加速使用 Formize 进行远程学术同行评审工作流
传统的学术同行评审周期因其漫长、行政摩擦以及偶尔的机密泄露而臭名昭著。编辑们需要同时处理电子邮件线程、PDF 注释和电子表格，而审稿人则要应对不统一的提交格式和手动提醒。在一个需要快速传播研究成果的时代——尤其是健康、气候科学和人工智能等快速发展的领域——这些瓶颈会削弱工作的重要性，并让所有利益相关者感到沮丧。
Formize 是一个云原生平台，用于创建、填写、编辑和共享表单及文档，提供统一的解决方案，用单一、可审计的数字工作流取代孤立的电子邮件交流。通过利用 Formize 的 网页表单、在线 PDF 表单、PDF 表单填充器 和 PDF 表单编辑器，出版商、大学出版社和学术社团可以将周期时间缩短最多 50 %，同时加强数据安全与合规。
1. 传统同行评审过程的核心挑战
| 挑战 | 影响 | 常见的手动解决办法 |
|---|---|---|
| 提交格式碎片化 | 审稿人花时间重新格式化稿件 | 要求作者重新以特定布局发送文件 |
| 审稿人邀请丢失或延迟 | 审稿时间延长 | 手动跟进邮件、电话 |
| 机密控制不一致 | 提前泄露的风险 | 使用单独的受密码保护的压缩文件 |
| 决策记录分散 | 审计人员无法追踪编辑操作 | 同时维护电子表格和邮件日志 |
| 缺乏实时分析 | 编辑无法预测瓶颈 | 基于临时报告的定期状态会议 |
这些痛点都直接对应 Formize 的功能集合。
2. Formize 如何改造同行评审
2.1 使用网页表单实现统一稿件接收
将 网页表单 配置为稿件提交门户，可强制必填字段（标题、摘要、作者列表、ORCID ID），并自动验证文件类型（PDF、DOCX、LaTeX zip）。条件逻辑可以在必要时提示作者上传补充材料，去除不必要的杂乱。
关键优势
- 标准化数据采集 消除下游重新格式化。
- 实时校验 防止不完整提交。
- 内置分析 显示按学科、国家或资助来源划分的提交量。
2.2 安全的审稿人邀请与同意
编辑选定审稿人后，PDF 表单填充器 生成带有唯一时限访问令牌的个性化邀请函。邀请函 PDF 包含审稿人确认机密义务的勾选框，系统即时捕获同意结果。
关键优势
- 一键安全分发 可通过邮件或安全链接发送。
- 审计日志 记录邀请打开时间和同意时间。
- 无需手动 PDF——填充器自动填入审稿人姓名、稿件标题和截止日期。
2.3 使用在线 PDF 表单收集机密审稿
审稿人收到的可填写 PDF 包含稿件（嵌入的只读对象）和结构化评审问卷（评分、评论、利益冲突声明）。在线 PDF 表单 库提供符合 COPE 指南的预审批模板。
关键优势
- 保持原稿格式 同时支持批注。
- 确保机密性：审稿人在未获授权前无法导出底层 PDF。
- 自动汇总 评分和评论至中央数据库。
2.4 使用 PDF 表单编辑器记录编辑决策
评审轮次结束后，编辑打开同一 PDF 模板（已填入审稿人评分），并添加决策字段（接受、轻微修订、重大修订、拒稿）。PDF 表单编辑器 允许编辑插入数字签名、锁定表单并将其归档为官方决策记录。
关键优势
- 单一真相来源 记录稿件状态。
- 数字签名合规 符合 e‑signature 法规（eIDAS、ESIGN）。
- 版本控制 确保只有最新决策处于激活状态。
2.5 端到端报告与导出
Formize 内置的分析仪表板可以生成：
- 周转时间热力图。
- 审稿人绩效评分（及时性、细致度）。
- 资助机构合规报告。
所有报告均可导出为 CSV 或 PDF 以供外部审计。
3. 端到端工作流图
flowchart LR
A["作者提交稿件"] --> B["网页表单验证"]
B --> C["稿件存储在仓库中"]
C --> D["编辑分配审稿人"]
D --> E["PDF 填充器生成邀请函"]
E --> F["审稿人收到安全 PDF"]
F --> G["审稿人完成在线 PDF 表单"]
G --> H["响应聚合到数据库"]
H --> I["编辑审阅分数和评论"]
I --> J["PDF 编辑器最终确定决定"]
J --> K["决定已归档并通知"]
K --> L["分析仪表板更新"]
L --> M["可导出报告供相关方使用"]
4. 详细的分步实现
步骤 1：构建提交网页表单
提示：启用 reCAPTCHA 以阻止垃圾提交。
步骤 2：创建审稿人邀请模板
- 打开 PDF 表单填充器。
- 上传基础邀请函 PDF。
- 插入合并字段：
{{ReviewerName}}、{{ManuscriptTitle}}、{{Deadline}}、{{AccessToken}}。 - 添加一个标注为 “我同意保持机密性” 的 复选框。
- 将模板保存为可复用的 Reviewer Invitation v1。
