使用 Formize PDF 表单编辑器自动化员工离职清单
当员工离职时，离职流程很容易变成后勤噩梦。HR 必须收回设备、撤销系统访问、结算最后工资，并确认所有法律和合规要求已满足。传统上，这涉及一系列纸质表单、电子邮件和手动跟进，既易出错又耗时。
在本文中，我们将展示 Formize PDF 表单编辑器（https://products.formize.com/create-pdf）如何将离职清单转变为一个交互式 PDF，实现路由、验证和归档的自动化。阅读完毕后，你将了解逐步工作流、可量化的收益以及在任何组织中扩展该方案的最佳实践。
目录
- 为何传统离职清单失效
- Formize PDF 表单编辑器在离职管理中的应用
- 设计可填写的离职清单
- 自动路由与实时协作
- 关键收益一览
- 实施蓝图：一步步指南
- 案例研究：中型科技公司将离职时间缩短 60%
- 为离职流程做好未来规划
- 结论
- 参考链接
为什么传统离职清单失效
| 痛点 | 常见表现 | 成本影响 |
|---|---|---|
| 纸质依赖 | 表单丢失或未签署 | 薪资发放延迟，潜在法律风险 |
| 手动路由 | HR 通过邮件追签 | 额外的人力工时，截止日期错过 |
| 缺乏实时可视性 | 经理不了解待办事项 | 交接低效，设备遗留 |
| 审计痕迹碎片化 | PDF 分散存放在不同文件夹 | 合规审计时难以追踪 |
2023 年 SHRM 调查显示，42% 的 HR 领导者认为离职是“重大运营挑战”。根本原因往往不是技术，而是对静态文档的依赖，这些文档既无法强制业务规则，也无法提供即时状态更新。
Formize PDF 表单编辑器在离职管理中的应用
Formize PDF 表单编辑器让你 将任何静态 PDF 转换为完整的交互式表单。通过拖拽式字段创建、条件逻辑和内置数字签名，HR 可以构建一个离职清单，使其能够：
- 引导员工 完成所需步骤并提供上下文帮助。
- 实时验证数据，防止提交不完整表单。
- 自动将文档路由 给正确的利益相关者（IT、财务、法务）。
- 记录防篡改审计日志，满足合规需求。
所有功能均在浏览器中直接使用——无需插件或安装，非常适合分布式团队和远程员工。
小贴士： 使用 PDF 表单编辑器 嵌入公司品牌，确保外观专业且与企业形象保持一致。
设计可填写的离职清单
打开 Formize PDF 表单编辑器（https://products.formize.com/create-pdf），可以从标准离职清单模板开始，或上传自己的 PDF。以下是可能需要的字段清单：
- 员工信息 – 通过合并字段自动从 HRIS 填充（姓名、工号、部门）。
- 设备归还 – 针对笔记本、手机、门禁卡等提供复选框，并使用条件子字段记录序列号。
- 访问撤销 – 单选按钮触发 IT 工单创建（通过 webhook 集成，本文不作展开）。
- 最终薪资确认 – 结束工作日期选择器，使用计算字段得出累计休假补偿。
- 法律签署 – 为员工、HR 经理和法务顾问设置数字签名块。
- 合规确认 – “我确认已履行所有数据隐私义务”复选框。
技巧： 使用 条件逻辑，例如当员工勾选“公司车辆”时，自动弹出要求填写里程表的额外字段。
自动路由与实时协作
员工提交完整表单后，Formize 内置的 工作流引擎 可以：
- 通过安全链接将 PDF 邮件发送 给指定的 HR 代表。
- 在 Slack 或 Microsoft Teams 中触发通知，让 IT 团队立即停用账户。
- 通过集成更新状态仪表盘（如 Google Sheet 或内部门户），显示“待处理”“审核中”“已完成”等状态。
因为每一次变更都被记录，审计员可以清晰看到谁在何时签署了哪一字段，满足 SOX、GDPR 等监管要求。
关键收益一览
graph LR
"Employee Submits Form" --> "HR Receives Instant Alert"
"HR Receives Instant Alert" --> "IT Revokes Access"
"HR Receives Instant Alert" --> "Finance Processes Final Pay"
"IT Revokes Access" --> "Compliance Confirmation"
