Đơn giản hoá quy trình xử lý đề nghị bảo hiểm với Formize

Quy trình xử lý đề nghị bảo hiểm trong quá khứ luôn là một hoạt động dựa trên giấy tờ, tốn nhiều công sức. Nhân viên điều chỉnh nhận tài liệu scan, người bảo hiểm kiểm tra chi tiết hợp đồng bằng tay, và việc thanh toán bị trì hoãn khi dữ liệu phải di chuyển qua các hệ thống rải rác. Trong một thị trường mà trải nghiệm khách hàng là yếu tố cạnh tranh, nhu cầu có một luồng làm việc đề nghị nhanh, chính xác và có thể kiểm toán càng trở nên cấp bách hơn.

Formize xuất hiện như một nền tảng thống nhất việc tạo biểu mẫu web, thư viện PDF có thể điền, chỉnh sửa PDF trong trình duyệt và phân tích thời gian thực. Khi khai thác bộ công cụ của Formize, các công ty bảo hiểm có thể số hoá mọi bước trong hành trình đề nghị, từ thời điểm người được bảo hiểm báo cáo thiệt hại cho tới xác nhận thanh toán cuối cùng. Dưới đây chúng tôi sẽ phân tích các thách thức mà các công ty bảo hiểm gặp phải, minh họa cách mỗi sản phẩm Formize giải quyết một điểm đau cụ thể, và cung cấp một quy trình làm việc thực tiễn, cuối cùng có thể triển khai trong vài tuần, không phải vài tháng.

1. Các điểm đau của quy trình tiếp nhận đề nghị truyền thống

Những ma sát này trực tiếp dẫn tới chu kỳ giải quyết lâu hơn, điểm NPS (Net Promoter Score) thấp hơn, và chi phí vận hành cao hơn. Để khắc phục, cần một nền tảng “tất cả trong một” có thể thu thập, kiểm tra, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu đề nghị một cách an toàn.

2. Sản phẩm Formize giải quyết từng điểm đau

1. Web Forms – Trình xây dựng kéo‑thả cho các trang tiếp nhận đề nghị tùy chỉnh, có logic điều kiện, tải lên tệp và tự động kiểm tra.
2. Online PDF Forms – Các mẫu PDF đã được phê duyệt, chuyên ngành (ví dụ: báo cáo tai nạn, thiệt hại tài sản) có thể điền ngay lập tức.
3. PDF Form Filler – Công cụ trong trình duyệt để hoàn thành bất kỳ PDF nào, thêm chữ ký kỹ thuật số và gửi trực tiếp vào quy trình làm việc của công ty bảo hiểm.
4. PDF Form Editor – Chuyển đổi PDF tĩnh thành tài liệu tương tác, có thể điền và gắn thương hiệu bằng hình ảnh công ty.

Mỗi sản phẩm đều sẵn sàng SaaS, tuân thủ PCI‑DSS, và tích hợp qua webhook bảo mật hoặc endpoint REST — giúp đẩy dữ liệu đề nghị vào hệ thống quản lý chính sách hoặc động cơ xét duyệt của bên thứ ba một cách đơn giản.

3. Xây dựng quy trình đề nghị số hoá đầu‑cùng‑đầu

Dưới đây là bản thiết kế của một vòng đời đề nghị điển hình được hỗ trợ bởi Formize. Đồ thị sử dụng cú pháp Mermaid, Hugo sẽ render thành SVG khi xuất bản.

  flowchart TD
    A["Người được bảo hiểm truy cập Cổng tiếp nhận Đề nghị"]
    B["Web Form thu thập thông tin thiệt hại cơ bản"]
    C["Logic Điều kiện hiển thị PDF Form Trực tuyến phù hợp"]
    D["Người được bảo hiểm hoàn thành PDF (sử dụng PDF Form Filler)"]
    E["PDF Form Editor chuyển đổi PDF cũ sang định dạng có thể điền"]
    F["Tất cả dữ liệu được lưu trong Vault bảo mật của Formize"]
    G["Webhook đẩy payload JSON tới Hệ thống Đề nghị Core"]
    H["Nhân viên điều chỉnh xem lại đề nghị theo thời gian thực"]
    I["Quy tắc xác thực tự động đánh dấu dữ liệu thiếu"]
    J["Người bảo hiểm phê duyệt hoặc yêu cầu thêm thông tin"]
    K["Xử lý thanh toán được kích hoạt"]
    L["Người yêu cầu nhận thông báo thanh toán số"]
    
