Tăng tốc thu thập tài liệu KYC với Trình chỉnh sửa PDF Formize

Know Your Customer (KYC) là các quy định không thể thương lượng trong dịch vụ tài chính hiện đại. Các ngân hàng, hiệp hội tín dụng, fintech và các thực thể được quản lý khác phải xác minh danh tính của mỗi khách hàng, thu thập các tài liệu hỗ trợ và lưu giữ một chuỗi kiểm tra đáng tin cậy. Tuy nhiên, nhiều tổ chức vẫn dựa vào PDF dạng giấy hoặc tệp đính kèm email—các quy trình chậm, dễ gặp lỗi và tốn kém khi kiểm toán.

Enter Formize PDF Form Editor. Bằng cách biến các PDF tĩnh thành các biểu mẫu kỹ thuật số có thể điền đầy đủ và điều khiển logic, trình chỉnh sửa cung cấp cho các đội tuân thủ công cụ để thu thập, xác minh và lưu trữ dữ liệu KYC nhanh hơn—mà không làm giảm tính bảo mật hay độ nhất quán của thương hiệu.

Trong bài viết này chúng tôi sẽ khám phá:

• Tại sao các phương pháp thu thập KYC truyền thống không đáp ứng được yêu cầu.
• Cách Formize PDF Form Editor giải quyết những điểm đau đó.
• Quy trình chi tiết từng bước để xây dựng một biểu mẫu KYC, từ lựa chọn mẫu đến tích hợp cuối cùng.
• Các thực tiễn tốt nhất thực tế cho việc kiểm tra, ký điện tử và lưu trữ dữ liệu.
• Các chỉ số bạn có thể theo dõi để chứng minh ROI.

Hãy cùng bắt đầu.

1. Thách thức KYC vào năm 2025

Theo Khảo sát Tuân thủ FinTech 2024, 63 % các tổ chức vẫn nhận tài liệu KYC dưới dạng PDF quét đính kèm email, và 48 % cho rằng “thời gian phản hồi chậm” là rủi ro vận hành hàng đầu. Nhu cầu có một giải pháp số hoá, thống nhất càng trở nên cấp bách hơn.

2. Tại sao Formize PDF Form Editor là công cụ phù hợp

Formize PDF Form Editor được xây dựng đặc biệt cho môi trường quy định:

• Tạo trường kéo‑và‑thả – biến bất kỳ mẫu PDF nào (ví dụ: bản scan hộ chiếu, hoá đơn tiện ích) thành các trường có thể điền mà không cần lập trình.
• Logic điều kiện – hiển thị hoặc ẩn các phần dựa trên phản hồi của người dùng (ví dụ: tài khoản doanh nghiệp vs. cá nhân).
• Ký điện tử tích hợp – thu thập chữ ký pháp lý trực tiếp trong trình duyệt.
• Nhật ký kiểm tra sẵn sàng tuân thủ – mọi chỉnh sửa trường, thời gian gửi và địa chỉ IP đều được ghi lại.
• Lưu trữ đám mây an toàn – dữ liệu được mã hoá khi nghỉ và khi truyền, đáp ứng tiêu chuẩn SOC 2 và ISO 27001.

Tất cả các tính năng này đều có trong một giao diện web duy nhất, cho phép các đội tuân thủ thiết kế, thử nghiệm và công bố biểu mẫu mà không cần đến bộ phận IT.

3. Xây dựng biểu mẫu KYC trong năm bước đơn giản

Bước 1 – Chọn mẫu PDF cơ sở

Bắt đầu với một tài liệu đã được bộ phận pháp lý duyệt, chẳng hạn “Danh sách kiểm tra nhận dạng khách hàng” hoặc “Yêu cầu chứng minh địa chỉ” PDF. Tải lên trình chỉnh sửa:

1. Log in to Formize.
2. Navigate to “Create PDF”.
3. Click “Upload Template” and select your PDF.

Bước 2 – Thêm các trường có thể điền

Sử dụng thanh công cụ kéo‑và‑thả, đặt các loại trường sau:

Trình chỉnh sửa tự động tạo định nghĩa trường PDF dưới nền, vì vậy tài liệu cuối cùng vẫn là một file PDF thực tế có thể lưu trữ.