步骤 3：设计审稿问卷
使用 PDF 表单编辑器：
- 插入只读的稿件预览。
- 添加 1‑5 评分尺度，分别对应创新性、方法学、影响力。
- 添加大文本区用于 “主要评论” 与 “次要评论”。
- 包含利益冲突下拉列表。
- 启用 自动保存 于每个字段变更时。
步骤 4：设置编辑决策表单
复制审稿问卷模板，然后：
- 添加 决策单选组（接受、轻微修订、重大修订、拒稿）。
- 插入编辑专用的 电子签名 字段。
- 将所有审稿人字段锁定为只读。
步骤 5：使用 Webhook 自动化通知
配置 Formize 向期刊的编辑管理系统发送 webhook，当出现以下事件时：
- 新提交达到 “完成” 状态。
- 所有审稿人 PDF 已提交。
- 编辑决策已签署。
Webhook 负载包含稿件 ID 与 PDF 链接，实现与 Editorial Manager、OJS 等系统的无缝集成。
步骤 6：启用分析与报告
在 Formize 仪表板中：
- 激活 实时图表，显示各学科的平均审稿时间。
- 设置 月度合规报告，列出所有机密性确认记录。
- 将数据导出至 Power BI 或 Tableau，进行深度洞察。
5. 可量化的收益
| 指标 | 传统流程 | 使用 Formize 后的流程 |
|---|---|---|
| 从提交到首次决定的平均时间 | 45‑60 天 | 22‑30 天 |
| 审稿人邀请丢失率 | 12 %（无回复） | 3 %（自动提醒） |
| 手动数据录入工作量（每 100 份提交所需小时） | 16 h | 2 h |
| 可审计文档完整率 | 70 % | 100 % |
| 合规违规事件 | 1‑2 起/年 | 0 起 |
以上数据来源于对一家中型大学出版社（年稿件 10,000 份）的为期六个月的试点研究。
6. 安全、合规与可访问性
- 端到端加密：所有 PDF 在静止时使用 AES‑256 加密，传输则采用 TLS 1.3。
- 基于角色的访问控制（RBAC）：编辑、审稿人、作者各自仅获得所需最小权限。
- 符合 GDPR 与 HIPAA：Formize 记录同意并提供数据主体访问请求（DSAR）工作流。
- WCAG 2.1 AA：网页表单完全支持键盘导航和屏幕阅读器。
7. 集成生态
| 集成方式 | 目的 | 实现方式 |
|---|---|---|
| ORCID API | 自动填充作者标识符 | OAuth 2.0 令牌交换 |
| CrossRef DOI 注册 | 接受后铸造 DOI | RESTful POST 请求 |
| 机构仓库 (DSpace) | 存档最终 PDF | SFTP 或 API webhook |
| Slack / Microsoft Teams | 实时编辑通知 | 入站 webhook URL |
Formize 提供 REST API 并支持 Zapier 连接器，因而将工作流扩展至自定义工具（如查重系统、AI 语言编辑器）十分便捷。
8. 实际案例：开放气候科学期刊
背景：该期刊每年处理约 2,500 份稿件，平均审稿周期为 48 天。
实现：采用 Formize 进行稿件接收、审稿人邀请和决策记录。通过 webhook 与已有的 OJS 系统对接。
四个月后成果：
- 周期时间缩短 至 26 天（提升 45 %）。
- 审稿人响应率提升 至 96 %（得益于自动提醒）。
- 编辑工作量下降 约 12 小时/周（不再需要复制粘贴审稿意见）。
编辑委员会特别强调 可审计的 PDF 决策包 为向资助机构报告提供了革命性帮助。
9. 可持续采纳的最佳实践
- 先行部署最小可行表单——先上线提交网页表单，根据作者反馈迭代。
- 保持模板版本化——记录每次 PDF 模板的变更日志，以满足审计需求。
- 自动化提醒——使用条件逻辑在第 7 天和第 14 天触发提醒邮件。
- 为审稿人提供培训——制作简短视频教程，演示填写 PDF 问卷。
- 定期审视分析数据——依据绩效指标调整审稿人池。
10. Formize 与同行评审的未来
- AI 辅助分拣：集成自然语言处理，提前标记符合质量阈值的稿件。
- 开放同行评审：在文章旁公开匿名审稿人 PDF，保留原始 Formize 记录。
- 区块链时间戳：将每份决策 PDF 的哈希写入公共账本，实现不可篡改的出处证明。
Formize 的模块化架构使其能够在不重构现有工作流的前提下，快速拥抱这些创新。
结论
学术同行评审不必是缓慢且手工的迷宫。通过将稿件接收、审稿人邀请、机密反馈以及编辑决策统一到一个安全、可审计且具分析能力的平台，Formize 帮助期刊加速知识传播，同时维护完整性与合规。其结果是一条更快、更透明的出版管道，能够满足研究人员、资助机构和读者的期望。