Formize ile Hibe Etki Raporlaması Otomasyonu

Kar amacı gütmeyen kuruluşlar hibe başvuruları, proje yürütme ve etki raporlaması döngüsüyle sürekli bir mücadele içindedir. Bağışçılar, hibe para birimlerinin ölçülebilir sonuçlara nasıl dönüştüğünü gösteren ayrıntılı, zamanında ve doğru veriler talep eder. Geleneksel olarak, personel e‑mail zincirleri, PDF’ler ve elektronik tablolar arasında sayısız saat geçirir; bu da hatalara, kaçırılan son teslim tarihine ve bağışçı ilişkilerinin gerilmesine neden olur.

Formize, formları ve belgeleri oluşturma, doldurma, düzenleme ve paylaşma için bulut‑yerli bir platform olarak, hibe etki raporlaması yaşam döngüsünün tamamını dönüştüren bütünleşik bir iş akışı sunar. Web Formları, Çevrimiçi PDF Formları, PDF Form Doldurucu ve PDF Form Düzenleyicisini kullanarak STK’lar:

• Alan‑düzeyinde verileri gerçek zamanlı yakalar.
• Statik PDF şablonlarını etkileşimli, doldurulabilir formlara dönüştürür.
• Toplama ve analiz süreçlerini otomatikleştirir.
• Tek bir tıkla bağışçı‑hazır PDF’ler üretir.

Aşağıda, raporlama şablonunun tasarımından son PDF paketinin teslimine kadar tam bir uçtan‑uyağa çözümün adımlarını gösteriyor ve her Formize bileşeninin daha hızlı, daha güvenilir bir raporlama sürecine nasıl katkı sağladığını açıklıyoruz.

1. Raporlama Gereksinimlerinin Haritalanması

Herhangi bir form oluşturmadan önce, bağışçı yönergelerini somut veri alanlarına dönüştürmek gerekir. Tipik hibe etki raporları şunları ister:

Bu öğeleri çıkartarak, tüm Formize araçları arasında uygulanacak ana şemayı oluşturursunuz.

2. Web Formlarıyla Veri Toplama Motorunun Oluşturulması

2.1 Web Formları Neden?

• Koşullu Mantık – Program türüne göre alanları gösterir veya gizler.
• Gerçek‑zamanlı Doğrulama – Sayısal aralıkları, tarih formatlarını ve zorunlu imzaları zorunlu kılar.
• İşbirliği – Birden çok personel aynı anda düzenleyebilir; her değişiklik sürüm kontrolü altındadır.
• Analitik Kontrol Paneli – Yanıt oranlarını izler, eksik verileri işaretler ve CSV/JSON´u anında dışa aktarır.

2.2 Adım‑Adım Oluşturma

1. Yeni Bir Form Oluştur – Şablon galerisinden Hibe Etki Raporlaması seç.
2. Bölümler Ekle – Yukarıdaki tabloyu yansıtacak şekilde sürükle‑bırak yap.
3. Koşullu Mantık Uygula – Örnek: Program Türü = “Gençlik Hizmetleri” ise genç‑özel sonuç alanlarını göster.
4. İmza Alanı Entegre Et – Program direktörü için dijital imza öğesi ekle.
5. E‑mail Bildirimlerini Etkinleştir – Form gönderildiğinde veya alanlar 48 saat içinde eksik kaldığında otomatik uyarı gönder.

Web form yayınlandığında, saha personeli tablet, dizüstü bilgisayar veya akıllı telefon (çevrim dışı da çalışır; bağlantı sağlandığında senkronize olur) üzerinden doldurabilir.

3. Eski PDF’leri Etkileşimli Şablonlara Dönüştürmek

Birçok bağışçı hâlâ sıkı bir düzen izleyen PDF raporu talep eder. Formize’in PDF Form Düzenleyicisi, statik PDF’leri doldurulabilir belgelere dönüştürme sürtüşmesini ortadan kaldırır.

3.1 PDF’yi İçe Aktarma

• Bağışçının PDF şablonunu (genellikle “Yıllık Etki Raporu” formatı) yükle.
• Düzenleyici, mevcut form alanlarını otomatik algılar ve tuvalde gösterir.

3.2 Yeni Form Alanları Eklemek

3.3 Yerleşim Ayarlamaları

• Kılavuz‑yu‑ızgara alanların hizalanmasını garanti eder.
• Koşullu görünürlük bağışçının ihtiyaç duymadığı bölümleri (ör. “Uluslararası Seyahat” harcamaları) gizler.

Düzenleme oturumu kaydedildiğinde PDF, Web Formundan toplanan verilerle doğrudan bağlanan doldurulabilir, web‑barındırılan bir belge haline gelir.