Bước 3 – Áp dụng logic điều kiện

Ví dụ, nếu người dùng chọn “Hộ chiếu” làm loại giấy tờ, bạn có thể yêu cầu thêm trường “Ngày hết hạn hộ chiếu”.

IF [Loại giấy tờ tùy thân] == "Hộ chiếu"
   SHOW [Ngày hết hạn hộ chiếu] (Ngày, Bắt buộc)
ELSE
   HIDE [Ngày hết hạn hộ chiếu]

Logic này ngăn người dùng phải điền những trường không liên quan, giảm thiểu phiền hà.

Bước 4 – Cấu hình cài đặt gửi

Trong bảng Submission:

• Thông báo email – gửi bản sao cho nhân viên tuân thủ và cho khách hàng.
• Webhook URL – (tùy chọn) chuyển payload JSON tới hệ thống kiểm tra AML bên dưới.
• Lưu trữ – chọn bucket mã hoá của Formize hoặc bucket S3 bạn kiểm soát.

Bước 5 – Công bố và chia sẻ

Sau khi thử nghiệm:

1. Nhấn Publish.
2. Sao chép liên kết chia sẻ được tạo (ví dụ: https://formize.com/f/kyc-2025).
3. Nhúng liên kết vào email onboarding, widget website hoặc quy trình CRM.

Cổng thu thập KYC của bạn giờ đã hoạt động, tuân thủ đầy đủ và sẵn sàng nhận dữ liệu theo thời gian thực.

4. Nâng cao bảo mật và tuân thủ

4.1 Mã hoá dữ liệu & kiểm soát truy cập

• Mã hoá khi nghỉ – AES‑256.
• Mã hoá khi truyền – TLS 1.3.
• Phân quyền dựa trên vai trò – giới hạn ai có thể xem dữ liệu gốc (ví dụ: trưởng bộ phận tuân thủ so với nhân viên bán hàng).

4.2 Các yếu tố quan trọng của nhật ký kiểm tra

Formize tự động ghi lại:

• Thời gian gửi (UTC).
• Địa chỉ IP của người gửi.
• Lịch sử thay đổi từng trường.

Xuất nhật ký dưới dạng CSV cho mục đích kiểm toán, hoặc tích hợp với nền tảng GRC qua webhook.

4.3 Chính sách lưu trữ

Thiết lập chế độ lưu trữ (ví dụ: xóa sau 7 năm) trực tiếp trong bảng quản trị Formize để phù hợp với GDPR, CCPA hoặc luật bảo vệ dữ liệu địa phương.

5. Minh hoạ quy trình KYC

  flowchart TD
    A["Khách hàng nhận liên kết KYC"] --> B["Khách hàng mở biểu mẫu PDF Formize"]
    B --> C["Điền thông tin cá nhân & giấy tờ"]
    C --> D{"Logic điều kiện?"}
    D -- Có --> E["Hiển thị các trường bổ sung"]
    D -- Không --> F["Tiếp tục ký điện tử"]
    E --> F
    F --> G["Gửi biểu mẫu"]
    G --> H["Formize lưu trữ PDF và dữ liệu đã mã hoá"]
    H --> I["Thông báo email tới bộ phận tuân thủ"]
    I --> J["Nhân viên tuân thủ xem xét & phê duyệt"]
    J --> K["Quy trình onboarding của khách hàng tiếp tục"]

6. Đo lường thành công: Các KPI cần theo dõi

Nhờ xuất các chỉ số này ra công cụ BI, bạn có thể liên tục tinh chỉnh bố cục biểu mẫu và quy tắc kiểm tra.

