Прискорення збору документів KYC за допомогою PDF‑редактора форм Formize

Know Your Customer (KYC) (знай свого клієнта) — це невід’ємна частина сучасних фінансових послуг. Банки, кредитні спілки, фінтех‑компанії та інші регульовані суб’єкти повинні верифікувати особу кожного клієнта, збирати підтверджувальні документи та зберігати надійний аудит‑трейл. Однак багато організацій досі користуються паперовими PDF‑файлами або вкладеннями електронної пошти — процесами, що є повільними, схильними до помилок та дорогими в аудиті.

На допомогу приходить Formize PDF Form Editor. Перетворюючи статичні PDF‑файли у повністю заповнювані, логікою керовані цифрові форми, редактор дає командам з відповідності інструменти для швидшого збору, верифікації та зберігання даних KYC без шкоди безпеці чи цілісності бренду.

У цій статті ми розглянемо:

• Чому традиційні методи збору KYC не працюють.
• Як Formize PDF Form Editor вирішує ці проблеми.
• Покроковий робочий процес створення KYC‑форми, від вибору шаблону до фінальної інтеграції.
• Практичні рекомендації щодо валідації, електронного підпису та зберігання даних.
• Метрики, які можна відстежувати для доведення ROI.

Розпочнемо.

1. Проблема KYC у 2025 р.

За даними FinTech Compliance Survey 2024 року, 63 % установ все ще отримують документи KYC у вигляді сканованих PDF‑файлів в електронних листах, а 48 % назвали «повільний оборот» головним операційним ризиком. Потреба в уніфікованому цифровому рішенні важливіша, ніж будь‑колиш.

2. Чому Formize PDF Form Editor — правильний інструмент

Formize PDF Form Editor створений спеціально для регульованих середовищ:

• Створення полів перетягуванням – перетворює будь‑який PDF‑шаблон (паспорт, комунальні рахунки) у заповнювальні поля без коду.
• Умовна логіка – показує або приховує розділи залежно від відповідей користувача (наприклад, корпоративний чи індивідуальний рахунок).
• Вбудований електронний підпис – захоплює юридично дійсні підписи безпосередньо у браузері.
• Аудит‑логи, готові до відповідності – записується кожне редагування поля, мітка часу та IP‑адреса.
• Безпечне хмарне сховище – дані шифруються під час зберігання та передачі, відповідаючи стандартам SOC 2 та ISO 27001.

Усі ці функції доступні через єдиний веб‑інтерфейс, тому команди з відповідності можуть проектувати, тестувати та публікувати форми без залучення ІТ.

3. Створення KYC‑форми в п’яти простих кроках

Нижче наведено практичний робочий процес, який демонструє, як створити повну KYC‑форму за допомогою Formize PDF Form Editor.

Крок 1 – Виберіть базовий PDF‑шаблон

Почніть із юридично затвердженого документа, наприклад «Контрольний список ідентифікації клієнта» або «Запит довідки про адресу» у форматі PDF. Завантажте його в редактор:

1. Увійдіть у Formize.
2. Перейдіть у “Create PDF”.
3. Натисніть “Upload Template” і виберіть ваш PDF.

Крок 2 – Додайте заповнювані поля

За допомогою панелі інструментів drag‑and‑drop розмістіть такі типи полів:

Редактор автоматично генерує відповідні PDF‑визначення полів, тому фінальний документ залишається справжнім PDF, придатним до архівування.

Крок 3 – Додайте умовну логіку

Наприклад, якщо користувач обрав «Паспорт» як тип ID, треба запросити додаткове поле «Дата закінчення терміну дії паспорта».

IF [Тип державного ID] == "Паспорт"
   SHOW [Дата закінчення терміну дії паспорта] (Дата, Обов’язково)
ELSE
   HIDE [Дата закінчення терміну дії паспорта]

Така логіка усуває зайві поля і робить досвід користувача плавнішим.

Крок 4 – Налаштуйте параметри надсилання

У панелі Submission:

• Повідомлення електронною поштою – надсилайте копії офіцеру з відповідності та клієнту.
• Вебхук URL – (опційно) пересилайте JSON‑payload у систему автоматичної перевірки AML.
• Сховище – оберіть зашифрований бакет Formize або власний бакет S3.

Крок 5 – Публікуйте та діліться

Після тестування:

1. Натисніть Publish.
2. Скопіюйте згенероване посилання для спільного доступу (наприклад, https://formize.com/f/kyc-2025).
3. Вставте посилання в листи onboarding, віджети сайту або робочі процеси CRM.

Ваш портал збору KYC готовий, повністю compliant і готовий захоплювати дані в реальному часі.

4. Підвищення безпеки та відповідності

4.1 Шифрування даних і контроль доступу

• Шифрування в спокої – AES‑256.
• Шифрування під час передачі – TLS 1.3.
• Ролі та дозволи – обмежте, хто може переглядати сирі заявки (наприклад, керівник з відповідності vs. менеджер з продажу).