4. PDF Form Doldurucu ile Veri Transferini Otomatikleştirmek

Elektronik tablo ve PDF arasında manuel kopyala‑yapıştır hataya açıktır. Formize’in PDF Form Doldurucu bu boşluğu doldurur:

1. Veri Kaynaklarını Eşleştir – Web Formunun JSON çıktısını ilgili PDF alanlarıyla bağla.
2. Tetikleyici Kur – Bir personel tamamlanmış bir Web Formu gönderdiğinde doldurucu otomatik çalışsın.
3. PDF’i Oluştur – Doldurulmuş, yalnızca okunabilir bir PDF yaratılır ve kurumun güvenli Formize kasasına kaydedilir.

Sonuç, bağışçı format gereksinimlerini karşılayan, dijital imzalar ve denetim izi içeren tek‑tık PDF olur.

5. Birden Çok Hibe İçin Raporları Birleştirmek

Kar amacı gütmeyen kuruluşlar aynı anda onlarca hibe yönetir. Formize’in iş akışı otomasyonu, bireysel PDF’leri bir ana zip dosyası içinde toplar ya da tek bir PDF portföyüne birleştirir.

  graph LR
    A["Web Form Gönderimleri"] --> B["Veri Eşleme Motoru"]
    B --> C["PDF Form Doldurucu"]
    C --> D["Bireysel PDF'ler"]
    D --> E["Birleştirme Servisi"]
    E --> F["Ana Rapor Paketi"]
    F --> G["Güvenli İndirme Bağlantısı"]
    G --> H["Bağışçı Portalı"]

Şema, ilk web form yakalamadan son indirme paketine kadar veri akışını göstermektedir.

6. Gerçek‑zamanlı Analitik ile Şeffaflığı Artırmak

Formize’in yerleşik analitiği, program yöneticilerine şu imkânları sunar:

• Tamamlanma yüzdeleri – Hibe bazında görünür.
• Veri tutarsızlıklarını tespit et – Örneğin negatif harcama değerleri.
• Özet panolarını Power BI ya da Tableau’ya dışa aktararak yönetim kurulu sunumları hazırla.

Bu içgörüler, raporlama son teslim tarihinden önce ortaya çıkan sorunların proaktif çözülmesini sağlar.

7. Güvenlik ve Uyumluluk Hususları

Formize, SOC 2 Type II ve ISO 27001 standartlarına uygundur:

PHI (korunan sağlık bilgileri) veya PII (kişisel tanımlama bilgileri) işleyen kuruluşlar, Formize’i özel bulut ortamında çalıştırabilir; böylece veri ikamet gereksinimlerine uyum sağlar ve gerektiğinde HIPAA yükümlülüklerini karşılar.

8. Gerçek Dünya Başarı Hikayesi

Kuruluş: Community Health Outreach (CHO)
Zorluk: 250 bin $ federal hibeyi çeyrek dönem PDF raporlarıyla, 30+ veri noktası gerektirecek şekilde raporlamak.
Çözüm: CHO, tek bir Web Form oluşturdu; bu form, özelleştirilmiş PDF şablonuna Formize’in düzenleyicisi ve doldurucusu aracılığıyla doğrudan bağlı.
Sonuç: Raporlama süresi 12 saatten 45 dakikaya düştü, veri giriş hataları ortadan kalktı ve iki yıl boyunca %100 zamanında teslim oranı elde edildi.

9. Başlangıç İçin Hızlı Kontrol Listesi

1. Bağışçı şablonlarını topl (PDF’ler, yönergeler).
2. Ana şemayı oluştur – gerekli tüm alanları listele.
3. Koşullu mantık içeren bir Web Form tasarla – hibe tipine göre uyarlayın.
4. PDF’yi PDF Form Düzenleyicisi ile yükle ve eksik alanları ekle.
5. PDF Form Doldurucu’da veri eşlemesini ayarla ve tetikleyiciyi tanımla.
6. Pilot hibe ile uçtan‑uca akışı test et.
7. Kurumsal ölçeğe yay ve analitikleri izlemeye başla.

10. Gelecek Geliştirmeler

Formize’in yol haritasında, tarama makbuzlarından AI‑destekli veri çıkarımı ve sesli komutla form doldurma bulunmakta; bunlar manuel çabayı daha da azaltacak ve saha personeli için erişilebilirliği artıracak.

İlgili Bağlantılar

• IRS Publication 598 – Vergi Muaf Kuruluşların Bağlantısız İş Geliri Vergisi
• Candid – Veri ile Etki: Kar Amacı Gütmeyen Hibe Raporlaması En İyi Uygulamalar