7. Trường hợp thực tế: FinTech vừa và nhỏ

Bối cảnh: Một nền tảng cho vay fintech đang onboarding 1.200 khách hàng mới mỗi tháng. Quy trình cũ dựa vào việc gửi PDF qua email và kiểm tra thủ công, dẫn đến thời gian onboarding trung bình 12 ngày.

Giải pháp: Họ áp dụng Formize PDF Form Editor để xây dựng lại danh sách kiểm tra KYC, tích hợp webhook tự động gửi dữ liệu tới API kiểm tra AML, và bật ký điện tử.

Kết quả sau 3 tháng:

FinTech đã tiết kiệm ≈ 300 giờ lao động mỗi tháng và loại bỏ các phát hiện vi phạm kiểm toán—đây là khoản tiết kiệm chi phí trực tiếp và cải thiện uy tín thị trường.

8. Danh sách kiểm tra các thực tiễn tốt nhất

• Sử dụng mẫu pháp lý đã được phê duyệt – bắt đầu với PDF được bộ phận pháp lý xem xét.
• Giữ tên trường ngắn gọn – giúp việc phân tích và đọc nhật ký dễ dàng hơn.
• Áp dụng logic điều kiện – chỉ hỏi những thông tin thực sự cần thiết.
• Kích hoạt ký điện tử – đảm bảo tính pháp lý.
• Đặt thời gian hết hạn cho liên kết chia sẻ – tránh các mẫu cũ vẫn còn hoạt động.
• Thực hiện pilot với một nhóm khách hàng nhỏ trước khi triển khai toàn bộ.
• Xác định chính sách lưu trữ – cấu hình tự động xóa trong Formize.

9. Các câu hỏi thường gặp

H1: Formize có hỗ trợ biểu mẫu đa ngôn ngữ không?
A: Có. Bạn có thể thêm nhãn trường được địa phương hoá và sử dụng widget chọn ngôn ngữ để chuyển đổi giữa các phiên bản.

H2: Tôi có thể nhúng biểu mẫu vào website của mình không?
A: Mặc dù cách phổ biến nhất là chia sẻ qua liên kết, bạn vẫn có thể nhúng biểu mẫu trong iframe nếu chính sách CSP của trang cho phép.

H3: Chữ ký điện tử đáp ứng tiêu chuẩn eIDAS / ESIGN như thế nào?
A: Formize sử dụng cơ chế capture chữ ký có chứng chỉ, đáp ứng tiêu chuẩn eIDAS (EU) và ESIGN (US) khi bật tùy chọn “Advanced Signature”.

H4: Nếu kết nối internet bị gián đoạn giữa quá trình điền, dữ liệu sẽ như thế nào?
A: Formize tự động lưu tiến trình cục bộ và phục hồi khi kết nối được khôi phục, tránh mất thông tin.

10. Kết luận

Tuân thủ KYC không nhất thiết phải là nút thắt. Bằng cách biến các PDF tĩnh thành các biểu mẫu tương tác, an toàn và có khả năng phân tích, Formize PDF Form Editor giúp các tổ chức tài chính:

• Tăng tốc onboarding – giảm thời gian xử lý hàng ngày.
• Giảm công việc thủ công – loại bỏ nhập liệu lặp lại.
• Cải thiện khả năng kiểm tra – duy trì chuỗi kiểm tra bất biến.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng – cung cấp luồng số gọn gàng, đồng nhất với thương hiệu.

Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang vật lộn với các tệp đính kèm email và bản scan giấy tờ, đã đến lúc hiện đại hoá. Triển khai một biểu mẫu KYC trên Formize ngay hôm nay và bắt đầu đo lường tác động tới tuân thủ, chi phí và sự hài lòng của khách hàng.

Xem thêm

• Hướng dẫn định danh kỹ thuật số của NIST – SP 800‑63
• Quy định eIDAS – Ủy ban châu Âu