4.2 Важливі елементи аудит‑логу

Formize автоматично фіксує:

• Мітка часу подачі (UTC).
• IP‑адресу подавця.
• Історію змін по полях.

Експортуйте лог у CSV для аудиту або інтегруйте його у вашу GRC‑платформу через вебхук.

4.3 Політики зберігання

Встановіть розклад видалення (наприклад, через 7 років) безпосередньо в адмін‑консолі Formize, щоб відповідати GDPR, CCPA чи місцевим законам про захист даних.

5. Візуалізація робочого процесу KYC

Нижче наведено діаграму Mermaid, що ілюструє процес від отримання посилання клієнтом до перевірки офіцером з відповідності.

  flowchart TD
    A["Клієнт отримує посилання KYC"] --> B["Клієнт відкриває PDF‑форму Formize"]
    B --> C["Заповнює особисті дані та дані ID"]
    C --> D{"Умова логіка?"}
    D -- Так --> E["Показати додаткові поля"]
    D -- Ні --> F["Перейти до підпису"]
    E --> F
    F --> G["Надіслати форму"]
    G --> H["Formize зберігає зашифрований PDF та дані"]
    H --> I["Сповіщення електронною поштою офіцеру з відповідності"]
    I --> J["Офіцер з відповідності переглядає та схвалює"]
    J --> K["Продолжується процес onboarding клієнта"]

6. Метрики успіху: KPI для відстеження

Експортувавши ці дані у BI‑інструмент, ви зможете постійно оптимізувати макет форми та правила валідації.

7. Приклад використання: середній fintech

Контекст: Платформа fintech‑кредитування онбордила 1 200 нових клієнтів щомісяця. Їхня старіша система передбачала надсилання PDF‑файлів електронною поштою та ручну верифікацію, що давало середній час onboarding = 12 днів.

Рішення: Вони впровадили Formize PDF Form Editor, перебудували чек‑лист KYC, підключили вебхук, який автоматично передавав дані в API AML‑перевірки, і ввели електронний підпис.

Результати після 3‑х місяців:

Fintech заощадив ≈ 300 годин праці щомісяця, усунув аудиторські недоліки та підвищив репутацію на ринку.

8. Чек‑лист кращих практик

• Використовуйте офіційні шаблони – починайте з PDF, затвердженого юридичною командою.
• Тримайте назви полів короткими – це полегшує аналітику та читабельність аудиту.
• Застосовуйте умовну логіку – запитуйте лише релевантну інформацію.
• Включайте електронний підпис – забезпечує юридичну силу.
• Встановлюйте термін дії на посилання – запобігає використанню застарілих форм.
• Запустіть пілот на невеликій групі клієнтів перед масштабуванням.
• Документуйте політику зберігання – налаштуйте автоматичне видалення у Formize.

9. Поширені запитання

Q1: Чи підтримує Formize багатомовні форми?
A: Так. Ви можете додавати локалізовані підписи полів і використовувати віджет перемикача мови для переключення між версіями.

Q2: Чи можна вбудувати PDF‑форму безпосередньо у веб‑сайт?
A: Хоча основний спосіб розповсюдження — це посилання, форму можна вбудувати в iframe, якщо ваша політика CSP це дозволяє.

Q3: Як електронний підпис відповідає eIDAS / ESIGN?
A: Formize використовує захоплення підпису на основі сертифікату, що відповідає вимогам як EU eIDAS, так і US ESIGN, за умови увімкнення опції “Advanced Signature”.

Q4: Що трапляється, якщо під час заповнення втрачено інтернет-з’єднання?
A: Formize автоматично зберігає прогрес локально та відновлює його після відновлення з’єднання, запобігаючи втраті даних.

10. Підсумок

Виконання вимог KYC не обов’язково має бути вузьким місцем. Перетворюючи статичні PDF‑документи у інтерактивні, безпечні та готові до аналітики форми, Formize PDF Form Editor дає фінансовим установам можливість:

• Прискорити процес onboarding – скоротити час на кілька днів.
• Зменшити ручну працю – усунути повторне введення даних.
• Покращити аудит‑трейл – підтримувати незмінний, детальний журнал.
• Підвищити клієнтський досвід – надати чистий, бренд‑узгоджений цифровий процес.

Якщо ваша організація все ще бореться з вкладеннями електронної пошти та паперовими сканами, настав час модернізуватися. Розгорніть KYC‑форму у Formize вже сьогодні та почніть вимірювати вплив на відповідність, витрати та задоволеність клієнтів.

Дивіться також

• Національний інститут стандартів та технологій – Керівництво з цифрової ідентифікації (SP 800‑63)
• Регламент eIDAS – Європейська комісія