使用 Formize 加速员工疫苗接种追踪

在后疫情时代，疫苗接种证明已经成为许多公司、学校和政府机构的标准要求。人力资源部门突然被要求在紧迫的监管期限内收集、验证并安全存储成千上万的疫苗接种文件。传统的基于电子表格的解决方案很快就会达到瓶颈：它们缺乏版本控制、审计日志和实时分析功能，还会让组织面临隐私风险。

Formize 提供了一个统一平台，将 Web Forms、Online PDF Forms、PDF Form Filler 和 PDF Form Editor 融合为单一工作流引擎。借助这些工具，组织可以从手工、纸质繁重的流程转向完全自动化、合规且可审计的疫苗接种追踪系统。

下面我们将详细说明逐步实现计划，展示实现这一目标的技术组件，并讨论可量化的业务收益。

目录

1. 为什么需要专用的疫苗接种追踪解决方案？
2. 针对该用例的 Formize 核心特性
3. 端到端工作流设计
4. 构建员工自助表单
5. 集成 PDF 疫苗接种证书
6. 自动验证与数据丰富
7. 报告、分析与仪表盘
8. 安全、隐私与合规
9. ROI 与 KPI 基准
10. 跨多个司法辖区的扩展
11. 结论
12. 参见其他文档

为什么需要专用的疫苗接种追踪解决方案？

OSHA、HIPAA 和 GDPR（针对全球员工）的监管机构要求严格处理健康数据。专为此设计的数字化解决方案消除了猜测，并在审计时展示尽职调查。

针对该用例的 Formize 核心特性

1. Web Forms Builder – 拖拽式 UI，创建响应式员工自助页面，支持条件逻辑、文件上传和电子签名。
2. Online PDF Forms Library – 为 CDC 疫苗接种卡、州颁发的免疫记录以及雇主自定义的声明表单提供预设可填写 PDF 模板。
3. PDF Form Filler – 基于浏览器的工具，让员工上传扫描的疫苗卡后自动将字段映射到标准 PDF 模板。
4. PDF Form Editor – HR 管理员无需第三方软件即可自定义 PDF 模板（添加企业品牌、 booster 日期等额外字段）。
5. Workflow Automation – 根据表单提交和验证结果触发邮件、Slack 通知或 API 调用。
6. Built‑in Analytics – 实时图表、过滤器和 CSV 导出，用于合规报告。

端到端工作流设计

下面的高级流程图展示了从员工登录到最终合规报告的全流程。

  flowchart TD
    A["员工访问疫苗接种门户"] --> B["填写 Web 表单（姓名、出生日期、疫苗种类）"]
    B --> C["上传疫苗接种 PDF 或图片"]
    C --> D["PDF Form Filler 提取数据"]
    D --> E{"验证服务？"}
    E -->|有效| F["数据存入加密的 Formize 数据库"]
    E -->|无效| G["自动发送拒绝邮件并提供整改步骤"]
    F --> H["HR 实时收到提醒（Slack/邮件）"]
    H --> I["合规仪表盘更新"]
    I --> J["定期导出给监管机构（CSV/JSON）"]

关键要点：

• 条件逻辑：如果员工选择需要 booster 的疫苗，将自动显示额外的日期字段。
• 验证服务：可以是自定义 API，用于将提取的数据与 CDC 疫苗代码进行核对。
• 通知层：与 Slack、Teams 或邮件集成，确保 HR 不会错过不完整的提交。

构建员工自助表单

1. 新建 Web 表单
   在 Formize → Web Forms → New Form 中选择 Responsive 模板，并添加以下字段：

   • 文本：全名（必填）
   • 日期：出生日期（必填）
   • 下拉框：疫苗生产商（Pfizer、Moderna、J&J 等）
   • 单选：是否已完成主系列接种？（是/否）
   • 条件区段（当选择“否”时显示）：* booster 日期*（日期选择器）
   • 文件上传：上传疫苗接种文件（PDF、JPG、PNG，最大 5 MB）