    A --> B --> C --> D
    D --> E --> F --> G --> H
    H --> I --> J --> K --> L

Hướng dẫn từng bước

1. Trang đích cổng – Một cổng đề nghị được thương hiệu hoá (được xây dựng bằng Web Forms) yêu cầu người được bảo hiểm chọn loại thiệt hại (xe hơi, nhà ở, sức khỏe). Logic điều kiện hiển thị động liên kết Online PDF Form phù hợp.
2. Hoàn thành PDF – Người yêu cầu mở PDF trong PDF Form Filler, điền các trường, đính kèm tài liệu hỗ trợ (hình ảnh, báo cáo cảnh sát), và ký điện tử.
3. Chuyển đổi tài liệu cũ – Đối với các biểu mẫu đề nghị cũ chưa được số hoá, PDF Form Editor biến chúng ngay lập tức, cho phép trải nghiệm điền‑và‑gửi tương tự.
4. Lưu trữ & truyền tải an toàn – Tất cả các hồ sơ được mã hoá khi ở trạng thái nghỉ và trong quá trình truyền, lưu trong Vault của Formize, sau đó được gửi qua webhook tới bộ xử lý đề nghị cốt lõi của công ty bảo hiểm.
5. Xem lại thời gian thực – Nhân viên điều chỉnh nhìn thấy đề nghị ngay lập tức trên bảng điều khiển, với các trường tự động điền và cảnh báo xác thực (ví dụ: thiếu ngày tai nạn).
6. Phê duyệt & Thanh toán – Người bảo hiểm phê duyệt đề nghị, kích hoạt quy trình thanh toán. Người yêu cầu nhận thông báo thanh toán số, kèm theo biên nhận PDF có thể tải xuống được tạo bởi các công cụ PDF của Formize.

4. Lợi ích cụ thể cho các công ty bảo hiểm

Các chỉ số này nhất quán với các nghiên cứu trường hợp tại các công ty bảo hiểm Bắc Mỹ áp dụng Formize cho ít nhất một dòng sản phẩm.

5. Kịch bản thực tế: Công ty bảo hiểm ô tô vừa và nhỏ

Bối cảnh – Một công ty bảo hiểm xử lý 250.000 đề nghị ô tô mỗi năm, dựa vào biểu mẫu scan và tệp đính kèm email. Thời gian giải quyết trung bình là 12 ngày.

Triển khai – Công ty triển khai Web Form cho thông báo mất mát (FNOL) lần đầu và sử dụng thư viện Online PDF Forms cho báo cáo tai nạn. Nhân viên điều chỉnh truy cập đề nghị thông qua bảng điều khiển tùy chỉnh tiêu thụ webhook của Formize.

Kết quả (sau 6 tháng)

• Thời gian giải quyết trung bình giảm còn 7 ngày (‑42 %).
• Giảm 3.800 giờ nhập dữ liệu thủ công mỗi năm.
• Tỷ lệ đề nghị phải làm lại do thiếu dữ liệu giảm từ 18 % xuống 4 %.
• Điểm hài lòng khách hàng tăng từ 78 lên 86.

Công ty bảo hiểm cho biết “truy cập ngay lập tức vào dữ liệu đầy đủ, đã kiểm tra” là yếu tố chính thúc đẩy hiệu quả vận hành.

6. Mẹo triển khai & Thực hành tốt nhất

1. Bắt đầu nhỏ – Thử nghiệm quy trình trên một loại đề nghị duy nhất (ví dụ: thiệt hại tài sản) trước khi mở rộng.
2. Tận dụng Logic Điều kiện – Dùng Web Forms để phân loại loại đề nghị, đảm bảo người yêu cầu chỉ thấy các mẫu PDF phù hợp.
3. Chuẩn hoá quy tắc đặt tên – Đối với tệp tải lên, bắt buộc mẫu ClaimID_Loai_Ngay.ext để dễ dàng xử lý sau.
4. Bật tính năng Tự lưu – Kích hoạt tính năng tự lưu của Formize để tránh mất dữ liệu khi kết nối mạng không ổn định.
5. Tích hợp Quy tắc Kiểm tra – Thêm quy tắc kinh doanh (ví dụ: “Số tiền thiệt hại > 0”) ngay trong Web Form để phát hiện lỗi sớm.
6. Kiểm tra nhật ký kiểm toán – Lên lịch kiểm tra nhật ký Vault hàng quý để đảm bảo tuân thủ các quy định lưu trữ hồ sơ của từng bang.

7. Triển vọng tương lai: Phân loại đề nghị hỗ trợ AI

Mặc dù Formize đã tạo ra một quy trình không giấy, nhanh chóng, bước tiến tiếp theo là trích xuất nội dung bằng AI. Bằng cách đưa các PDF đã hoàn thành vào mô hình xử lý ngôn ngữ tự nhiên, các công ty bảo hiểm có thể tự động phân loại mức độ nghiêm trọng, phát hiện gian lận tiềm năng và thậm chí đề xuất mức thanh toán. Kiến trúc mở rộng API của Formize cho phép gắn lớp AI này lên trên quy trình hiện tại mà không gây gián đoạn.

8. Kết luận

Quy trình xử lý đề nghị bảo hiểm đang đứng trước một cuộc cách mạng, và Formize cung cấp những công cụ nền tảng để thực hiện sự chuyển đổi ngay hôm nay. Từ Web Forms trực quan hướng dẫn người yêu cầu, tới bộ sưu tập phong phú Online PDF Forms, và sức mạnh của PDF Form Filler và PDF Form Editor, nền tảng này loại bỏ các nút thắt đã làm khó ngành trong nhiều thập niên.

Bằng việc áp dụng một quy trình số hoá đầu‑cùng‑đầu, các công ty bảo hiểm có thể tăng tốc chi trả, giảm lỗi tốn kém, đảm bảo tuân thủ, và quan trọng nhất, cung cấp trải nghiệm không ma sát mà người tiêu dùng hiện đại ngày càng yêu cầu.