"Finance Processes Final Pay" --> "Compliance Confirmation"
"Compliance Confirmation" --> "Employee Exit Completed"
| 收益 | 影响 |
|---|---|
| 速度 | 离职周期从 5‑7 天缩短至 1‑2 天。 |
| 合规 | 100% 审计就绪文档，消除签名缺失。 |
| 成本节约 | 每次离职平均节省约 250 美元（基于每个流程节省 30 分钟人力）。 |
| 员工体验 | 透明流程使离职面谈满意度提升最高 15%。 |
| 安全性 | 立即撤销系统访问，降低内部威胁风险。 |
实施蓝图：一步步指南
1. 收集需求
- 与 HR、IT、财务、法务访谈，列出必需字段。
- 确定合规检查点（如数据保留政策）。
2. 创建基础 PDF
- 使用 Word 文档或现有 PDF 作为骨架。
- 包含各部门职责的章节。
3. 上传至 Formize PDF 表单编辑器
- 访问 https://products.formize.com/create-pdf。
- 将 PDF 拖入画布，编辑器会自动识别静态文字。
4. 添加交互元素
- 文本字段：序列号、日期、备注。
- 复选框：设备归还项。
- 下拉框：离职原因（辞职、裁员、解雇、退休）。
- 签名字段：所有签署人。
5. 定义条件逻辑
- 示例：若勾选 “公司车辆” → 显示 “里程表” 字段。
- 在 “Logic” 面板中配置规则，无需编写代码。
6. 配置工作流规则
- 设置 “提交后” 动作：
- 向 HR 发送带附件的电子邮件。
- 在指定 Slack 频道发布消息。
- 通过 Zapier（可选）更新共享 Google Sheet 中的状态行。
7. 端到端测试
- 使用测试员工完整跑一次离职流程。
- 验证所有通知是否触发，数据是否正确保存。
8. 部署与培训
- 将 PDF 链接发布在 HR 内网。
- 为管理者和员工进行简短培训。
- 提供一页快速入门指南（PDF）。
9. 监控与优化
- 每周查看仪表盘，找出瓶颈。
- 随着法规变化，调整逻辑或新增字段。
案例研究：中型科技公司将离职时间缩短 60%
背景
一家拥有 350 名员工的软件开发公司采用基于电子表格的离职流程。HR 报告经常出现签名遗漏、设备未归还，导致安全隐患。
解决方案
HR 团队使用 Formize PDF 表单编辑器构建可填写的离职清单，嵌入员工、经理和法务的数字签名字段。条件逻辑确保仅显示与岗位相关的设备字段。
结果（为期三个月的试点）
| 指标 | 变更前 | 变更后 |
|---|---|---|
| 平均离职完成时间 | 5.2 天 | 2.1 天 |
| 完全签署文档比例 | 78% | 100% |
| 未撤销访问事件 | 每季度 4 起 | 0 起 |
| 每次离职的人力成本 | $350 | $150 |
| 离职面谈满意度（满分 5） | 3.9 | 4.6 |
关键收获
单个交互式 PDF 消除了多表格、邮件链和手工跟进，实现了安全与成本双重收益。
为离职流程做好未来规划
- 与 HRIS API 集成 – 虽本文未展开，但将 Formize 与 Workday、BambooHR 等系统对接，可自动填充员工信息，进一步减少人工。
- 遵循电子签名标准 – 确保数字签名符合 eIDAS（欧盟）或 ESIGN（美国）的法律效力。
- 引入 AI 驱动的验证 – 未来版本可通过图像识别自动检测上传的设备收据。
- 多国家部署 – 为不同国家/地区创建本地化清单（符合当地劳动法），同时保持统一的主工作流。
结论
离职不必成为纸质噩梦。通过使用 Formize PDF 表单编辑器 将静态离职清单转化为 可填写、可审计的 PDF，组织可获得：
- 速度 – 即时路由与实时状态更新。
- 合规 – 防篡改数字签名与完整审计日志。
- 成本节约 – 减少手工触点，降低安全风险。
先在一个部门进行试点，根据反馈迭代，最终实现标准化、可扩展的离职流程，保护员工与组织的双重利益。
参考链接
- ISO 27001 – 员工离职信息安全管理 (https://www.iso.org/standard/54534.html)