Slack/E-posta)"]
    H --> I["Uyum Gösterge Tablosu güncellenir"]
    I --> J["Regülatöre periyodik dışa aktarım (CSV/JSON)"]

Anahtar noktalar:

• Koşullu Mantık: Çalışan bir aşı seçtiğinde ve takviye gerekiyorsa ek tarih alanı otomatik olarak belirir.
• Doğrulama Servisi: CDC aşı kodlarını kontrol eden özel bir API olabilir.
• Bildirim Katmanı: Slack, Teams ya da e‑posta entegrasyonu sayesinde İK hiçbir eksik gönderimi kaçırmaz.

Personel Self‑Service Formunun Oluşturulması

1. Yeni Bir Web Formu Oluşturun
   Formize → Web Forms → New Form menüsünden Responsive şablonunu seçin ve şu alanları ekleyin:

   • Metin: Tam İsim (gerekli)
   • Tarih: Doğum Tarihi (gerekli)
   • Açılır Liste: Aşı Üreticisi (Pfizer, Moderna, J&J, vb.)
   • Radyo: İlk Seri Tamamlandı mı? (Evet/Hayır)
   • Koşullu Bölüm (“Hayır” seçildiğinde gösterilir): Takviye Tarihi (tarih seçici)
   • Dosya Yükleme: Aşı Belgesi Yükle (PDF, JPG, PNG – maks. 5 MB)

2. Dijital İmza Ekleyin
   İmza Alanını etkinleştirerek çalışanların yükledikleri belgenin özgün olduğunu onaylamasını sağlayın.

3. Koşullu Mantık Tanımlayın
   Logic Builder içinde şu kuralı kurun:
   Eğer Takviye Tarihi boş ve İlk Seri = Hayır → “Takviye Gerekli” uyarısı göster.

4. Marka ve Yerelleştirme
   Kurumsal logoyu ekleyin, yazı tiplerini özelleştirin ve çok uluslu ekipler için bir dil seçici ekleyin.

5. Yayınlama
   Kısa bir URL (ör. formize.com/vax‑track) oluşturun ve dahili İK portalına gömün.

PDF Aşı Sertifikalarının Entegrasyonu

Çoğu çalışan CDC aşı kartını PDF ya da taranmış görüntü şeklinde alır. Formize’ın PDF Form Filler’ı bu alanları otomatik olarak haritalar:

Özel PDF Şablonu Oluşturma

1. Boş bir CDC kartını PDF Form Editor’a yükleyin.
2. Add Field aracıyla kart üzerindeki alanların üzerine form alanları yerleştirin.
3. Alan Özelliklerini ayarlayın: yalnızca‑okunur, gerekli, format (tarih, metin).
4. Şablonu “CDC_Vaccination_Card_v2” adıyla kaydedin ve organizasyon içinde tekrar kullanın.

Çalışan bir tarama yüklediğinde, Formize’ın OCR motoru (Tesseract tabanlı) metni çıkarır ve şablona otomatik doldurur. OCR başarısız olursa, sistem manuel alan eşleştirmesine geçer.

Otomatik Doğrulama ve Veri Zenginleştirme

Formize, dış API’lar aracılığıyla çıkarılan verileri doğrulayabilir:

POST https://api.cdc.gov/vaccine/validate
{
  "name": "{{full_name}}",
  "dob": "{{dob}}",
  "vaccine": "{{vaccine_manufacturer}}",
  "date": "{{primary_series_date}}"
}

Doğrulama Sonuçları

• Geçerli – Kayıt depolanır, çalışan bir dijital rozet ve onay e‑postası alır.
• Kısmi – Takviye bilgisi eksik; sistem bir takip talebi gönderir.
• Geçersiz – İK incelemesi için işaretlenir; Formize’da güvenli bir vaka dosyası oluşturulur.

Bu entegrasyon, Formize’ın Webhook özelliği ile yapılır; API yanıtları form alanlarına geri haritalanır.

Raporlama, Analitik ve Gösterge Tablosu

Formize’ın yerleşik analitik motoru sayesinde yalnızca birkaç tıklama ile bir uyum gösterge tablosu oluşturabilirsiniz:

Gösterge tabloları, dahili SharePoint sitelerine iFrame ile gömülebilir ya da PowerBI’ye aktarılarak daha derin analizler yapılabilir.

Planlı Raporlar: Her gece, tüm Geçersiz durumları içeren bir CSV dosyasını İK uyum ekibine e‑posta olarak gönderebilirsiniz.

Güvenlik, Gizlilik ve Uyumluluk

Bu özellikler, OSHA, HIPAA ve GDPR gibi düzenleyicilerin sağlık verileriyle ilgili sıkı gereksinimlerini karşılamanızı sağlar.

Yatırım Getirisi (ROI) ve KPI Ölçütleri

Son yapılan bir çalışma, 4.500 çalışanlı bir teknoloji firmasına şu sonuçları göstermiştir:

Tipik ROI hesaplamaları, %250 oranında uyum maliyeti tasarrufu ve %70 daha hızlı içgörü elde edilmesini gösterir.

Çoklu Yargı Bölgelerine Ölçeklendirme

Küresel şirketlerin farklı aşı zorunlulukları (ör. AB dijital COVID sertifikaları, Kanada QR kodlu kanıtları) ile uğraşması gerekir. Formize’in modüler mimarisi şunları sağlar:

• Yerelleştirilmiş PDF Şablonları – Ülke bazlı şablonları koşullu mantıkla çalışan konumuna göre otomatik seçer.
• Çok‑Dilli Formlar – Formize’in çeviri yöneticisi sayesinde aynı form İngilizce, Fransızca, İspanyolca, Mandarin vb. dillerde sunulabilir.
• Bölgesel Veri İkameti – AB çalışanları Avrupa veri merkezinde, ABD çalışanları ise ABD veri merkezinde depolanır.

Temel iş akışı aynı kalır; sadece şablon ve doğrulama uç noktası değiştirilerek dağıtım süresi haftalar yerine günlere düşer.

Sonuç

Aşı takibi artık geçici bir görev değil; çalışan sağlığı yönetiminin kalıcı bir bileşenidir. Formize, İK ekiplerine şunları yapma imkanı verir:

• Doğru aşı verisini sezgisel web formları ve PDF entegrasyonu ile toplayın.
• Otomatik güvenilir sağlık API’larıyla doğrulayın.
• Güvenli şifreli depolama ve denetlenebilir günlüklerle saklayın.
• Gerçek zamanlı raporlarla düzenleyici son tarihlere ve iç politika hedeflerine uyun.

Bu sayede kuruluş, kağıt işlerine harcanan zaman ve maliyeti azaltarak daha güvenli, daha uyumlu ve daha verimli bir ortam yaratır. Burada anlatılan iş akışı, genellikle ilk altı ay içinde ölçülebilir ROI getirir ve gelecekteki sağlık‑veri toplama girişimleri için sağlam bir temel oluşturur.

İlgili Bağlantılar

• İş Yerinde Aşı Belgeleri İçin Rehber
• Formize Web Forms Dokümantasyonu – Koşullu Mantık
• SOC 2 Uyumluluğu – SaaS Platformları İçin Genel Bakış
• GDPR Veri Sahibinin Erişim İsteği En İyi Uygulamaları