2. 添加电子签名
   启用 Signature Field，让员工确认所上传文件为真实有效。

3. 设置条件逻辑
   使用 Logic Builder 定义：
   如果 Booster 日期为空 且 主系列 = 否 → 显示 “需要 booster” 警示。

4. 品牌化与本地化
   插入企业徽标，定制字体，并添加语言选择器，以服务多国员工。

5. 发布
   生成短链接（如 formize.com/vax‑track），并将其嵌入内部 HR 门户。

集成 PDF 疫苗接种证书

大多数员工会收到 CDC 疫苗接种卡（PDF 或扫描图片）。Formize 的 PDF Form Filler 能自动映射关键字段：

自定义 PDF 模板创建

1. 将一张空白的 CDC 卡上传至 Formize 的 PDF Form Editor。
2. 使用 Add Field 工具在卡片对应位置放置表单字段。
3. 设置 字段属性：只读、必填、格式（日期、文本）等。
4. 将模板保存为 “CDC_Vaccination_Card_v2”，供全公司复用。

当员工上传扫描图像时，Formize 的 OCR 引擎（基于 Tesseract）会提取文字并自动填充模板。若 OCR 失败，系统会回退到手动字段映射。

自动验证与数据丰富

Formize 可调用外部 API 对提取的数据进行验证：

POST https://api.cdc.gov/vaccine/validate
{
  "name": "{{full_name}}",
  "dob": "{{dob}}",
  "vaccine": "{{vaccine_manufacturer}}",
  "date": "{{primary_series_date}}"
}

验证结果：

• 有效 – 记录存入，员工收到确认邮件并附带数字徽章。
• 部分有效 – 缺少 booster 信息；系统提示补充请求。
• 无效 – 标记为 HR 审核；在 Formize 中创建安全案例文件供审计使用。

通过 Formize 的 Webhook 功能，将 API 响应映射回表单字段即可完成集成。

报告、分析与仪表盘

Formize 内置的分析引擎让您只需几次点击即可创建合规仪表盘：

仪表盘可以通过 iFrame 嵌入内部 SharePoint 页面，亦可导出至 PowerBI 进行深度分析。

定时报告：配置夜间邮件，附带所有 无效 案例的 CSV，供 HR 合规团队使用。

安全、隐私与合规

ROI 与 KPI 基准

一家拥有 4,500 名员工的科技公司案例显示：

典型的 ROI 计算表明，成本降低 250 %，且 洞察时间加快 70 %。

跨多个司法辖区的扩展

全球企业往往需要满足不同地区的疫苗要求（如欧盟数字 COVID 证书、加拿大的 QR 码等）。Formize 的模块化架构支持：

• 本地化 PDF 模板 – 为每个国家创建单独模板，并通过基于员工所在地的条件逻辑自动分配。
• 多语言表单 – 使用 Formize 的翻译管理器提供英文、法文、西班牙文、中文等语言版本。
• 区域数据驻留 – 将欧盟员工数据存放在欧洲数据中心，美国员工数据存放在美国区域，以符合当地法规。

只需更换模板/验证端点，即可将部署时间从数周缩短到数天。

结论

疫苗接种追踪不再是临时任务，而是员工健康管理的长期组成部分。Formize 使 HR 能够：

• 收集 通过直观的 Web 表单和 PDF 集成获得的准确疫苗数据。
• 验证 自动对接可信健康 API 的信息。
• 安全存储 具备企业级加密和审计能力的记录。
• 报告 实时满足监管要求和内部政策目标。

结果是更快、更安全、更合规的组织，能够把精力放在核心业务上而非文件工作。本文所述的工作流通常在前六个月即可实现可衡量的 ROI，并为未来的健康数据收集奠定可扩展的基础。

参见其他文档

• 工作场所疫苗接种文件指南
• Formize Web Forms 文档 – 条件逻辑
• SaaS 平台的 SOC 2 合规概览
• GDPR 数据主体访问请求最佳实践